Tillbaka till Grundläggande inställningsprioriteter

Det är lätt att i livet bli en reaktor - att svara på allt som kommer upp, det ögonblick som det kommer upp och ge det din odelade uppmärksamhet tills nästa sak kommer upp.

Detta är förstås ett recept på galenskap. Känslan av förlust av kontroll över vad du gör och när är tillräckligt för att köra dig över kanten, och om det inte kommer dig, kommer vraket av oavslutade projekt du lämnar i din kölkt säkert att komma ikapp med dig.

Att ha en inkorg och bearbeta den på ett systematiskt sätt kan hjälpa dig att få tillbaka någon av kontrollen. Men när du har behandlat din inkorg och listat alla de uppgifter du behöver för att kunna knäcka, måste du ta reda på vad du ska göra nästa nästa ögonblick. På vilka av dessa uppgifter kommer din tid bäst att spenderas och vilka som kan vänta?

När vi inte ställer in prioriteringar tenderar vi att följa den minsta motståndets väg. (Och efter det minsta motståndets väg, som den sena, stora Utah Phillips påminde oss, är det som gör floden krok!) Det är att vi väljer och sorterar igenom de saker vi behöver göra och arbetar på de enklaste - lämnar de svårare och mindre roliga uppgifterna för a “senare” det kommer i många fall aldrig - eller, värre, kommer precis innan åtgärden måste slutföras, kasta oss till en virvelvind av aktivitet, stress och ånger. Reklam

Det är inget sätt att leva!

Tre tillvägagångssätt

Det finns tre grundläggande tillvägagångssätt för att fastställa prioriteringar, som var och en passar förmodligen olika typer av personligheter. Den första är för procrastinators, människor som släcker obehagliga uppgifter. Den andra är för människor som trivs på prestation, som behöver en ström av små segrar för att komma igenom dagen. Och den tredje är för de mer analytiska typerna, som behöver veta att de arbetar på det objektivt viktigast möjliga möjligt just nu. För att de då är:

1. Ät en groda

Det finns ett gammalt ordstäv om att om du vaknar på morgonen och äter en levande groda, kan du gå igenom dagen och veta att det värsta som eventuellt kan hända dig den dagen har redan gått. Med andra ord kan dagen bara bli bättre!

Populäriserad i Brian Tracy's bok Ät den grodan !, idén här är det du ta itu med den största, svåraste och minst tilltalande uppgiften varje dag, så att du kan gå igenom resten av dagen och veta att det värsta redan har passerat.

När du har en tjock gammal groda på din tallrik, måste du verkligen knocka ner. Ett annat gammalt ordstäv säger att när du måste äta en groda, spendera inte för mycket tid på att titta på det! Det lönar sig att komma ihåg detta om du är den typ av person som förhalar sig “planerar din attack” och “psykiserar dig själv” för halva dagen. Bara öppna och chomp den grodan, kompis! Annars kommer du säkert säkert tala om att du inte gör någonting alls. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

2. Flytta stora stenar

Kanske är du inte en procrastinator så mycket som en fiddler, någon som fyller henne eller hans tid fussing över små uppgifter. Du är upptagen upptagen upptagen hela tiden, men på något sätt verkar ingenting som någonsin bli gjort.

Du behöver visdomskärlens visdom. Ta en pickleburk och fyll den med sand. Försök nu lägga en handfull stenar där inne. Du kan inte, eller hur? Det finns inget rum.

Om det är viktigt att sätta stenarna i burken måste du sätta stenarna först. Fyll burken med stenar, försök nu att hälla i några stenar. Se hur de rullar in och fyller ut ledigt utrymme? Kasta nu ett par handfulla grus. Återigen glider det rakt in i sprickorna. Slutligen hälla i någon sand.

För den metaforiskt försämrade är pickleburken hela tiden du har på en dag. Du kan fylla upp det med meningslösa, lite upptagna arbetsuppgifter, vilket inte ger utrymme för de stora grejerna, eller du kan göra de stora grejerna först, då de mindre grejerna, och slutligen fylla i de extra ögonblicken med de värdelösa grejerna.

