Förbättra ditt lags produktivitet med dessa verktyg

Låt oss möta det, det kommer aldrig att vara mer än 24 timmar på en dag eller sju dagar i veckan, förutom mellan sidorna i en science fiction-roman. Så med att våra arbetsliv blir yrkesmässigare blir listorna längre och kraven på vår tid ökar, behovet av att vara fokuserad och produktiv och göra det mesta av vår arbetstid utan att bränna ut eller bli sidospårad har aldrig varit större. Tyvärr har distraktionerna aldrig varit mer talrika.

Frestande eftersom det är att krossa godis när du ska vara nummerkrisande, tweeting cat gifs när du borde generera bly och uppdatera din Facebook-status när du ska analysera försäljningsuppgifter, hanterar din tid effektivt är nyckeln om du vill stanna ett steg före dina konkurrenter. Teknik är en välsignelse, men kan också vara en förbannelse för affärer. Reklam

Att använda intelligenta verktyg för att maximera produktivitet, effektivisera processer och hantera projekt är ett sätt att arbeta mot bättre resultat. Det finns hundratals appar och program där ute, alla lovar att hjälpa dig att få saker gjort snabbare och mer effektivt, men vi vill koncentrera oss på några idéer som vi har funnit särskilt användbara.

Trello

Trello är det ultimata projekthanteringsverktyget. Det gör det möjligt för användarna att se alla uppgifter som rör ett projekt eller projekt på ett ögonkast. Mycket visuellt, det tar form av olika listor ordnade horisontellt på en sida. Inom varje lista finns kort som innehåller objekt som rör projektet - checklistor, bilder, länkar, anteckningar och mer. Kort kan släpas och släppas till andra listor för att spela in framsteg, ombeställas om deras prioritet ändras och uppdateras av alla som har tillgång till dem på vilken enhet som helst. Och eftersom Trello uppdaterar i realtid kan alla teammedlemmar förstå status för ett projekt från var som helst, vilket undviker upprepning av uppgift och kostsamma misstag. Reklam

Snygg checklista

Clever Checklist är ett annat webbaserat arbetshanteringssystem som gör det möjligt för användare att organisera och spåra uppdragets framsteg. Checklistor för varje jobb skapas för att hålla reda på allt som behöver göras. Processer, procedurer och policyer dokumenteras för att visa varför saker görs, och dokument och formulär produceras för att visa vilket arbete som gjordes, när det gjordes och av vem. Den håller allt på ett ställe, vilket möjliggör enkel åtkomst och analys av data och använder en serie anpassningsbara mallar för att göra den extremt användarvänlig och mångsidig.

Cyfe

Cyfe är en kraftfull företagsdashboardapp som låter dig visa och övervaka alla dina företags- och mediedata och mätvärden på ett ställe. Cyfes skönhet är att den kan övervaka ett stort utbud av information och data - du lägger bara till widgets för varje aspekt av ditt företag som du vill spåra. Individuella avdelningar och flera webbplatser kan övervakas genom att lägga till extra instrumentpaneler. Du kan direkt se sociala medier engagemang, titta på analytics, försäljnings siffror och rapporter. Hela din verksamhet kan spåras i realtid. Inom en kontorsmiljö kan visning av en teampanel på en plattskärm för att dela denna information och samordna projekt vara en användbar motivator för dina lag och bidra till att öka produktiviteten. Reklam

Läs Nästa

10 varningsskyltar med låg självförtroende och brist på självförtroende

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Kalender apps

Att vara produktiv handlar också om att hålla sig organiserad och hantera tiden effektivt, och en kalenderapp kan hjälpa till med det. Var inte den vita kaninen, alltid sen för det viktiga mötet. Överskrid inte. Dubbelboka inte. Om ditt jobb innebär att du mottar mycket mötesförfrågningar, se till att du spärrar tid på din kalender och uppmuntrar ditt lag att göra detsamma så att möten kan ordnas på ömsesidigt lämpliga tider. En kalenderapp kan vanligtvis låta dig ange gratis mötesplatser så alla vet när du är tillgänglig. Gör ditt lag medveten om dem så att allas tid kan respekteras. Alla är upptagna, ju mer synkroniserad är alla med alla annans schema desto bättre.

Blandar arbete och nöje

Meddelanden är den moderna fienden av produktivitet. Dessa dagar, vi alla får dem ständigt på våra telefoner. E-post, texter, påminnelser, Facebook-uppdateringar, retweets, nämnder, förfrågningar om att ansluta på LinkedIn - och det kan vara svårt att inte sluta göra vad du gör och kontrollera dem. Vi gör det utan att förstå att vi gör det. Det är otroligt hur mycket tid man kan ätas upp under arbetsdagen medan man svarar på spärren om icke-arbetsrelaterade meddelanden som vi får. Men det finns en tid och en plats och det är viktigt att de inte distraherar från jobbet till hands och påverkar produktiviteten. Om du är chefen, sätt ett exempel genom att sätta din personliga telefon tyst eller stör inte, eller till och med ur synhåll i din skrivbordslådan. Uppmuntra andra att göra detsamma. Medan många företag är avslappnade om att tillåta anställda tillgång till sociala medier på jobbet, klargör det att det är en distraktion som helst undviks tills de går i paus. Om du eller medlemmarna i ditt team måste ta personliga samtal under arbetstiden, ta dem bort från skrivbordet för att undvika störningar för andra. Reklam

Att ständigt kontrollera arbetsrelaterade e-postmeddelanden är inte alltid en produktiv användning av tiden. Det är vanligtvis inte nödvändigt att kontrollera varje e-post så snart den kommer in, såvida den inte är markerad viktig eller direkt relaterad till något du jobbar på just nu. Sätt tid att arbeta genom dem på olika punkter under hela dagen så att du kan koncentrera dig på uppgiften till hands och uppfylla dina deadlines. Kom ihåg: produktiva människor fokuserar.