5 sätt att få snabbare e-postreaktioner

Efter att ha sammanställt en kurs om hur man skickar in viktiga personer och pratar med nästan 200 personer om sina e-postvanor, har jag märkt några vanliga problem som människor har med e-post.

Det första klagomålet är att människor inte får svar på de e-postmeddelanden som de skickar ut.

Här är ett urval av de uttalanden jag hörde:

“Jag kan inte berätta om mina e-postmeddelanden läses eller inte. Jag hatar det när människor inte svarar.”

“Jag vet inte när eller om mina e-postmeddelanden läses. Ibland känns jag som att jag spottar ord i en elektronisk avgrund.” Reklam

“Jag kan inte garantera att människor bara slänger bort mina e-postmeddelanden, men om de läser dem svarar de verkligen inte.”

Tja, jag har inte alla svar, men jag har några förslag. Här är fem sätt att få snabbare svar via e-post.

1. Skriv kortare e-postmeddelanden

Folk älskar att förutse. Och när som helst en lång epost träffar vår inkorg, det är en annan ursäkt att förutse.

Det är svårt att skicka ett snabbt svar på en lång epost eftersom det krävs tid att läsa, tid att smälta och tid att svara på. Dessutom innehåller de flesta långa e-postmeddelanden flera frågor eller ämnen som kan göra det svårt för läsaren att bestämma vad som är viktigt inom meddelandet. Denna förvirring leder ofta till mer förskott.

Läs Nästa

Vetenskapen om att ställa upp mål (och hur det påverkar din hjärna)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

På flipsidan är det ganska enkelt att skicka ett kort svar på en kort e-postadress. Det spelar ingen roll vad du pratar om, en kortare email kommer alltid att få ett snabbare svar.

Om du vill ha snabbare svar, gör det lätt för läsaren att svara. Fråga dem en fråga, prata om ett enda ämne och håll det kort. Reklam

2. Skriv färre e-postmeddelanden

Om du skickar folk e-postmeddelanden hela tiden, vänjer de sig att se ett meddelande från dig i inkorgen. Det finns ingen brådskande känsla i samband med ditt meddelande eftersom de vet att om de inte svarar ... ja, du kommer snart att skicka ett nytt e-postmeddelande.

Ta inte del av det faktum att du kan maila någon när som helst. Lär folk att värdera dina e-postmeddelanden genom att bara skicka en när du har något värdefullt och viktigt att säga.

3. Be om ett svar

Det låter enkelt, men många gånger glömmer vi att göra det.

Vi förklarar tydligt situationen i vårt mail - kanske ger vi även några åtgärdssteg - men vi glömmer ofta att tydligt fråga om ett svar.

Som författare av e-postmeddelandet verkar nästa steg alltid klart för oss. För mottagaren kan det dock inte vara så uppenbart. I mitten av en hektisk dag - och vi är alla upptagna - behöver vi veta vad vi ska göra istället för att gissa på det. Gör nästa steg klart för läsaren genom att vänligen be om den åtgärd du vill ha.

4. Börja med en deadline

En annan orsak till försenade svar är bristande brådska. Reklam

Som ett samhälle har vi antagit en metod för att använda tidsfrister för att kompensera för vår tendens att förfalla. Som en följd av detta bestämmer vi ofta vilka uppgifter vi ska utföra baserat på när vissa projekt beror.

När det gäller e-post innebär det att du måste ange en tydlig tidsfrist eller risk att vänta på ett svar tills mottagaren har “fritid” - vilket är sällan.

När du skriver ditt nästa e-postmeddelande, försök med att inkludera en tidsfrist i meddelandets första eller två meningar.

Till exempel,

“Hej Mark,

Nedan är TPS-rapporten för fredags möte - jag skulle gärna vilja ha dina tankar onsdag klockan 1 ” Reklam

Vi är konditionerade för att använda deadlines. Om du klargör när du behöver ett svar så är det mycket mer sannolikt att du får svaret före det datumet.

5. Maila bara en person i taget

Om det är möjligt, skicka aldrig ett mail till mer än en person i taget. Även om det tar några extra minuter att maila alla individuellt, hittar du mycket bättre svar på grund av det.

Anledningen till detta är att människor trycker ansvaret utanför sina axlar och till gruppen när det är möjligt. Om du skickar ett meddelande till fem personer antar varje person alltid att de andra fyra kommer att göra vad som helst som beskrivs i meddelandet. Resultatet är förstås att ingenting blir gjort.

Om du måste meddela en grupp människor på en gång, gör sedan ditt bästa för att tilldela uppgifter till specifika personer i meddelandet. Annars väntar du på en mystisk man att stiga upp och vidta åtgärder.