Att uttrycka det i praktiken, sitta ner ikväll innan du lägger dig och skriv ner de tre viktigaste uppgifterna du måste få gjort i morgon. Försök inte passa allt du behöver, eller tror du behöver, att göra, bara de tre viktigaste. Reklam

På morgonen ta ut din lista och attackera den första “Stor sten”. Arbeta på det tills det är klart eller du kan inte göra några ytterligare framsteg. Fortsätt sedan vidare till den andra, och sedan den tredje. När du är klar med dem alla kan du börja med de små grejerna och veta att du har gjort bra framsteg på alla de stora grejerna. Och om du inte kommer till de små grejerna? Du kommer att ha tillfredsställelse att veta att du uppnått tre stora saker. I slutet av dagen har ingen någonsin önit att de hade spenderat mer tid på att ordna sin penna lådan istället för att skriva sin roman eller skriva ut etiketter istället för att landa en stor kund.

3. Covey Quadrants

Om du bara inte kan slappna av om du inte vet att du arbetar på det viktigaste du kan arbeta med vid varje ögonblick, kan Stephen Coveys kvadrantsystem vara för dig. Covey föreslår att du delar en bit papper i fyra sektioner, ritar en linje över och en linje från topp till botten. I var och en av dessa kvadranter ställer du upp dina uppgifter beroende på om de är:

1. Viktigt och brådskande
2. Viktigt och inte brådskande
3. Inte viktigt men brådskande
4. Inte viktigt och inte brådskande

Kvadranten III och IV-grejer är där vi slår ner i det triviala: telefonsamtal, avbrott, möten (QIII) och upptagen arbete, skytte brisen och andra tidskrävare (QIV). Även om vissa av dessa saker kan ha något socialt värde, om det stör din förmåga att göra saker som är viktiga för dig, måste de gå.

Kvadrant I och II är de uppgifter som är viktiga för oss. QI är kriser, överhängande tidsfrister och annat arbete som behöver göras just nu eller hemska saker kommer att hända. Om du verkligen är ovanpå din tidshantering kan du minimera Q1-uppgifter, men du kan aldrig eliminera dem - en bilolycka, någon blir sjuk, en naturkatastrof. Alla saker kräver en omedelbar åtgärd och planeras sällan för.

Du skulle vilja spendera så mycket tid som möjligt i Kvadrant II, koppla bort på uppgifter som är viktiga med mycket tid att verkligen komma in i dem och göra det bästa möjliga jobbet. Det här är de saker som QIII och QIV-grejer tar tid bort från, så efter att du har ritat ut dina uppgifter på Covey kvadrantnätet, enligt din egen känsla av vad som är viktigt och vad som inte är, jobba så mycket som möjligt på objekt i Quadrant II (och Quadrant I-uppgifter när de uppstår). Reklam

Lära känna dig

Tillbringa lite tid på att försöka alla dessa tillvägagångssätt för storlek. Det är svårt att säga vad som kan fungera bäst för en viss person - det som passar en som en handske blir för bindande och restriktiv för en annan, och för lös och ostrukturerad för en tredjedel. Du finner också att du måste spendera lite tid att räkna ut vad som gör något viktigt till dig - Vilka mål är dina åtgärder avsedda att röra dig mot.

I slutändan är inställning av prioriteringar en övning i självkännedom. Du behöver veta vilka uppgifter du ska behandla som ett nöje och vilka som tortyr, vilka uppgifter leder till dina mål och vilka leder dig vilse eller, i bästa fall, har du snurra dina hjul och går ingenstans.

Dessa tre är de mest kända och mest tidtestade strategierna där ute, men kanske har du en annan idé du skulle vilja dela med dig? Berätta för oss hur du ställer dina prioriteringar i kommentarerna.