GTD Refresh, del 4 Komma sorterad

Förra veckan pratade jag om att slutligen få mina projekt i ordning. Det är förstås inte en engångs sak, men jag är inte helt redo att prata om processen att föra nya projekt till mina listor ännu, oavsett om det är “i farten” eller som en del av min veckovisa recension.

Men att få tag på mina projekt, både stora (det finns ett bokförslag jag vill skriva) och små (jag behöver hitta en anständig tandläkare) är en tvåstegs process. Det första är vad jag beskrev förra veckan: Identifiera alla mina aktiva projekt och få några nästa åtgärd tilldelad till var och en av dem. Den andra delen av processen är att ställa mig upp till faktiskt do dem. Reklam

I vissa fall kan jag självklart bara räkna ut vad som behöver göra och gå vidare och göra det. Men för de större projekten behöver jag material, och det betyder filer.

Att upprätthålla filer är ett svagt område för mig, inte för att jag, precis som någon annan fullblodig produktivitetsgeek, inte har en hälsosam, lustfull uppskattning av filmappar och min standardprodukt GTD label maker, men för att den är minst intressant och kusligaste delen av att göra någonting. Men jag är 1800 mil från hemmet - om jag kommer att få någonting gjort under denna 5-veckors vistelse, har jag inget utrymme för att glömma någonting avgörande, eller för att vara oorganiserad.

Jag kan inte tänka på något mindre intressant än att prata om att lägga papper i mappar (förutom kanske faktiskt sätta papper i mappar) och jag har skrivit om arkivering innan, så jag kommer inte in i mekaniken för allt här, förutom att säga att varje projekt får en mapp (eller ibland en hårdbunden anteckningsbok, om den kommer att utvecklas över en lång tid) och varje mapp är noggrant märkt. Medan ett projekt är aktivt, är jag försiktig med att hålla varje skrot papper relaterat till det - Jag skulle hellre ha lite extra rengöring att göra på ett projekt nära att hitta mig själv utan något som jag inte visste skulle vara viktigt längs linjen. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Vad jag vill prata om här är den ständiga kastanjen av personlig produktivitetslitteratur: papper vs. teknik.

Nu är jag en stor gammal nörd utan att komma runt det. Jag är den typ av kille som är sannolikt att ha näsan fast i sin Blackberry som inte, som fantaserar om nya hemnätverkskonfigurationer (jag har två gamla datorer under mitt köksbord som väntar på att bli repurposed ...), och som reser med inte en men två bärbara datorer. Jag älskar väldesignad programvara som gör ett jobb vackert och älskar sökbarheten och säkerheten att hålla viktig information i elektronisk form, helst säkerhetskopierad på flera ställen.

Som sagt, jag är så långt från papperslös som möjligt. Mitt produktivitetssystem, verkligen mitt kontor som helhet, är “pappers fullständig”. För alla argument mot det - och tro mig, smärtar miljöpåverkan mig, även om jag försöker använda återvunnet papper när jag kan få det - jag tycker att papper är viktigt. Inget papper, ingen produktivitet. Reklam

För en sak är jag en författare. Och medan jag är ganska bekväm att låta ord flöda från mina fingrar genom tangentbordet till skärmen, kan jag inte redigera på så sätt. Jag är inte bara bekväm nog med skärmen att läsa under vilken tid som helst och speciellt inte att göra den typ av finaktiga omtanke involverade i en revision för publicering.

Men det är bara för att skriva. Min preferens för papper går långt utöver att bara redigera och revidera. Och här är där, jag hoppas det blir intressant för GTD'ers överallt.

Det är något väldigt fysisk om GTD, eller kanske om att arbeta i allmänhet. Något som handlar om att skriva saker med penna eller penna på aktuellt papper, om att hålla saker i dina händer, som fungerar som en utlösare för handling. E-mail, Evernote-anteckningar, uppgifter på nätet Todo listor - Jag tycker att det är alltför lätt att rulla igenom dem, att titta på dem och tänka på “ja det är något som måste göras” och inte faktiskt do Det. Reklam

Men papper, något jag håller i mina händer, något jag fysiskt manipulerar ... Det är som om fysiskt interagerar med mitt arbete på ett väsentligt sätt utlöser den djurdelen av mig som känner att solen rör sig över himlen och vet att Arbetet måste ske, och om inte nu, blir det för sent.

Så medan jag använder alla typer av virtuella tekniska verktyg för att få saker gjorda, slutar de flesta saker till en pappersfil - en fin, tung filmapp fylld med papper. Jag köper dekorativa filmappar av två anledningar: a) De tenderar att vara gjorda av starkare lager än vanliga mappar, så att de håller sig bättre, och b) de skiljer sig lätt från varandra, vilket gör mitt jobb bara så lite lättare att komma till.

När jag är redo att gå till jobbet kommer mappen ut, innehållet skannas, och på något sätt, nästan som om jag är magisk, kommer jag ner till jobbet. Och saker blir färdiga.