Få Er gjort och öka produktiviteten med Google Dokument

Har du kämpat med flera arbetsstationer, bärbara datorer, mobila enheter och har tillgång till ett visst dokument? Delar du dokument och kalkylblad med grupper av människor? Be om feedback på projekt från människor över hela världen?

Om du gör har jag lösning för dig som inte ens kostar en dime att använda. Reklam

Google Dokument

Okej, jag hörde stönorna även över Internet. Google Docs har inte haft ett gott rykte som ersättning för Microsoft Office eller till och med Open Office. Jag pratar inte om att använda Google Docs som din textbehandlingsprogramvara. Jag använder både MS Office och Open Office för att skapa och redigera dokument, kalkylblad och presentationer. Om du är en stor användare av kontorstypsprogram måste du verkligen ha en typ av skrivbordsprogram.

Vad jag pratar om använder du Google Docs som ett komplement till dina skrivbordsapplikationer. Används på rätt sätt kan Google Dokument utvärdera dina dokument samtidigt som du är hemma, på kontoret, som reser, var som helst med en Internetanslutning. Det är också ett bra sätt att samarbeta med människor, dela saker, få feedback.

Det finns andra samarbetsverktyg där ute. Dropbox, Syncplicity är några. De är bra för tekniker som förstår vad som förväntas av dem. Jag har funnit när jag vill dela med icke-tekniker, de stöter på problem med verktyg som dessa. De har också en fri och professionell version. Om du använder dem för allt som rör ett företag, bör du överväga att betala för det för att inte följa villkoren. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Komma igång

Naturligtvis behöver du ett Google-konto för att kunna använda Google Dokument. Om du inte redan har en, gå bara till google.com och registrera dig. När du har ditt konto kan du komma åt Dokument genom att klicka på fliken längst upp på skärmen. Detta tar dig till din startsida.

samlingar

Nyckeln till att använda Google Dokument för att förstå samlingar. Samlingar är desamma som filmappar i Google Dokument. Varje samling innehåller ett antal andra saker. En samling kan innehålla flera dokument, kalkylblad, presentationer eller till och med andra samlingar. En samling kan innehålla flera typer av objekt, ett par dokument, en kalkylblad och några andra samlingar. Det här är precis som filmappar i ett operativsystem.

Jag använder samlingar för att hålla som föremål så att de grupperas och jag kan dela dem till den jag vill ha. Du kommer att samla på ditt hem Google Docs-skärm till vänster. Det kommer att finnas en lista över dina samlingar och samlingar som delas med dig. Reklam

Få gjort det enkelt

Jag upptäckte att det bästa sättet att få dina dokument till Google Dokument är att skapa mappar på din arbetsstation, lägga in de objekt du vill ha åtkomst till och ladda dem sedan som samlingar till Google Dokument. Jag kämpade länge med att försöka ladda upp dokumenten en åt gången, skapa samlingar på Google Dokument och sedan sätta in objekten i samlingarna. Gör inte det. Det är verkligen clunky. Du kan göra allt på din arbetsstation om några minuter, ladda upp det och sedan få tillgång till dem var du än är.

Delning och feedback

Den andra snygga användningen för Google Dokument är att dela saker med människor. Du kan antingen dela samlingar eller enskilda objekt. Det enkla sättet jag använder för att dela är att högerklicka på objektet. På så sätt kan du välja Dela och sedan klicka på Dela igen. Detta ger upphov till rutan Dela inställningar. Vid det här laget har du ett par val. Du kan dela direkt med personer som använder sin e-postadress. Skriv bara in adressen i rutan “Lägg till folk”. De får ett mail som ger dem tillgång till objektet. Ett annat sätt är att använda en länk. Överst i rutan Dela inställningar klickar du på Ändra för att ändra typ av åtkomst. Välj någon med länken för att få tillgång till en länk som tar någon till ditt objekt. Du har också valet att ge dem möjlighet att redigera dokumentet.

Genom att använda en länk med redigeringstillstånd kan du dela ett dokument på Facebook, Twitter, etc. och be om kommentarer om vad du jobbar med. Vilket bra sätt att få feedback! Människor kan använda funktionen Infoga kommentarer för att ge dig all den feedback du vill ha. Se bara till att du har en säkerhetskopia om någon ändrar dokumentet igen. Reklam

Hushållning

Slutligen, för att hålla röran nere, använd samlingar för att hålla enskilda objekt från att blockera din hemsida i Google Dokument. Markera de enskilda objekten och klicka sedan på Mer längst upp. Välj Visa inte hemma för att dölja dem från din startsida. Du hittar fortfarande objekten i samlingarna och det håller din hemsida mycket hanterbar.

Enkel, snabb, fri

Använda Google Dokument på det sätt som jag har beskrivit uppfyller mina förutsättningar för ett verktyg för produktivitet i raden - enkelt, snabbt och billigt (gratis). Det är ett bra verktyg att ha i din verktygsväska. Jag ser bara användningen av Gmail och Google Docs växer.

Varför inte börja använda den och dra nytta av den ökade produktiviteten?

(Fotokredit: Electonic News på Internet via Shutterstock)