En ny produktivitet för Smartphone Era

För ungefär ett år sedan publicerade jag en fråga i ett Blackberry-forum som frågade hur enheterna hade hjälpt till att göra proffs mer produktiva.

Svaren jag mottog var typifierad av den som jag minns mest: “Jag är mer produktiv eftersom jag kan kontrollera min e-post på tåget till och från jobbet.”

Det verkade som ett rimligt svar vid den tiden. Som en person som blir lite nervös när jag inte har något produktivt att göra, skulle jag kunna relatera. Medan jag inte tar tåget, värdet av att konvertera “ner tid” till produktiv tid är en ganska attraktiv.

Och tydligen är jag inte ensam.

En ny undersökning av 1 miljoner användare i 34 länder visade att 62% trodde att deras arbetsproduktivitet var “mycket bättre” på grund av ny teknik. 75% anser att möjligheter som tillhandahålls av enheter som smartphones och bärbara datorer är att hålla sig i konstant kontakt med jobbet som en positiv utveckling.

Uppenbarligen, “produktivitet” har omdefinierats.

Enligt vår nya definition har produktivitet något att göra med två saker: konvertering “ner tid” till arbetstid och att kunna “hålla kontakten” med vad som händer på jobbet hela tiden. Denna typ av engagemang brukade vara förknippad med “Typ A” chefer, men idag kan alla med rätt verktyg gå med i det roliga. Reklam

“Roligt” kan vara ett starkt ord, men många av oss tycker om att hitta nya sätt att vara effektiva och tycker om att vi känner oss som bättre på att hantera vår tid.

Men det som verkligen händer i många professionella liv är inte alls roligt. Deras företag har tagit tillfället i akt för dem genom teknik och lågkonjunkturen för att övertyga anställda att spendera mer “ner tid” jobbar. Samtidigt skickar de ett subtilt meddelande som “Håller kontakten” med arbete betyder också att det är tillgängligt 24 timmar om dygnet i 52 veckor av året.

konvertera “Ner tid” Nuförtiden verkar det, alla med en smartphone har blivit vana att ständigt försöka konvertera “ner tid” till användbar, arbetstid. Här är några dagliga exempel på hur många yrkesverksamma konverterar sina “ner tid.”

• - en chef som kör på motorvägen vid 70 m.p.h. skickar en text till sitt lag (medan man springer varmt kaffe i knäet)
• - en ingenjör i ett möte som går långsamt, kontrollerar hennes email och svar (saknar två åtgärdsposter som tilldelats henne)
• - en revisor tittar på sitt barnspel baseball på lördag morgon stänger en affär i fjärde inning via mobiltelefon (och ligger till sin son om att se honom göra sin första fångst någonsin)
• - en handledare som deltar i 3 dagars personlig produktivitetsutbildning kan inte lämna sin smartphone otrolig i mer än 15 minuter (och senare klagar på att tränaren var ineffektiv)
• - en konsult som talar till en klient på telefon kommer ihåg att han borde ha skickat ett brådskande meddelande till en kollega och gör det tyst (även om kunden noterar det plötsliga bortfallet i uppmärksamhet och tolkar det som en brist på intresse för att fortsätta relationen)
• - en hårdkörande advokat tar återigen sin smartphone till urinalen, där han kan ha flera uppgifter (... och märks av hans chefs man som råkar låna sin smartphone bara fem minuter tidigare)
• - en familj skakar i samförstånd när verkställande mamma glömmer sin smartphone hemma 5 timmar i den årliga semestern (och faller i förtvivlan när FedEx levererar det nästa dag)

Jag bad nyligen en klient: “Hur gick din stora presentation till verkställande laget?” Hon svarade: “OK ... men VD spenderade hela timmen på hans (expletive) Blackberry.”

Det var dåliga nyheter för min klient, vars projekt nu ses av VD som en annan bit av hans “ner tid.”

Om det här är alla exempel på försök att konvertera “ner tid” till lämplig tid, notera hur “ner tid” har utökats. Detta är mer än att fylla i den tid som skulle spenderas sitter på ett tåg. Vanan har invaderat varje nook och cranny av våra liv, sparsam ingen, och kostar oss dyrt.

Vid den här tiden skakar många av er som läser, noga med att skaka huvudet på någon av de dåliga etiketterna som visas. Jag gjorde detsamma, tills jag började tänka på de anställdas inställning.

Alla ovan nämnda vanor utvecklades av yrkesverksamma som var väl avsedda - de försökte öka sin produktivitet genom att konvertera “ner tid” till något av värde. Tyvärr är det svårt att stoppa, när vi människor är vana på vana, och vi slutar använda det otillbörligt, mycket för andras irritation i våra liv. I det ögonblicket har roligt försvunnit och vanan blivit en tom, automatisk övning som gör mer skada än bra. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Det värre är att i många företag leder chefer som exempel, eftersom de ofta är de första användarna av dessa enheter och de anställda är mest benägna att pressa in arbetet i varje ledig minut i livet.

De är också de som inte vill bryta kontakten mellan sig och sina kollegor, även för några timmar varje dag.

Att hålla kontakten med jobbet En vän av mig berättade en gång för mig en berättelse om en chef för rambunctious anställd som var väsentlig för organisationen, men ofta klagade och hotade att lämna. Om några månader blev han gift, köpte ett hus och hade en bebis.

Efter dessa lyckliga händelser passerade sin chef min vän i hallen och hörde det senaste av glada nyheter och viskade konspiratoriskt: “Jag har honom nu!” Med andra ord, med sin nya familj och ekonomiska skyldigheter, var det osannolikt att den olyckliga medarbetaren skulle få mer problem och skulle troligen luta sig in i en bekväm rutin för företagstjänst med ett stabilt öga på hans pension, förmåner och 401 (k).

