Hur många gånger om dagen ska du kolla din e-post?

I mitt senaste inlägg pratade jag om sex av de vanligaste arbetsvanorna som saboterar din produktivitet. Den första gärningsmannen på min lista var hur ofta du kollade din e-postadress. När jag skrev min senaste artikel hittade jag att det fanns massor av information om det ämnet, och det var verkligen förtjänt av sin egen dedikerade artikel.

När det gäller vårt arbetsmail ser vi de flesta som en boll och en kedja. Vi har ständigt kontrollerat det, eller riskerar vredet hos chefer och medarbetare som försöker kommunicera med oss. Om vi ​​inte svarar på ett mail inom 5 minuter, ses vi som lat eller ofruktsamma.

Men enligt vissa experter är det faktiskt en stor faktor att kontrollera ditt mail för ofta, vilket kan bidra till minskad produktivitet. Om du är en av dem “varje gång min telefon dings måste jag kontrollera min email omedelbart” typ av människor, läs vidare för att upptäcka varför du kanske har blivit din egen värsta fiende. Reklam

Hur ofta är det normalt?

Så hur ofta kontrollerar den genomsnittliga personen sina mail på en viss dag? Det är svårt att spåra tillförlitlig statistik. Enligt en enkät undersökte omkring 40% av dem att de trodde att de kontrollerade deras e-post mellan 6 och 20 gånger per dag. Det är självklart svårt att säga hur exakt en person är när man mäter sina egna e-postvanor.

En annan undersökning säger att 56,4% av personerna bara kontrollerar deras email mellan 0-5 gånger per dag. Den studien är dock från och med 2009, och förmodligen ganska daterad.

“Kontrollera aldrig din e-post på morgonen”

Oprahs favoritorganisationsexpert är en kvinna som heter Julie Morgenstern, författare till “Kontrollera aldrig e-post på morgonen.” Gissa vad hon rekommenderar?

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Enligt Morgenstern kontrollerar du din första e-post när du kommer in på kontoret varje morgon är problematisk eftersom det kan vara en falsk känsla av prestation. Du svarar på 40 e-postmeddelanden, och du känner att du har gjort mycket arbete, men i verkligheten har du förmodligen fortfarande högar av pappersarbete, möten och telefonsamtal. Att svara på e-post är viktigt för ditt arbete, men det är inte alltid något som aktivt gör pengar för dig eller ditt företag. Reklam

Produktivitetsexpert Sid Savara håller också med Morgenstern. “När det gäller e-post är okunnighet lycka till. Därför om du har något viktigt du vill göra framsteg, har jag dessa fyra ord för dig: Kontrollera inte din e-postadress. Så snart du står upp jobba du på något viktigt i 30-45 minuter, och först då kontrollera det. Om du kan stå på det, vänta ännu längre. Vissa dagar kontrollerar jag inte e-post alls förrän efter lunch ... Alla nya uppgifter du får kan få dig att bli distraherad. Jag kan inte styra allt, men jag kan styra min egen självtillverkning.”

24-timmarsmetoden

Andra människor hävdar att i stället för att kontrollera dina e-postmeddelanden börjar senare på dagen, bör du bara kolla dem en gång per dag, på morgonen. Bland medlemmarna i detta läger är produktivitetsexperten Elizabeth Grace Saunders. Hon rensar generellt ut sin inkorg under de första 1-2 timmarna av hennes dag och formulerar hennes spelplan för resten av dagen efter det. Efter det ser hon inte allmänt på hennes mail igen för resten av dagen, så att hon helt kan fokusera på affärsutveckling och klientprojekt.

Detta är svårare, naturligtvis, om du är längst ner i livsmedelskedjan hos ditt företag. Men om du är i högre ledning eller om du är egenföretagare kan inställningen av denna rutin vara ett bra sätt att öka produktiviteten.

När du är i tvivel, kolla diagrammet

Scott Scheper kontrollerar sitt mail två gånger om dagen och har skapat ett praktiskt flödesschema för att hjälpa dig att blåsa igenom alla olästa meddelanden i din inkorg. Reklam

Varje gång du öppnar ett nytt e-postmeddelande, fråga dig själv 3 grundläggande frågor:
1. Är detta relevant?
2. Kan jag lösa detta??
3. Kommer det ta mindre än 2 minuter att ta itu med det här?

Genom att följa sitt praktiska flödesdiagram utvecklar du ett nytt sätt att byta genom din inkorg mer effektivt.

5 En dag

Och bara om du inte hade tillräckligt med motstridiga expertutlåtanden, så här är en mer. Rod Kurtz of Business Week hävdar att du borde kontrollera din arbetspost fem gånger per dag. Reklam

“Kontrollera din inkorg bara fem gånger dagligen - första sak på morgonen, mitt på morgonen, efter lunch, mid-afternoon och slutet av dagen. Eller ännu mindre om du är kapabel. Det här fungerar när du stänger av den automatiska sändnings- / mottagningsfunktionen, så att du kan ta upp till två timmar att fokusera på ditt arbete, snarare än att ständigt avbrytas. Det fungerar när du grupperar sorteringen av ditt e-postmeddelande, vilket gör dig mer produktiv och effektiv när du hanterar den.”

Slutsats

Det finns en skillnad mellan att vara upptagen och vara produktiv. Se till att du planerar din e-posttid på ett sådant sätt att du undviker att förvirra de två. Om du närmar dig din e-post med rätt inställning kan du öka produktiviteten med språng.

I ord av Scott Scheper, “En dag fylld med att skjuta brisen med anställda, svara på frågor, stirra på e-post, kolla sociala nätverk och chatta med kollegor gör dig inte rik. Det kommer att göra dig upptagen.”

Vad är din dagliga e-postrutin? Planerar du att prova någon av dessa tips? Låt oss veta i kommentarerna nedan!