Åtgärdsplan - Uppgiftsflödesmallning din dag

En av de saker jag har hittat när jag listade upp uppgifter och handlingar är svårigheten att organisera en lista i ett logiskt flöde. Merparten av min dag är fylld med uppgifter som jag behöver eller vill slutföra i en viss ordning, och jag ville ha ett enkelt sätt att kartlägga dagens flöde. När jag bestämde mig för att hitta ett sätt att göra detta hade jag flera kriterier i åtanke:

• Det måste vara enkelt - jag ville inte ha många alternativ eller saker att fylla i. Bara ett snabbt sätt att kartlägga åtgärderna för min dag.
• Det måste vara flexibelt - Även om jag vet vilka uppgifter eller åtgärder jag vill utföra under min dag, kommer det alltid att komma upp. Så det behövde kunna passa in dessa objekt utan att avbryta flödet.
• Det skulle inte vara tidsbaserat - jag har andra sätt att täcka tidsbaserade saker. Jag ville att det skulle vara strängt ett prioriteringsbaserat flöde av handlingar för dagen.
• Det skulle inte vara projektbaserat - precis som med tidsbaserade saker hade jag redan ett sätt att spåra projekt. Detta skulle vara ett flöde av uppgifter för dagen som kan innebära flera projekt och sammanhang.

En uppgift Flow Map är Born Reklam

Jag spelade runt med flera metoder, och många var alltför komplexa. Ett bra tillvägagångssätt är Chris Brogans inlägg på Mini Process Flows. Det hade några idéer med liknande smak som jag ville uppnå. Men att vara lat när det gäller att skriva ut saker, ville jag ha en ännu enklare inställning. Mitt mål var att skapa en grundläggande blankett som jag kunde fylla i början av varje dag, som skulle kartlägga var och en av mina uppgifter eller åtgärder i den ordning jag ville klara av dem.

Arbetsbladet jag kom fram med har en uppsättning lådor, en för varje uppgift, med en liten pil som indikerar flödet från en lådan och uppgiften till nästa. Bilden nedan visar ett prov markerat arbetsblad (klicka för att förstora).

Den första rutan har en pilbox för det aktuella sidnumret och den sista rutan har en för “fortsatte på” sida. Så om jag har mer än 10 handlingsbara uppgifter på en dag fortsätter jag vidare till ett nytt ark. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

För att rymma saker som att vänta på, avbrott, oplanerade möten och uppskjutna uppgifter, lade jag till närliggande lådor kopplade med en streckad linje. Jag inkluderade också en liten cirkel för att ange typ av avbrott. Några av dem som jag använder oftast inkluderar:

• “W” = Väntar på eller @Waiting.
• “jag” = Allmänt avbrott, inklusive telefonsamtal jag var tvungen att ta, oplanerade möten, gå ut till lunch osv.
• “D” = Uppskjutna föremål, uppgifter som jag bestämde mig för att lägga av för en del (förmodligen bra) anledning.
• “P” = Bjudet på någon annan.

Tanken är att få en lättillgänglig karta över min dag, med varje uppgift som läggs ut och strömmar in i nästa. När jag fullbordar en uppgift, korsar jag ut rutan. Ursprungligen hade jag kryssrutan för att avmarkera färdiga objekt, men det var inte så bra att överträffa hela grejen. När dagen går framåt kan jag tydligt se vad jag har slutfört och vad som fortfarande är kvar att göra.

Om jag inte kan slutföra alla uppgifter i slutet av dagen börjar jag helt enkelt var jag slutade nästa dag och sedan starta en ny sida för de nya uppgifterna för den dagen. Reklam

Jag har nyligen börjat kombinera arbetsflödet Task Flow med en modifierad version av DYI Planner-projektformuläret. Jag använder projektformuläret för att spåra övergripande framsteg för varje projekt och sedan ladda upp uppgiftsflödesformuläret med de uppgifter jag behöver tävla varje dag. Det har hjälpt enormt för att förenkla min process.

För mig, för att ett system ska vara användbart måste det vara enkelt - något som inte bara lägger till mer överhuvudtaget till min dag. Att ha ett sätt att spåra uppgifter som är tydliga och direkta, och som fortfarande tillåter mig att arbeta på mitt föredragna sätt, har hjälpt mig att skapa ett system som jag faktiskt använder.

Arbetsflöde Arbetsblad - PDF-format Reklam

Tony D. Clark skriver teckningar, designprogram och webbplatser och spenderar mycket tid på att prata andra om att arbeta hemifrån, vara kreativ och göra vad de älskar. Hans blogg Success from the Nest fokuserar på att hjälpa föräldrar som vill göra meningsfullt arbete hemifrån och ha mer tid för sina familjer och deras drömmar.