Effektiv Email Tips

Intressenter (publik och närstående)? Ämne? Betydelse? Sender och mottagare Internetanslutningar? Är alla problem du måste tänka på när du skickar och mailar. Om du vill skicka e-postmeddelanden på ett mer effektivt sätt enligt de breda e-etikettstandarderna, fortsätt sedan läsa.

I den här artikeln kommer vi att försöka ta kontakt med de olika viktiga frågorna angående e-etiketter och protokoll:

Inkorgen relaterade tips
Organisera din mail - Använd filter (per person / företag / ämne / Mottagarstatus - To, Cc eller BCc) för att organisera din inkorg och utkorg. Programvara som kan hjälpa dig att göra det är Microsoft Outlook och Outlook Express. På så sätt kan du optimera på ditt e-postkvitto, läsa och - i sin tur - svara eftersom du har allt dina mail sorterade enligt de prioriteringar du ställt in. Reklam

Email Skriva och skicka tips
Vem är intressenterna? - och vad är deras betydelse när det gäller ditt e-post ämne? Om du skriver ett mail på jobbet för att rapportera en incident eller att följa upp ett visst projektfrist / förfallodatum, har du förmodligen följande inställning:
Till: Din faktiska huvudmottagare (till vilken det här e-postmeddelandet är ett måste läsas)
Cc: (Skicka en Carbon Copy) av e-postmeddelandet till dina intressenter.
Det finns 2 kända uppfattningar för vem som ska placera i Cc-mottagaren av ditt e-postmeddelande.
En synpunkt är att ha din direktansvarig, och förmodligen din mottagares direkta chef. Denna kopia brukar hållas som referens och chefer brukar inte hänvisa till dem eller läsa dem om de inte har extra tid ELLER ett problem angående detta e-postmeddelande har stigit.
Den motsatta synpunkten (tillämpas på andra ställen runt om i världen) är att placera de personer som är i kategorin FYI (för din information) i avsnittet Cc. Dessa människor behöver veta informationen för att utföra arbetet bättre, men de behöver inte (nödvändigtvis) svara på e-postmeddelandet. Förespråkare av denna synpunkt gör inte sina chefer.
BCc: (Skicka en Blind Carbon Copy) av e-postmeddelandet till någon annan part som du tycker behöver veta om ämnet, utan att låta andra parter (dvs To och Cc-mottagarna) veta om den personens kunskaper.

Mottagarens anslutning: Om du går vidare och skriver ett långmeddelande med bilagor och bilder och skickar den till någon vars internetuppkoppling är långsam uppringning, så kan han eller hon lägga upp läsning - om alls!

Mottagarens stat:
Arbetsplan - Upptagen? Att hålla ett email kort och till den punkten är viktigt eftersom han / hon kan ha hundratals andra e-postmeddelanden att läsa. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Accepterar HTML? Du kan också kontrollera med din mottagare innan du skickar e-postmeddelanden med HTML-innehåll eftersom de flesta vanligtvis slår av det här alternativet för att minska storleken på deras e-postmeddelanden.

Jargong: Försök att undvika förkortningar och fältspecifika jargon så att din mottagare kanske förstår dig. Ofta brukar ingenjörer bruka använda sina förkortningar samtidigt som de adresserar till och med deras högsta ledning - som kanske har glömt meningen med en sådan teknisk lingo.

Enligt Nancy Flynn och Tom Flynn: "Genom att kräva att anställda använder lämpligt affärsmässigt språk i all elektronisk kommunikation kan arbetsgivarna begränsa sina ansvarsrisker och förbättra den totala effektiviteten hos organisationens e-post och Internet kopia i processen." Reklam

Betydelse: Att klassificera ditt e-mail när det gäller Viktighet, Hastighet och konfidentialitet lägger också till en smak av förståelse för mottagaren. Du kan till och med göra det uppenbart för mottagaren att agera genom att tydligt identifiera e-postens egenskaper i en tabell högst upp i innehållet.

Försök att underlätta för mottagaren att förstå syftet med e-postmeddelandet. Du kan till och med definiera dina e-postmeddelanden som “Kräver åtgärd”, “FYI - För din information”, “Kräver Svara”, “Tidskänslig”, eller andra åtgärder, tids- eller känslighetsrelaterade nyckelord rätt i början.

Dessutom eliminerar eller reglerar spamprogramsprogrammen som “Skräp” e-postmeddelanden utan ämne eller med tvetydig mening. Reklam

Caps - Använd aldrig stora bokstäver när du skriver och mailar meddelanden till någon annan. Till att börja med betraktas kepsar otrevligt och liknar skrik i tal (Ellen Dowling).

Genre av ämne - Undvik att blanda ämnen i din email. Om inte annat krävs av din överlägsen eller arbetskultur kan blandning av ämnen i ett e-postmeddelande förvirra dina läsare. I åtminstone blanda inte typen av meddelande; Om du diskuterar arbete, håll dig sedan fokuserad på arbetsämnen utan att avvika från personliga problem.

Bevisläsning - Läs alltid ditt email innan du skickar det. Det kan ta dig en minut, och det kan ta dig 10, men du kommer säkert att vara säker på att meddelandet du skickade är fritt från grammatik, ordförråd och lämpliga användningsfel.

Ämnesrad - Det du skriver i ämnesraden är nästan lika viktigt som själva e-postmeddelandet. I de flesta fall bestämmer vad din ämnesrad bestämmer om mottagaren ska läsa ditt e-postmeddelande eller ens när han / hon ska läsa den.