En chefs 7 tips för ett framgångsrikt projekt

Jag är Simon och jag är Account Executive på Higher Click. Tidigare arbetade jag för ett av världens största försäkringsbolag. Min nuvarande position är mellan en rent ledningsroll och en verkställande, så jag är involverad i en hel del projektledning. Denna artikel kommer att sammanfatta allt jag har lärt mig genom åren.

En projektchefs huvuduppgift är att ta fram ett visst projekt, både i tid och inom budgeten. Det finns alla typer av faktorer som kan få ett projekt att försvaga sina spår, både interna och externa, men åtgärder kan vidtas för att säkerställa att ditt projekt upplever så lite störning som möjligt. Reklam

Med planering och förberedelse kan du sätta ditt projekt i bästa form redan innan du börjar, och förhoppningsvis minimera de typer av avbrott som kan spåra de bästa planerna. Korrekt arbete innan ett projekt påbörjas kan också se till att eventuella oväntade händelser kan hanteras snabbt och effektivt.

1. Se till att du har fullständig projektinformation uppifrån

Ett helt detaljerat projektområde, med godkännande från alla intressenter, är en nödvändighet. Se till att omfattningen innehåller interimsmilstoler, en detaljerad tidslinje och en budget som är tillräcklig för att täcka allt arbete som krävs.
Om du får allt skriftligt i början av projektet har du en utmärkt grund att bygga på. Ändring är oundviklig, men du måste behålla kontrollen och peka ut när projektet börjar se ut som något helt annat än det som ursprungligen skisserades. Detta är avgörande för att avvärja katastrof om din klient tenderar mot “omfattning kryp,” vilket är när någon frågar efter “bara en liten sak” upprepade gånger, tills strävan har blivit mycket mer eller annorlunda än när den började.
Reklam

2. Ställ realistiska förväntningar

En PM som jag en gång visste var glad att säga, “Du kan ha två av de tre: bra, snabb, billig. Du kan inte ha alla tre.”
Se till att alla på laget, inklusive kunden, förstår begränsningarna i projektet. Du kan avsluta en uppgift framgångsrikt i tid och inom budgeten, så länge som förväntningarna är rimliga. Du kan förmodligen inte arbeta mirakel om förväntningarna inte är rimliga, och skulle bara ställa dig upp för projektfel. Börja inte ditt projekt med misslyckande nästan förutbestämd.

3. Upprätta mätbara och rapporterbara kriterier för framgång

Hur kan du veta om ditt projekt ska bli framgångsrikt om du inte har något sätt att mäta framgång? Du kommer att behöva tillfälliga milstolpar, särskilt för en strävan som kommer att spänna över en lång tid, så att du kan avgöra om du håller dig på rätt spår eller avviker från projektets mål.
Du måste ha både interna kontrollpunkter och klientkontroller. Lämna aldrig in en klients feedback till slutet av projektet, om du inte riskerar att behöva omarbeta väsentliga komponenter om kunden inte är lycklig. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

4. Välj gruppmedlemmar och ange ansvar noggrant

Samla dina mänskliga resurser och se till att färdighetssätt matchar de roller som krävs. Detta är ett viktigt första steg: Om du tilldelar en felaktig person till en uppgift, minskar du dina chanser att lyckas innan projektet ens börjar.
Se till att varje lagmedlem är tydlig på vad som förväntas av dem och när. Uppmuntra dem att ställa frågor för att förtydliga allt som kan vara osäkert och att komma till dig när någonting verkar vara oskäligt eller gå fel. Tydlig och öppen kommunikation är missionskritisk.

5. Fira din roll som ledare

Du är direktör för detta projekt, så var noga med att agera på sidan och låt inte någon annan lagmedlem hävda dominans över din position. Det är ditt jobb att dra ut det bästa av dina lagmedlemmar, så du är coach, mentor och motivator. Du kan behöva odla en gruppatmosfär bland personer som inte har arbetat tillsammans tidigare, så var noga med att inkludera gruppbyggnadsövningar om det behövs. Du är också kontakt med kunden, så var noggrann i din kommunikation både internt och externt.
Var säker på att ge starkt och lugnt ledarskap till ditt lag om ditt projekt möter turbulens. Det är mycket svårare att vara en bra ledare i stressperioder, men det är precis när ditt lag behöver dig mest. Reklam

6. Hantera projektrisker

Förhoppningsvis har du definierat de mer sannolika riskerna uppe under projektets förberedelse, så du har redan beredskapsplaner på plats för vissa händelser. Om du kan se när en risk är överhängande kan du vidta förebyggande åtgärder för att undvika det, eller om du snabbt kan komma igång med korrigerande åtgärder om det behövs.
Var redo att stoppa ett projekt om risken blir oacceptabel. En del av din roll som ledare är att veta när saker har börjat flytta oupphörligt mot en misslyckande punkt.

7. Utvärdera projektet när det är klart

När ett projekt har slutförts är det viktigt att göra en “obduktion” rapportera, även om det endast är för interna ändamål. Du kan ange vad som gick rätt och vad som gick fel, bestämma vad som kunde eller borde ha gjorts annorlunda och fastställa bästa praxis för användning i framtida företag.