5 tips som fördubblade min produktivitet förra året

Mål ger dig riktning, gör kalendern mindre skrämmande och berättar när du ska fira dina prestationer, men oavsett hur många mål du har och hur bra du är för att uppnå dem, kan produktiviteten vara ett stort problem. Det var därför 2012, ett av mina huvudmål var att förbättra produktiviteten över hela linjen. Jag experimenterade, bytte sovvanor, skiftade när jag fokuserade på vissa uppgifter och testade ett dussin olika teorier för att se vad som fungerade och vad som inte gjorde det, och medan den stora majoriteten av mina “geni” idéer visade sig ha mycket liten (eller negativ) inverkan på min produktivitet, några saker fungerade ganska bra.

Här är fem av de saker som fungerade bäst och hur de snabbt och effektivt kan användas för att öka din egen produktivitet:

Arbetar färre timmar

När saker blir riktigt upptagna och det verkar som om du aldrig kommer, någonsin fångas upp, mest knäjökreaktion är att arbeta Mer, inte mindre. På en strikt logisk grund är det meningsfullt: när du jobbar mer blir du mer klar, eller hur? Som jag hittade förra året kan det inte vara så. Jag har alltid noterat att på dagar då jag har mycket tid att få saker gjort, tenderar jag att bli mindre gjort totalt och år 2012 hände två saker att bekräfta detta.

Först började jag ta halvdagar två gånger i veckan för att tillbringa tid med min son. På de två dagarna skulle jag arbeta från 07:00 till 13:00; ca 3 timmar mindre än mitt normala schema. Det var oerhört stressigt först, men med tiden märkte jag att jag faktiskt fick lika mycket, om inte mer, gjort på de dagarna än jag gjorde på de dagar jag arbetade fram till 16:00. Reklam

För det andra installerade jag RescueTime. Rekommenderas av Tim Ferriss i 4-timmars arbetsvecka, Räddningstiden installeras i bakgrunden till din Mac eller PC och spårar hur mycket tid du spenderar på vissa uppgifter. Du kan använda den för att blockera vissa uppgifter eller tillhandahålla avancerad analys om du betalar för det, men jag använder den fria versionen så att jag kan få en veckovis email som berättar för mig hur produktiv jag var i en viss vecka. Varje söndag visas ett email som innehåller antalet arbetade timmar och den procentuella produktiviteten som jag nådde den veckan.

Den första veckan arbetade jag 45 timmar och var 73% produktiv, vilken räddningstid berättade för mig var bättre än omkring 75% av de personer som använder webbplatsen. Jag gjorde det som mitt mål att få det numret upp till minst 80% men och det enda sättet jag kunde göra det var att arbeta mindre timmar. När jag började jobba mindre i början för att göra pappans sak på tisdagar och onsdagar och senare för att se till att jag hade helger för gårdsarbete och familjetid så märkte jag att min produktivitet ökade kraftigt. Det påminde mig om Parkinsons lag; Om du ger dig en viss tid för att slutföra en uppgift fyller du den tiden till slutförandet, så när jag gav mig 45 timmar för att få en veckas värde av arbetet, tog det mig 45 timmar. När jag bara gav mig 35 timmar, fick jag fortfarande allting, plus jag hade mycket mer tid åt mig själv, vilket i sin tur minskade stress och gjorde mig jämn Mer produktiv.

Koppla ur en gång i veckan

Omkring samma tid som jag insåg att jag slösat på nära 12 timmar i veckan vid skrivbordets läsning och tittat på YouTube-videor började jag undra om jag spenderade för mycket tid framför en skärm. På lördagar och söndagar skulle jag ganska bokstavligt stönas när jag behövde logga in och skicka ett mail; min hjärna och kropp var utsliten med skärmutmattning. Som sådan bestämde jag mig för att stänga av allting för en dag (på frivillig basis - jag var fortfarande tillgänglig om det var arbetssjukdom) och spendera tid på att arbeta ute, springa på ärenden med min familj eller spela brädspel med vänner.

Inte bara hjälpte detta mig över ångestens oro över helgen, det gjorde mig mycket mer produktiv när jag loggade på måndagsmorgnar. Jag fruktade inte tanken på att sätta på datorn. Jag omfamnade det. Reklam

Automatiserar så mycket som möjligt

Alla har en handfull uppgifter som de tillbringar helt för mycket tid på. de små sakerna som äter tid ur din dag med mycket lite eller ingen nytta. Oavsett om det är en underhållsuppgift som att uppdatera dina finansiella kalkylblad eller en kommunikationsuppgift som att skicka e-postmeddelanden, förlorar du var som helst 5-10 timmar i veckan gör saker som är antingen A) tråkig eller B) låg avkastning. Jag visste alltid det här, och medan jag hatade det kunde jag inte göra mycket om det. Automatisering tog för mycket tid eller pengar, varefter jag inte hade det.

