Hur inte att införa produktivitetssystem på andra

Min älsklingsasyster besökte mig i helgen och tog med sig en stack läxor som jag tyckte var otroligt: ​​hon är junior i gymnasiet och hennes arbetslista hade något för varje klass - och projekt i de flesta. Hon håller reda på det i en planerare som har så små utrymmen för inspelning av möten eller uppgifter som jag trodde att mina ögon skulle falla ut ur mitt huvud från att skrika så hårt.

Så gjorde jag vad någon bra storasyster intresserad av produktivitet skulle göra: Jag erbjöd mig att sätta upp henne med något lite lättare att använda. Ingenting fancy, förstås: Jag tänkte på att introducera henne att komma ihåg mjölken. Jag gillar RTM av många anledningar, även om jag vet att många andra har sina preferenser - det faktum att jag kan använda plugin för att integrera RTM med både Google Kalender och GMail gör mycket för min produktivitet.

Min systers svar? Ett omedelbart nr. Hon är beroende av papper, inte någon snygg online-gizmo. Hon fortsatte med att förklara att hon bara går online varje par dagar, oftast för att kontrollera hennes Hotmail-e-postkonto. Det var som en pil direkt i mitt Web 2.0-kärleksfulla hjärta. På något sätt överlevde jag och föreslog att kanske en ny planerare - en större - kanske skulle vara i ordning. Jag erbjöd till och med en resa till bokhandeln. Jag blev igen skjutit ner, med en hel lista av motargument: hon skulle behöva överföra allt över, hon är van vid denna planner och denna planerare var fri, medan en ny skulle kosta pengar. Reklam

Jag anser inte mig själv någon form av produktivitetsevangeliserare; Jag tror bara att hennes system skulle kunna förbättras, om bara för att skydda hennes syn. Det är hennes skolarbete: hon är mer än välkommen att organisera det men hon vill. Jag lyckades hålla mitt råd till en kort föreslagen läsningslista och göra sitt löfte att överväga den här helt nya internetfesten.

Läs Nästa

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Jag började tänka på andra situationer där en person kan tvingas att anta ett produktivitetssystem som bara platt ut fungerar inte för henne och hur man kanske arbetar runt det. Det har hänt mig förut, och jag tyckte verkligen inte om det. En av mina tidigare arbetsgivare krävde att våra kabinbärare skulle använda ett anpassat system baserat på Excel-kalkylblad som är tillgängliga över hela nätverket för att spåra inte bara våra pågående uppgifter utan våra tidskort, prestationer och en mängd andra uppgifter. Jag var den anställde som ständigt glömde att uppdatera kalkylbladen och var tvungen att påminnas var att kontrollera en viss information regelbundet. Det var inte fallet med att jag inte hade nödvändiga uppgifter - jag hade allt som min chef ville önska vid en viss tidpunkt - men jag översatte det inte mycket i företagets system. Vi lyckades äntligen gå in i ett arrangemang där jag använde mina egna metoder för att spåra mitt arbete och sedan fyllde i min kalkylblad en gång i veckan eller så. Reklam

Jag har hört massor av skräckhistorier om kalendrar, arbetslistor och andra införda tidspårnings- och produktivitetssystem (ett överraskande antal av dem inkluderar nödvändig användning av Outlook, ofta på sätt som den inte var avsedd att användas). De flesta verkar koka ner på det faktum att en arbetare ser produktivitetssystemet som att skapa timmar mer arbete än vad han annars skulle kunna möta. Ett dåligt tidsspårningssystem kan snabbt bli så mycket av en förvärring som en lönesamlingsskruv.

Jag har också hört gott om arbetsmiljöer: det var killen som skrev sig en liten bit mjukvara för att översätta mellan hans arbetsgivares uppgiftshanteringssystem och hans egen, tjejen som bara vägrade spela på ett system som inte gjorde jobbar inte för henne och killen som övertygade sin chef att ändra hela företaget för att passa hans behov. Det var varierande grad av framgång - flickan som inte skulle kneka under till hennes arbetsledare sålde snabbt på en ny arbetsplats. Reklam

Det verkar som det bästa vi kan göra med ett pålagt produktivitetssystem är att försöka vårt bästa för att få det att fungera för oss - och ofta kan vi inte göra mycket bättre än låtsas att finna det användbart. Min personliga erfarenhet visar att de flesta måste hitta sitt eget sätt att genomföra tidsstyrning - vare sig genom att anpassa GTD till sina liv eller skriva egen handbok. Det är en fråga om att veta vilken lösning som fungerar för din specifika situation. Ingen annan kommer att möta exakt samma tidshanteringsfrågor som du gör, vilket gör din personliga röra en nödvändighet när du implementerar någon form av produktivitetssystem.

För företag eller organisationer som vill skapa ett slags tidsstyrningssystem är det dock fortfarande hopp. Att ta med de personer som kommer att använda systemet i planeringen kan undvika en hel lista med vanliga problem: mikromanagement som stör arbetsplatsen, krav på registrering av minutia i systemets upptagningstid som kan användas bättre för projekt eller dåligt integrerade system som kräver tid att flytta mellan. Oavsett om du spårar produktivitet eller bara försöker göra det enklare för anställda att få sitt arbete gjort, kommer de anställda att vara det enda som kan berätta om ditt system kommer att hjälpa eller skada dem. Reklam

Och min syster? Jag lyckades övertyga henne om att prova GMail eftersom vi båda var överens om att hennes 2cute4words Hotmail-adress kanske inte skulle imponera på college admissions kontor.