Datum och GTD - Allt du behöver veta

Jag har varit en GTD fanboy i ungefär 3 och en halv år nu och med det har kommit att försöka alla olika typer av system genom åren. Men över den tiden har jag också långsamt kommit in på att det inte handlar om de verktyg du använder, inte i det minsta. Vad GTD handlar om är att förstå processen och faktiskt använda ditt system för att få fler saker gjort i arbete och liv.

En av de aspekter av GTD som jag har haft den svåraste tiden med är idén om datum; det är startdatum, förfallodagar, milstolpar, vad som helst. I GTD talar Mr Allen inte om datuminformation relaterad till handlingar, mycket annat än den korta diskussionen om att ge dig ett svårt landskap på olika sätt i din kalender. Så, för det ändamålet, låt oss ta en titt på den stora världen av datum och GTD, och hur de kan användas inom ditt system. Reklam

Startdatum

Citat Merlin Mann angående startdatum:

“Startdatum är ess. Startdatum är ett sätt att peka saker i framtiden.”

Jag kunde inte hålla med mer. Startdatum tillåter dig att planera dina handlingar och projekt effektivt medan du håller saker som inte är så viktiga eller tidskänsliga ur ditt hår för tillfället. Detta gör att du kan koncentrera dig på de saker som verkligen är viktiga för tillfället utan att bli boggade av uppgifter och projekt som finns i ditt system men inte beror på veckor eller till och med månader på vägen. Reklam

På grund av början av startdatum kan jag inte längre gå tillbaka till ett system som inte stöder startdatum som ett fält för en uppgift eller ett projekt. De två appar som kommer att tänka på det gör det bra är Toodledo och OmniFocus, men jag är säker på att det finns minst ett dussin mer. Om du har massor av åtgärder på dina listor bör du definitivt överväga att använda startdatum för att få dem ur vägen så att du kan koncentrera dig på aktuella åtgärder och projekt.

“Falsk” Förfallodatum

Har någonsin självtalande så här om projekt?

“Låt oss se. Jag har en rapport i slutet av månaden och har minst 10 åtgärder som går med det. Jag väntar på att höra tillbaka från John, få anteckningarna från mötet, sammanfatta anteckningarna, göra en översikt, etc. Så i nästa vecka borde jag ha haft anteckningarna sammanfattade och konturen färdigställd. Jag ger det förfallodagen den 2/27/11.” Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Ovanstående är ett bra exempel på “falska förfallodagar”; Det här är godtyckliga datum som du ställer in för åtgärder inom ett projekt som förfaller före det aktuella förfallodagen. Enligt min erfarenhet fungerar dessa typer av förfallodagar inte. Vad de tenderar att göra är att tillåta förskottare att skicka mer, för när de ser på förfallodagen trycker de allt tillbaka till sista minuten.

Här är ett mycket bättre tillvägagångssätt; istället för att ge alla dina projekthandlingar falska förfallodagar, se till att dina handlingar är “mycket genomförbart”, vilket betyder att de är något som kan göras inom 10 till 25 minuter. Detta kommer att hjälpa ett projekt att flyga långt mycket snabbare. Vad du kan hitta är att du blir mer klar än vad du skulle ha givit alla dessa handlingar falska förfallodagar.

Verkliga förfallodagar

Verkliga förfallodagar är det faktiska förfallodagen för en åtgärd eller ett projekt. Dessa typer av datum brukar sätta på oss av projektledare typer eller anges själv som det datum då projekt eller åtgärder ska slutföras. Reklam

När jag får ett förfallodatum för ett skolprojekt eller uppdrag på jobbet lägger jag alltid till åtgärden eller projektet och försöker väldigt svårt att undvika det falska förfallodomssyndromet jag talade om ovan. Ibland kommer jag i mina projektanteckningar att ge mig milstolpar som säger att om jag vid ett och samma datum har gjort ett visst antal åtgärder, är jag på rätt väg, annars behöver jag rensa min rygglogg över uppgifter för att jag ska vara på tid. Det fungerar bra eftersom det inte blockerar mitt system med falska förfallodagar, men ändå tillåter mig att kontrollera mina framsteg på åtgärder och projekt relaterade till datum.

Det hårda landskapet

Det hårda landskapet som Allen talar om är tanken på att sätta saker i din kalender som måste göras på den speciella dagen eller tiden (tänk möten, handlingar som bara kan göras på ett enda datum eller tid eller påminnelser för det dag eller tid). Detta är en helig plats och bör inte vara rörig med saker som inte har ett hårt förfallodag eller åtgärder som du skulle tro att du skulle vilja göra på ett visst datum.

Jag kommer dock att erkänna att om jag har ett långvarigt projekt som har ett hårt förfallodatum lägger jag in på min kalender som en händelse i hela dagen. Var det “rätt eller fel” per GTD, bryr mig inte riktigt. Vad detta har gjort för mig sätter saker i perspektiv under min veckovisa granskning av åtgärder och projekt som gör det möjligt för mig att se när stora projekt eller vissa åtgärder beror på en överblick av kalendern. Utöver dessa svåra förfallodagar är kalenderen händer för något annat än vad som nämnts ovan.