Hur man gör en lista görbar i 6 steg

Inte konstigt att du är stressad. Dina dagar är mycket upptagna och även om du noggrant planerar dem, mängder jobbet bara krossa dig.

Du skylder det på din arbetslista.

Det verkar mycket genomförbart när du först tittar på det på morgonen, men när det är eftermiddag är mängden uppgifter långt ifrån minskande. Istället förblir det samma eller till och med ökar - oavsett hur svårt du arbetar.

Du undrar om det finns en väg ut ur den här situationen och jag är glad att säga att ja det finns det! Lösningarna kan låta enkelt, men du måste justera dina arbetsvanor lite och göra en lista som är genomförbar tills de fungerar.

Är din lista utom kontroll?

Här är saken: Du fortsätter att mata barnmonstret, så att det fortsätter att växa och växa. Och i stället för att döda monsteret medan det är en bebis, växer den till en stor proportioner och så blir det nästan omöjligt att eliminera.

Med andra ord fortsätter du att lägga till nya uppgifter i din lista hela dagen. Så oavsett hur bra du planerar dina uppgifter dagen innan saboterar du din egen produktivitet och framgång genom att göra det.

Dessutom slutför du aldrig de ursprungliga uppgifterna du planerade eftersom du distraheras. I stället fokuserar du på de senaste uppgifterna på listan, men tyvärr är de inte de du borde göra. Reklam

I slutet av dagen känner du brist på prestation. Detta är ett direkt resultat av att inte få alla de uppgifter som du har planerat. Denna känsla gör inte ditt självförtroende något bra. När du känner att du inte lyckades slutföra alla uppgifter ser du dig själv som en förlorare.

Du försöker göra för mycket

Så vad orsakar dessa negativa känslor - även om du arbetar hårt?

Tja, jag skulle säga att det finns fyra skäl:

• Brist på kontroll
• Brist på fokus
• Brist på prioritet
• Rädd att säga “Nej”

Låt oss förklara var och en av dem mer i detalj.

För det första saknas kontroll - du kontrollerar inte vad som kommer in i listan och när. Detta gör i sin tur en lista som fortsätter växa och växa - istället för att krympa.

Och när du låter detta hända, är det inte konstigt att du börjar visa tecken på att brinna ut - även om klockan bara passerade middagstid.

Då är det brist på fokus. Detta händer när du inte är tillräckligt engagerad för att slutföra de ursprungliga uppgifterna på din lista. Istället lät du nya uppgifter distrahera dig. Reklam

Plötsligt börjar du arbeta med några nya, oplanerade uppgifter, medan du försummar de som du ska fokusera på. Prioritering av dina nuvarande uppgifter behöver förbättras, så att distraktionen kan förhindras i framtiden.

Slutligen har du inte modet att säga till den andra personen att du inte kan acceptera nya uppdrag till din lista idag.

Detta händer till exempel på din arbetsplats, när chefen går till din båt och ber dig att göra något så snart som möjligt. Så i stället för att avsluta den uppgift du gör i det ögonblicket, förväntas du göra den här nya uppgiften direkt.

Eftersom du vill vara en bra medarbetare, befinner du dig själv att prioritera ditt arbete eftersom din chef frågade dig.

Som du kan se finns det många sätt att mata barnmonsteret (din arbetslista på morgonen). Sedan du fortsätter att göra det, blir listan (eller monsteret) växande och växer, det blir dig överväldigad och stressad.

Men jag ska berätta för dig två olika strategier för att hantera den överflödande uppgiftslistan.

Är du redo? Reklam

Gör det imorgon och stäng listan

Tillbaka 2008 läste jag en bra bok kallad: “Gör det imorgon och andra hemligheter av Time Management” av Mark Forster.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

I den boken presenterades här två lösningar för att förbättra produktiviteten. Med dessa lösningar kan du göra din arbetslista mer hanterbar, så du skär ner din stress samtidigt som du gör det.

Först talade han om att stänga listan.

Vad han menade var att istället för att lägga till uppgifter i din lista hela dagen borde du sluta göra så och göra din lista till en stängd. Och hur du gör det är att rita en rad under listens sista uppgift.

När du stänger listan, gör du ett avtal med dig själv: Du bestämmer dig för att inte lägga till några nya uppgifter under dagen. Så här blir listan mer hanterbar och storleken minskar när dagen går förbi - inte förblir densamma eller ökande.

För det andra var hans råd att skjuta upp utförandet av uppgifter lite. Vad det här betyder är att när någon ber dig göra något, försöker du inte göra det samma dag. I stället låt personen veta att du gör uppgiften imorgon.

Även om det här kan låta som förhalande, är det i själva verket inte det. Reklam

Det handlar om att respektera din nuvarande arbetslista och ge sina uppgifter tillräckligt fokus och prioritet. På så vis kan du få de uppgifterna som utförts och du också ser till att den andra personen och hans / hennes uppgifter får din fulla uppmärksamhet nästa dag - när du faktiskt gör uppgiften.

Nu finns det fall där du måste ta itu med uppgiften direkt, men i de flesta fall bör du skjuta upp uppgiften - till imorgon.

Steg-för-steg-planen för att göra en lista som är genomförbar (och döda barnmonstret)

Här är steg-för-steg-åtgärderna för att eliminera barnmon monster tills det växer för stort.

1. Planera en lista. Gör en uppgiftslista realistisk genom att ge den lite mer tänkt natten innan. I stället för att fylla det med dussintals uppgifter, försök att hitta de viktigaste som ska fokusera på.
2. Stäng det. Efter att du har skapat listan, rita linjen under den sista uppgiften. Detta markerar listan som en sluten. Nya uppgifter ska inte läggas till i listan under dagen.
3. Skydda listan från distraktion. Fokusera på att avsluta dina planerade uppgifter i slutet av dagen. När du har stängt listan kan du vara lugn och veta att antalet uppgifter minskar. Du ger också din fulla uppmärksamhet åt dagens uppgifter och inget annat.
4. Flytta de oavslutade uppgifterna. Om du inte kan slutföra alla uppgifter på en viss dag, flytta de oavslutade till nästa dag. Det är också värt att analysera varför du inte utförde uppgifterna så att du kan undvika liknande saker som händer i framtiden.
5. Inga nya uppdrag. Det är viktigt att hantera andra människor på rätt sätt. När någon kommer till dig och ber dig göra något nu, låt honom / hon veta att du gör uppgiften - men bara imorgon. På detta sätt skyddar du din tid och din arbetslista så gott som möjligt.
6. Hantera nödsituationerna. Naturligtvis kan det finnas nödsituationer som måste tas om hand om genast. Dessa nödsituationer är undantag och du bör definitivt ta hand om dem genast. När nödsituationen är hanterad kan du återvända till den ursprungliga planen och fortsätta att utföra uppgifterna om möjligt.

Det är väldigt enkelt att fortsätta lägga till nya uppgifter på din lista under dagen.

Tyvärr, även om det här kan vara en mycket övertygande sak att göra, gör det dig också mer överväldigad.

Därför är det viktigt att fokusera på din dagliga arbetslista genom att stänga den och skjuta upp eventuella förfrågningar från andra människor till imorgon.

På så sätt kan du hålla din lista hanterbar och du kan undvika frustrationen när du inte får allt ditt arbete.

Över till dig: Hur ser du till att din uppgiftslista inte växer under dagen? Försöker du en app som Listible för att skapa en lista som du vill ha digitalt eller håller du med en pappers- och penna metod? Låt mig veta i kommentarerna nedan.

Utvalda fotokredit: Vacker blond tjej som skriver via Shutterstock