7 oväntade sätt att maximera produktiviteten

Du har en digital anteckningsbok och du använder det bästa uppgiftshanteringssystemet. Du vet hur man gör ett schema. Du är fantastisk på spårnings detaljer. Du svarar snabbt på e-postmeddelanden. Men du letar fortfarande efter sätt att förstärka det, för du vet att du kan göra ännu bättre.

1. Sova mer, inte mindre.

För liten sömn, dålig sömn, avbruten sömn och / eller hälsoproblem som stör sova alla lägger till en negativ: trötthet. Och trötthet har en stor, dålig effekt på din produktivitet. En studie, färdigställd 2010, uppskattade den årliga kostnaden för trötthetsrelaterad produktivitetsförlust på nästan 2000 dollar per anställd. Kronisk sömnberövning har några ganska allvarliga resultat, såsom ökad ångest, dåligt minne och slutligen nedsatt kognitiv funktion.

Med andra ord, utan bra sömn, fungerar din hjärna inte bara lika bra. Så även om du har en bra plan, en välordnad lista, och alla verktyg du behöver, utan tillräckligt med sömn, kan du vara trög och ofokuserad. Alla tricks i boken hjälper inte maximera produktiviteten om din hjärna - den ultimata produktivitetsmaskinen - verkligen behöver en tupplur.

2. Gör mindre, inte mer.

Produktivitet handlar inte om att göra mer på kortare tid. Vad bra gör mer om vad du gör är inte det verkliga arbetet som behövs? Att försöka göra mer är faktiskt ofta där vi slösar bort tid. Vetenskap har visat att multitasking inte är något som människans hjärna är kopplad att göra.

Ju mer du staplar på din platta (eller kalender, eller anteckningsbok, eller att göra-lista eller uppgiftshanteraren), desto mer tid måste du spendera och bestämma vad du ska göra nästa. Att fatta beslut ökar inte bara värdefull tid, det förstör din allvarliga reserv av viljestyrka.

En enkel lösning kommer att lösa båda dessa produktivitetsmordare: försök att göra mindre. Reklam

Begränsa antalet öppna projekt du är inblandad i vid en viss tidpunkt. Jag inser det är inte alltid möjligt: ​​Ibland beror din projektlista på din chef eller din signifikanta andra mer än vad det gör på dig.

Om du befinner dig överbelastad kan dock en överklagande fungera: “Jag skulle gärna tackla det här projektet; skulle du vara okej om jag först avslutar XYZ-projektet, så jag får den tid och uppmärksamhet som jag behöver ägna åt den här nya idén?”

Begränsa allvarligt vad du tillåter dig att sätta på dina dagliga och veckovisa att göra-listor. I början av veckan väljer du de bästa få sakerna du vill uppnå. I början av varje dag bestämmer du om tre uppgifter du ska slutföra som kommer att flytta dig mot att träffa den här veckans önskade prestationer.

3. Bli mindre tillgänglig.

Att vara den som alltid är pålitlig kommer med en viss fördel: människor ser upp till dig. De respekterar dig. De vet att du kommer att få jobbet gjort.

Det kommer också med ett visst problem: människor kommer att fråga dig mer om de vet att de kan vara beroende av dig.

Det är bra att hjälpa vänner, och det är något du borde göra. Men det är inte något du borde göra hela tiden. Om du väljer att vara mindre omedelbart tillgänglig skapas ett automatiskt filter. Reklam

Var inte den person som har sin telefon limmad vid handen hela tiden. Var inte gal som svarar varje text, ring eller e-mail om fem minuter eller mindre. Folk kan vänta, och om det är viktigt att du Var den som är inblandad, de kommer att vänta på ditt svar.

4. Begränsa möten.

Möten är ökända svarta hål, som ökar produktiviteten i gengäld för, ja, ingenting. Ett vakuum. Medan du kanske hittar gott om bra råd om hur du får mer ut av möten, håll korta möten, behåll dem fokuserade, mötemål och så vidare - här är ett enkelt men extremt effektivt sätt: begränsa mötena helt och hållet.

