7 sätt du borde inte använda din kalender

foto av woody1778a http://www.flickr.com/photos/woodysworld1778/

För vissa människor är deras kalender det heltäckande, heliga verktyget för deras produktivitetssystem. Och för andra är det bara en dumpningsplats för allt som de tycker att de borde göra.

Och här är exakt var problemet är.

Kalendrar är inte avsedda att hålla varje bit data som du behöver för att få saker gjort. Det är tänkt att hålla tidsspecifika uppgifter om att om det inte görs vid en viss tidpunkt som är markerad i din kalender, dör uppgiften och det är för sent att göra.

Låt oss ta en titt på 7 olika sätt som du borde inte använd din kalender.

Ställa in falska förfallodagar

Upprättandet av falska förfallodagar kommer inte bara att rota din kalender, men kommer också att göra dig frustrerad och möjligen ännu mindre produktiv. Falska förfallodatum är de saker som du lägger till i din kalender när du säger, “Jo, jag tror att jag borde ha den här delen av mitt projekt som gjorts före detta datum här,” och markera det med ditt falska förfallodatum. Reklam

Vad det här gör är att hjälpa dig att avbryta uppgifter som är relaterade till det projektet tills du kommer närmare och närmare datumet.

Det här är inte att säga att det är något fel på milstolpar, men för att sätta ett hårt datum kommer en del av ett projekt när det inte gör det sannolikt att ställa upp dig för misslyckande.

Tid blockering

Detta är en annan av mina husdjur; något som jag aldrig försökt i skolan, någonsin arbetade. Tidsblockering är idén att ställa in en del tid i din kalender för att ägna åt en viss sak som du behöver göra.

Kanske har du lite arbete som du har menat att bli klar för en tid nu, så du “blockera” ut 3 timmar av din dag för att arbeta på den där specifika saken. Om du faktiskt kommer igenom de tre timmarna med att arbeta på den en sak som du behöver göra är du en mycket bättre människa än jag och de flesta andra.

Verkligheten är att om du är en “kunskapsarbetare” chanserna att blockera en del tid för att arbeta på en sak är lite orealistiska och blir nästan alltid förstörda av något annat som kommer upp. Reklam

I stället för att blockera tid, prova något som Pomodoro-tekniken eller bara starta en uppgift eller ett projekt utan förväntningar på hur mycket du ska jobba på.

checklistor

Folk älskar listor, men kalendrar är inte alls där de hör hemma. Om du hittar dig själv sätta saker som, “ta lunch, ta ut valpar, ta tag i plånboken, ta tag på klockan” etc., som kalenderposter eller anteckningar i ett kalenderobjekt, överväga att använda en checklista-applikation eller ett enkelt papper för att hålla reda på dessa data.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Vad jag har hittat är att om du inte faktiskt kontrollerar saker utanför checklistan och bara tittar på objekten i din kalender, kommer du förut eller senare att förbise något.

Tyvärr, men checklistor är avsedda att kontrolleras.

Skriva anteckningar

Vissa människor tar mötesnoteringar eller anteckningar under en jämn dag i kalendern i kalenderns anteckningsfält. Det här är inte dåligt för att få mer information om en händelse i din kalender, som en beskrivning av den plats där ditt möte är eller en liten påminnelse om vad mötesdeltagarnas namn är. Men det här är inte platsen för fullsträckta mötesnoteringar. Reklam

Försök ta anteckningar på papper eller i en dedikerad notering med programmering (även en massa textfiler kommer att göra). Dessa är enklare att länka till eller komma åt senare, istället för att gå in i ditt kalenderprogram.

Som allestädes närvarande påminnelseförvar

Detta är en förlängning av de två sista punkterna.

En kalender är avsedd för tid och dag specifika saker som möten och uppgifter som måste absolut (och kan bara) göras på en viss dag. Att hålla alla typer av små bitar av data som påminnelser om saker som behöver göra i din dag eller till och med bara information om något hör inte egentligen i din kalender.

Återigen om du behöver påminnelser om saker, försök att använda en uppgiftshanteringsapp och om du behöver lagra information relaterad till projekt och saker som behöver göra, hör den här typen av data bättre i en textfil eller till och med personlig databas.

Håller koll på standardhändelser

Detta är något som jag befann mig att göra fram till för några veckor sedan; sätta vanliga händelser som “Arbete” i min kalender. Jag tycker att det här var att göra mig själv “verka” mer upptagen än jag egentligen var. Jag menar varför någon skulle behöva blockera 8 timmar varje dag som säger “Arbete” på det? Reklam

Jag säger om du har något standard som du gör varje dag. Arbeta eller gå på gymmet eller vad som helst, rör inte ditt heliga kalenderutrymme med det.

Använd inte den

Och det viktigaste sättet att du inte ska använda din kalender använder det inte!

Förhoppningsvis förstår du att din kalender är som en helig plats, den är reserverad för saker som kommer att “dö” om de inte hanteras vid den tid eller dag som de placeras på kalendern. Och på grund av denna förverkligande, använder du inte din kalender för att hålla denna typ av information sätter dig själv glömma saker och inte få dessa viktiga saker gjort.