Poängen med historien? Det finns chefer och chefer som smidigt erbjuder smartphones gåva till sina anställda, och i vissa företag ses det som en belöning och en status symbol.

Vad många av dem vet är dock att när en anställd accepterar enheten, kommer de sannolikt att ansluta sig till gruppen av den alltid nåbara och engagera sig i många av de beteenden som deras högre uppdrag övar, till exempel: och ta emot meddelanden klockan 02:30 - med helger, semester och semester för att bedriva företagsverksamhet - implicit accepterar att svara på alla meddelanden inom en kort tidsram - avbryta någon aktivitet till “ta reda på vad min chef vill ha”

(Om berättelserna berättas på YouTube och på bloggar är sanna, så kan allting avbrytas nuförtiden med hjälp av smartphone!)

För att uttrycka det i mer Machiavellianska termer har företag funnit ett sätt att ta tid och uppmärksamhet som anställda brukade spendera på egen hand, med sina familjer och med sina vänner och omvandla det till företagstid. Det börjar med en smartphones gåva. Reklam

Medan jag verkligen tvivlar på att det finns någon huvudplan, tveka inte en minut att en chef inte känner till skillnaden mellan hennes anställda som alltid kan nås från dem som inte är det. Företag kan göra stora vinster i produktivitet genom att helt enkelt ge bort smartphones till sina anställda, samtidigt som man ignorerar den extra stress som skapas.

Det finns dock några företag som märker vad som händer.

Upplysta företag tar en sida ut från medicinska yrket, som länge har insett att det är viktigt att behålla vissa gränser i sina yrkesers liv. Företag kan införa policies som tydligt avgränsar tiden som spenderas “på jobbet,” “jour” och “borta från jobbet.” De inser att det här är tre olika sätt som måste genomföras om anställda förväntas fungera som bäst.

De flesta anställda befinner sig emellertid i oupplysta företag och måste göra sin egen väg, med tre steg som de måste ta.

Deras första steg är att identifiera de ofruktbara vanorna i sitt tidshanteringssystem. De kan göra den typ av analys jag beskriver på min hemsida (www.2time-sys.com) för att hitta de starka och svaga fläckarna.

Det andra steget är att skapa en förbättringsplan som beskriver de vanor som ska ändras, tillsammans med några måldatum. Detta ger dem några realistiska mål att höra mot.

Det tredje steget kräver att de skapar en miljö för att göra vana förändringar lättare att verkställa. Tyvärr förändras de flesta vanor inte enkelt eller snabbt, och den rätta blandningen av stöden kan göra hela skillnaden.

Anställda som har börjat denna personliga resa måste göra en plan för att upplysa verkställande laget. De flesta smartphoneanvändning startade med VD och hennes direkta rapporter, och de är de som med all sannolikhet introducerade, till exempel, en kultur med 24-timmars tillgänglighet till organisationen. Reklam

I ett försök som detta behöver medarbetare allierade på alla nivåer för att visa att dåliga vanor som utvecklats i executive-sviten kan orsaka kaos när de rullas ut till ett helt företag. (Det finns en växande mängd data tillgängliga som kan användas i detta försök.) I ett ingripande kan cheferna bli ombedda att föreställa sig ett all-företags möte, i vilken hälften deltagarna tillbringar större delen av mötet på sina smartphones, förlorade i cyber -rymden. (Vissa skulle helt enkelt hävda att de följer deras exekutiva CEO!)

Om verkställande laget kan vara övertygat om att dessa beteenden är destruktiva, så kan företaget flytta för att specificera vissa specifika ändringar.

Den amerikanska federala regeringen har till exempel förbjudit användningen av mobiltelefoner av sina anställda medan de kör och driver statlig verksamhet. Det är delvis på grund av uppenbara säkerhetsskäl.

Från en produktivitetsstandard gör det emellertid perfekt mening. Andra policyer kan införas för att begränsa användningen av smartphones och bärbara datorer under lediga timmar, till att börja med. (I vissa företag skulle det vara ett viktigt steg att stänga av alla meddelandesenheter mellan kl. 12.00 och 6.00.)

Varje företag måste titta på sin kultur, såväl som dess strategi, och fasa in dessa förändringar på ett sätt som är meningsfullt. De måste tillåta det faktum att vana förändring tar tid, och att en ny kultur inte kunde födas på ett ögonblick.

Den enskilde medarbetaren som bestämmer sig för att ändra sitt företag har en mycket svår uppgift på händerna, men hon inser att smartphones har gjort mer för att ändra företagskulturen under de senaste åren än något visionsuttryck eller 2 dagars reträtt. Hon behöver uppskatta att vissa chefer kan bestämma att de gillar hur sakerna går och inte vill ändra något. De företag som tar den här rutten kommer antagligen inte se någon omedelbar nedgång, eftersom anställda klamrar sig i sina jobb av rädsla för att förlora dem, men de betalar senare. Vid en viss tidpunkt i framtiden kommer produktiviteten att påverkas i stor skala, eftersom medarbetarna brinner ut och bottenlinjen lider.

Det är mycket bättre att göra de små, upplysta förändringarna nu än att vänta tills kostnaden är högre och den insats som krävs verkar vara omöjlig att samla.

Allt som krävs för att komma igång är en eller två anställda som är villiga att omdefiniera vad produktivitet betyder för sig själva och deras företag, till förmån för långsiktiga resultat som är hållbara.