Om du är chefen, sluta helt enkelt sätta dem på schemat eller gör dig tillgänglig för varje mötesförfrågan som kommer över ditt skrivbord (se # 3 ovan, Bli mindre tillgänglig). Om du inte har den auktoriteten, börja göra överklaganden. Innan du bara ger in och dyker upp, kritar en annan eftermiddag förlorad till den grönsamma produktivitetsmätaren som är ett möte, ta kontakt med arrangören och fråga dessa frågor:

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

• Vad finns på dagordningen för detta möte?
• Vilka är dina mål för detta möte?
• Varför vill du att jag ska vara där?
• Vad förväntar du mig att bidra?
• Finns det något sätt jag kan bidra utan att vara närvarande vid mötet?

Om mötesorganisatören också är din handledare eller medarbetare, överklagar på grundval av förlorad produktivitet. Fråga något så här: “Skulle du hellre göra några vansinniga fantastiska framsteg på detta projekt vi gör, eller gå och sitta i det här mötet i 2 timmar och uppnå ingenting?”

5. Mät din produktion.

Vi vet ofta inte hur man mäter produktiviteten på de projekt vi är inblandade i. Kanske är det ett pågående projekt, eller något stort och komplext, eller något kreativt och immateriellt. I vilket fall som helst kan det vara svårt att fastställa vilken produktion som ser ut.

Problemet är dock att om du inte riktigt vet vilken produktion som ser ut, kan du inte berätta om du är produktiv. Reklam

Lös det här problemet med fuzzy produktivitet genom att hamra ut ett sätt att mäta produktionen med varje projekt du har åkt. Detta kan vara något som en tidslinje, med milstolpar för vissa prestationer i projektet när du går: du mäter dina framsteg genom att se hur nära du kan hålla sig i linje med den projicerade tidslinjen.

Eller det kan vara något som en kvot, antingen dagligen eller vecka, av de viktigaste uppgifterna eller resultaten som behöver göras.

Eller det kan vara något helt annat: ord skrivna, samtal gjorda, pantsatta pengar, svarade e-post, skickade ansökningar.

Ta reda på exakt vad produktionen betyder för varje projekt, och då kan du maximera produktiviteten. Håll reda på din produktion varje gång du arbetar på projektet. Bara kunskapen om exakt vad du ska göra för att vara produktiv är till hjälp för att fokusera din hjärna.

Att hålla reda på hur mycket du kan uppnå blir ett spel du spelar med dig själv, en som spårar dig att utföra bättre varje gång du gör jobbet.

6. Glöm stora mål; fokusera på små vinster.

Stora mål är bra, men spårning av framsteg på stora mål kan vara deprimerande. Vi behöver se framsteg för att motiveras för att fortsätta göra framsteg. Annars blir vi avskräckta och börjar fråga allt. Reklam

Tyvärr köper vi ofta in idén om att ha stora mål utan att förstå hur de ska närma sig dem. Varje stort mål uppnås genom en serie små, inkrementella vinster. Det här är gamla nyheter: Ät elefanten en bit i taget, ta den resan ett steg åt gången. Trots att vi vet och förstår detta koncept vet vi inte hur vi ska tillämpa det.

Nyckeln är att ställa ett stort mål, så glöm det ett tag. Istället räkna ut vilka små vinster du behöver göra varje vecka, till och med dagligen och fokusera på dem. Ignorera det stora målet, ett tag och fokusera bara på att få till de små vinsterna. Då och då tittar du upp på det stora målet igen och ser hur långt de små vinsterna har tagit dig för att nå den.

7. Bygga sunda vanor.

Din hjärna är den väsentliga ingrediensen i varje ansträngning i ett produktivt liv. Och din hjärna är en del av din kropp. Om du inte tar hand om din kropp tar du inte bra hand om din hjärna.

Hälsa vanor inkluderar att få tillräcklig och god sömn, träna och äta mat som bränner dig istället för att väga ner dig. De innefattar också att balansera din tid mellan fokuserat arbete och stillestånd, ensamhet och sociala aktiviteter, fysisk och mental ansträngning.

Fokusera på att bygga eller förstärka en hälsosam vana varje vecka och cykla genom de vanor du vill etablera. Ju starkare dessa hälsosamma vanor är i ditt liv, desto mer produktiv kommer du att vara som standard.

Utvalda fotokredit: Zach Dischner via flickr.com