Tillbaka till Basics Projects

En av de saker som är så svårt att förstå “nästa åtgärder” eller “uppgifter” är att de är enstaka handlingar - köp något, ring någon, gå någonstans, kolla upp något. I sig själva har de inget annat mål än deras egen omedelbara fullbordande.

Människor tror inte på det sättet, för det mesta, och det är utmaningen av produktivitetsexperter som David Allen eller Stephen Covey att leda sina elever att göra det. Det första som en nyanställd produktivitetsstudent vill sätta på sin lista är “skriv roman” eller “skriv bidragsförslag” eller “förvärva Acme Co.” eller “stämma på Google” eller “spara äktenskap” - stora, stora företag som inte bara kan vara “Gjort”. Du behöver en plan, du behöver resurser som du förmodligen inte har omedelbar tillgång till, du behöver samordning med andra människor, och du behöver tid. Reklam

Dessa stora företag är projekt - “buntar” av åtgärder som syftar till att uppnå ett visst mål. I GTD-satsningen är ett projekt allt som tar mer än en åtgärd att åstadkomma. Jag är inte ett stort fan av den definitionen, för det ger ingen mening om var man ska dela strömmen av rörelse och tid i diskreta “åtgärder”. På en tillräckligt liten skala, allt kräver mer än en åtgärd att åstadkomma - att borsta tänderna, jag måste fuka min tandborste, applicera tandkräm på borsten, öppna min mun, borsta min baksida på min längst bakre molar och borsta sedan baksidan av den framför av det, och vidare och vidare genom bikuspidserna och snötänderna och toppar och fronter och tandkött och ...

Men att borsta mina tänder är inte ett projekt. Inte heller skärp en penna, eller kör till jobbet, eller ringa energiselskapet med en fråga om min faktura. Sunt förnuft berättar det för mig.

Vad är då det avgörande inslaget i ett projekt? För mig handlar inte ett projekt om antalet åtgärder men om resultat av dessa åtgärder. Ett projekt är en uppsättning åtgärder som syftar till att skapa en omvandling i mitt liv. Borsta mina tänder är en förändring (smutsig att rengöra) men det är inte en livsförändring. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Skriva en bok är en livsförvandling - du blir en författare. Att spara ditt äktenskap är en livsförvandling. Att bygga ett företag är en livsförändring.

Men omvandlingen behöver inte vara så drastisk. Ett projekt kan ingå i den större omvandlingen av ditt liv - skriva det bidragsförslaget så att du kan starta det sociala programmet så att du kan bygga upp din organisations samhällsprofil så att du kan bygga upp din egen karriär - det är alla små omvandlingar riktade vid den stora omvandlingen av att bli en filantrop (eller kanske bli din företags president).

Även de små omvandlingarna förändrar oss, men de flyttar oss på meningsfulla sätt mot livsmål, och ingen utom de grundaste av människor når livsmål utan att förändras under vägen. Reklam

Tunga saker för ett projekt, ja? Men jag tror det den här interna vyn är viktig, för att från det flyter motivationen för att fortsätta att plugga bort på något över dagar, veckor, månader eller år. Tittade på det här sättet blir projekt mindre ett sätt att organisera våra uppgifter - som produktivitetsguruerna rynka på - hur som helst - och mer ett sätt att strukturera våra liv.

På en praktisk notering

Naturligtvis är projekt ett sätt att organisera våra filer också. Till skillnad från en todo lista eller kontextuella uppgiftslistor, som är avsedda att ständigt hänvisas till, projektfiler behöver bara hänvisas till när du aktivt arbetar med det projektet. Din arbetslista skär över dina projekt, berätta vad du ska göra och när, medan projektfiler berätta vad du behöver veta för att arbeta med ditt projekt.

På grund av detta kan projektfiler “leva” säkert ur vägen oftast, tas ut endast efter behov. Aktiva projekt ska vara inom räckhåll, men inte inom ditt huvudområde. En skrivbordsfilslåda eller skrivbordslådor är idealisk för aktiva projekt, såvida inte dina projekt består av saker som “Invader Syrien” eller “Bygg skyskrapa komplex” - i så fall behöver du åtminstone ett filskåp bara för aktiva filer. Reklam

I din aktiva fil går allt meningsfull i samband med det projektet. Utvärdera allt innan du skickar det - är informationen om det som du sannolikt behöver för att slutföra projektet. Om inte, lämna den ur din projektfil.

En sak du förmodligen är kommer att vilja se till att gå in i din projektfil är en plan. Du kan köpa planeringspapper hos din lokala kontorsleverantör, ladda ner mallar från DIY Planner, eller skapa din egen - det viktiga är att du har några viktiga delar av informationen:

• Mål: Vad hoppas du få genom att slutföra detta projekt?
• Krav: Vilka resurser behöver du - material, men också personliga kontakter och färdigheter som du kanske behöver utveckla - för att slutföra projektet?
• milstolpar: Vad “bitar” av projektet måste du göra, och när vill du eller behöver göra dem?
• Åtgärder: Vilka är de verkliga uppgifterna du behöver göra för att avsluta projektet?

Inkluderar en lista över åtgärder eller uppgifter i din projektplan är, jag borde säga, mycket un-GTD - vars hela punkt är att fokusera din uppmärksamhet på mycket nästa sak du måste göra för att flytta projektet framåt. Om du har utvecklat det “sinne som vatten” flödes tillstånd, mer kraft åt dig; Jag, och de flesta andra människor, gillar lite mer att gå vidare än det.

När ett projekt är klart flyttas mappen från dina lättillgängliga aktiva filer till långtidslagring - ett arkivskåp eller filförvaringsboxar. Men inte allt i filen måste behållas, men se till att du släpper ut allt utom det väsentliga. I många fall kommer du inte ha något i din fil värt att behålla, och det är bra - töm mappen, klistra på en ny etikett och använd den till nästa projekt.

Projekt är viktiga eftersom de är de grundläggande byggstenarna i ett meningsfullt liv. Åtgärder kan främja våra projekt, men de kan också flytta oss bort från våra mål. Att ha en uppsättning väldefinierade projekt kan då hjälpa till att se till att våra åtgärder och mål stannar i linje.