Under 2012 gjorde jag investeringen och började automatisera nyckeluppgifter. Saker som:

• E-post - I stället för att öppna den hela dagen med mig, stängde jag min mail app och kontrollerade den bara två gånger om dagen. Jag lämnar Skype i mellan och alla vet att om det är viktigt ska de bara ringa eller skype mig.
• Bokföring - Jag har skapat ett nytt Freshbooks-konto, installerat mobilappen på min iPhone och började skicka fakturor och uppdatera kostnaderna under resan. Kombinerat med Quickbooks för allmän redovisning tar det bara bara 20 minuter i veckan att uppdatera alla mina finanser istället för den timme eller två jag spenderade varje fredag ​​innan.
• Åtgärdslistor - För de tungt slående GTD-programmen måste du spendera lite pengar. Det finns några bra freebies som Wunderlist, men de flesta av de större, multi-plattformen, cloud synkroniseringsverktygen kostar pengar. Med detta sagt är de väl värda investeringen. Jag uppskattar att jag har sparat dussintals om inte hundratals timmar de senaste 18 månaderna med Omnifocus på min telefon och dator.
• outsourcing - När jag outsourcade tidigare var det en prövning: Antingen spenderade jag hela dagen svar på e-post och telefonsamtal, eller jag fick en färdig produkt som inte var nära det jag bad om. Jag satsade lite tid på att skapa utbildningsmaterial för entreprenörer, till exempel videor, stilguider och mallar som säkerställde outsourcing var MYCKET lättare att få gjort rätt.

Automatisering, när den implementeras på rätt sätt, kan ge en omedelbar ökning av produktiviteten och till sist hjälpa dig att återvinna en del av den mentala energin du har spenderat på rutinuppgifter.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Inspelning och återställning av viktiga arbetsvanor

En av mina favoritböcker av 2012 var Habitens kraft av Charles Duhigg. I det talar Duhigg om allt från hur vanor arbetar med de fantastiska saker som människor har kunnat åstadkomma genom att ändra små keystone vanor. Reklam

Efter att ha läst boken blev jag betydligt mer medveten om vad jag skulle göra varje dag som tog en bit av mina produktiva timmar, till exempel när jag mest sannolikt skulle läsa recensioner eller surfa på Facebook, varför skulle jag gå ner två eller tre extra gånger på eftermiddagen och de många saker som skulle hålla mig på morgonen och få mig att börja jobba sent. Medan jag inte har fixat allt, var det bara ett kännedom om de små frågorna som var ett stort första steg.

Det börjar med observation: spendera två eller tre veckor bara gör anteckningar om vad du gör. Håll en journal på din dator eller köp en anteckningsbok och skriv ner snabba anteckningar. Ingenting är för litet. Skriv ner när du äter, när du tar raster, när du tittar på webbplatser borde du inte etc. (RescueTime kan också hjälpa till här). Efter några veckor får du en mycket snabbare uppfattning om vilka saker som kommer i vägen för din produktivitet. Kolla sedan på de vanorna och identifiera kön, rutinen och belöningen. Cue är utlösaren: handling, tanke eller ögonblick som gör att du vill följa den vanan.

I mitt fall märkte jag att när jag avslutade en arbetsuppgift så skulle jag genast surfa på en webbplats som inte hade något att göra med arbete - en form av mental rengöring. Cue var efterbehandling, rutinen besökte IGN och belöningen var att jag inte behövde tänka på arbete för 5 (på 15 minuter). För att ändra denna vana började jag gå upp och göra några sträckor när jag avslutade en uppgift. Korgen var densamma - jag ville göra något annorlunda efter att ha skrivit 5 artiklar - men rutinen förändrades, och inte bara förbättrade produktiviteten, det tog mig ut ur den stolen.

Leta efter liknande stunder i din dag och sätt att du kan ändra de vanorna för att öka produktiviteten. Reklam

Ställa in sidan Granskning / Tänk tid en gång i månaden

Berätta för mig om det här låter bekant: Jag skulle i varje fall i några minuter få distraherad av någon “hela bilden” uppgift. Ekonomi, schemaläggning, e-post, klienter - vad som än var, jag skulle sluta skriva och börja ta anteckningar och tänka på mina nästa steg. Jag tycker om att vara organiserad - väldigt organiserad - men som frilansare får organisationen dig bara så långt. Du måste också vara flexibel, så de planeringsövningarna skulle dyka upp varje dag i veckan. Jag spenderade nog 1-2 timmar om dagen och tittade på min kalender och att göra listor. faktiskt inte gör någonting, men tänker verkligen på det mycket.

Jag bestämde mig för att lägga undan två timmar varje fredag ​​och en dag varje månad som jag skulle tänka på de större övergripande målen och resten av tiden arbetade jag just. Oavsett om jag hade en aning om vad jag gjorde eller inte, jobbar jag bara. Inte bara minskade det med hur mycket tid jag använde för att justera mitt schema, det förbättrade produktiviteten genom att minska distraheringar och tvingade mig att bara göra saker gjort.

Produktiviteten kommer ut ur ditt eget sätt

Det är inte lätt att vara produktiv hela tiden. Det finns stunder när du bara vill vara lat och gör ingenting för några minuter, och det är helt normalt. De mest produktiva människorna är de som har ett system på plats som gör det möjligt för de dumma stunderna och hoppar tillbaka dem i hög växel när de är redo.

När jag blir mer klar på mindre tid automatiserar jag tidskrävande uppgifter och byter mina vanor mer 2013, jag förväntar mig att bli inte bara mer produktiv men lyckligare med vad jag gör. Medan inte alla tips i det här inlägget är rätt för alla, garanterar jag att genomförandet även om bara ett par hjälper dig att göra mer gjort.

Vilka strategier har du använt i ditt liv för att bli mer färdiga? Hur ökar du produktiviteten utan att göra orealistiska förväntningar? Ljud av i kommentarerna nedan.