Är du sabotera dina projekt deadlines genom att göra detta vanliga misstag?

Ibland händer det oundvikliga: Oavsett hur svårt du har arbetat med ditt projekt, kan du inte uppfylla din deadline. När du analyserar orsakerna till detta märker du att det finns ett externt beroende som orsakade förseningen. Särskilt om du har försökt att leverera detta projekt till en kund, kan han / hon känna sig oförskriven på grund av den missade tidsfristen.

Vad som gör denna situation ännu mer frustrerande är att du visste att du gjorde din del ordentligt, men förseningen orsakades av en extern faktor. Det är inte konstigt att du blir arg när denna situation uppstår. Ändå måste du göra en verklighetskontroll och steg i spegelns framsida.

Förlora Momentum

När du arbetar på egen hand och det inte finns några interaktioner eller beroenden på andra människor, är det ganska enkelt: du är bara ansvarig för att svara på dig själv om du saknar tidsfristen du ställde för att avsluta ditt projekt. Reklam

Men det är en helt annan ballspel när ditt projekt har beroenden på andra människor. Då handlar det inte bara om dig och om du lyckas göra ditt jobb i tid - Andras bidrag påverkar också projektet och huruvida det är eller inte färdigt i tid för att möta den specifika tidsfristen.

Den främsta orsaken till frustration i denna situation är att det överenskomna bidraget inte levereras i tid. Eller om de kommer tillbaka till dig, respekterar de inte de ursprungliga överenskomna tidsfristerna. Detta kan få allvarliga konsekvenser för projektets framsteg. I värsta fall kan ditt projekt till och med sluta helt, tills det externa bidraget är gjort.

Skyll inte bara andra

I slutändan är dessa problem orsakade av ineffektiv delegering och kommunikation. Och oavsett hur mycket du skulle vilja skylla på andra för att sakta ner projektet, måste du också titta på dig själv i spegeln.

Fråga dig själv: Har du delegerat effektivt? Var det delegerade arbetet prioriterat korrekt? Var din kommunikation klar? När förväntade du dig att andra skulle komma tillbaka till dig? Uppföljde du framstegen? Reklam

Så även om andra kan göra en del av arbetet är det i sista hand du som ansvarar för att vara ansvarig och förhindrar potentiella förseningar så mycket som möjligt.

Fokusera på korrekt delegation

För att bättre förstå dina beroenden beror du på ett ögonblick och går igenom alla möjliga scenarier där en utomstående behöver hjälp: Är det grafisk design? Är det korrekturläsning? Ställer du upp din WordPress-webbplats?

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Samla alla beroenden i en lista och få bättre förståelse för vad som behövs när, så att projektet fortsätter att rulla snyggt längs.

Prioritera sedan dina delegationer. Att få det delegerade arbetet gjort så tidigt som möjligt hindrar de flesta oförutsedda förseningar i ditt projekt. Reklam

När du börjar delegera är kommunikation också en nyckel. Att uttrycka tydligt vad du vill och när när man skär ner alla onödiga antaganden och alla är på samma linje när det gäller uppdrag och deadlines.

Försök också arbeta med pålitliga partners. Ibland kan du behöva jobba med någon som du inte visste förut. Om det är möjligt väljer du någon som du redan är bekant med och vem du litar på. Detta minskar de potentiella situationer där arbetet inte görs inom avtalad tidsram.

Slutligen, ha en reservplan för ditt arbete om allt inte går som förväntat. På så sätt kan du fokusera på att göra något annat, tills det externa bidraget är gjort.

Få ditt projekt att flytta utan förseningar

Här är stegen för att undvika förseningar i ditt projekt och delegera arbetsbelastningen på rätt sätt. Målet är att minimera förlorad tid och delegera så effektivt som möjligt. Reklam

1. Sitt ner. Gör ett möte med dig själv och gör en lista över alla beroenden (till andra personer) som finns i ditt projekt. Detta hjälper dig att bygga rätt marscheringsordning för dina projektuppgifter.
2. Ha en plan B. Ta reda på din plan B vid förseningar i ditt projekt. Till exempel, om den grafiska formgivaren som arbetar på din företagslogotyp blir sjuk och kommer att vara sjukledig under de närmaste sex månaderna, vad ska du göra i den situationen? Det är av yttersta vikt att planera framåt så att du är bättre förberedd för oväntade motgångar.
3. Välj pålitliga partners. Vem har du jobbat med tidigare? Finns det en bra och pålitlig webbdesigner som kan göra designarbetet för dig? Har du en föredragen person som gör din korrekturläsning? Försök att arbeta med dessa personer om möjligt. Faktum är att försöka få en central plats för dina betrodda externa anställda (till exempel: lagrade i Evernote). På så sätt kan du enkelt hitta rätt person för jobbet. Å andra sidan, om du måste hitta någon ny att arbeta med (till exempel genom Elance, Fiverr eller oDesk), försök leta efter användarupplevelser och recensioner först innan du väljer din professionella.
4. Prioritera beroendet. När du är medveten om beroenden är det dags att prioritera dem på din projektuppgiftslista. Om möjligt, försök få de delegerade uppgifterna ur vägen så snart som möjligt. Om din inmatning krävs innan uppgiften kan delegeras, se till att du tar hand om de uppgifter som finns längst upp på arbetslistan.
5. Kommunicera tydligt. När du tilldelar ditt arbete, ge tillräckligt med information på en gång till din anställda. Ingenting är mer ineffektivt än att ge för få detaljer för att styra dem du jobbar med, vilket leder till onödig e-postkorrespondens. Detta leder i sin tur till förseningarna, eftersom den andra personen inte kan fortsätta med sitt arbete. Ge också den nödvändiga informationen på ett tydligt formulerat sätt. Om det till exempel finns en tidsfrist som ska uppfyllas, meddela det tydligt så att den andra personen inte behöver göra falska antaganden när arbetet ska returneras.
6. Gör rätt uppföljning. Delegationen är så mycket mer än att bara utdela uppgiften - det handlar också om uppföljningar. Känner du verkligen till den senaste statusen för din uppgift? Ska det verkligen ske inom tiden? För att automatisera följande, använd tjänster som followupup.cc eller FollowupThen för att hantera uppföljningarna på det enkla sättet. Du kan också använda din kalender eller din arbetslista ansökan (om du använder en) för att ställa in påminnelserna.
7. Känn eskaleringskanalerna. Vet du vad du ska göra när du inte får jobbet tillbaka i rätt tid? Vet du vem du eskalerar frågan till om arbetet inte är gjort? Till exempel finns det i Elance olika nivåer för hantering av tvister. Försök att räkna ut dessa kanaler i förväg - bara om saker blir komplicerade.

Slutsats

Som du kan se, är förseningarna i ditt arbete ibland relaterade till andra parter som arbetar med ditt projekt tillsammans med dig. De flesta av dessa förseningar kan förebyggas genom att göra en del planering i förväg och prioritera uppgifter och med tydlig artikulering. Även om andra kan ha orsakat förseningarna, är det i sista hand ditt jobb att minimera de förseningarna så mycket som möjligt.

Det är din tur nu: Hur hanterar du beroenden till andra som arbetar med ditt projekt? Hur ser du till att de uppgifter som andra gör görs i tid?

Dela dina kommentarer och tips nedan.

(Fotokredit: Dator Sabotage med Grenade via Shutterstock)