Hur man använder en dagslista för att göra 2008 ditt bästa år någonsin

Åh, den ödmjuka todo-listan. Med alla högteknologiska, whiz-bang produktivitetsapplikationer, mobila prylar, kontorsverktyg och äkta Corinthian läder dagplanners där ute för att spendera våra pengar och uppmärksamhet på, i slutändan kan det enskilt mest produktiva verktyget vi använder sig av en lista över skit vi behöver göra. Titta under kåpan i något GTD-app eller produktivitetssystem, och motorn som driver dem alla är todo-listan - oavsett om det är organiserat efter datum, prioritet, projekt eller bara efter när du tänkt på det.

Som nästan varje produktivitetsguru säger, någonstans nära framsidan av var och en av sina böcker, Den främsta anledningen till att de flesta misslyckas, blir överväldigade eller kör sig till kardiologen med oro och stress är att de inte har ett bra grepp om vad de behöver göra. Så vaknar de i mitten av natten (om de kan sova alls) i panik över huruvida de gjorde allt som behövdes för att göra den dagen, eller de ser över högarna av röran runt dem och undrar hur de någonsin kommer nå botten.

När de bara är på väg mot sin brytpunkt når de till en kudde och penna och börjar skriva upp en todo lista. De skriver ner allt de kan tänka sig, klistra upp den bredvid sin dator eller skjuta den i fickan, arbeta genom sin lista, känna en kortvarig känsla av lättnad och återgå till sitt vanliga tillstånd att bli överväldigad tills nästa gång de når deras brytpunkt. Reklam

Denna cykel av ineffektivitet och ineffektivitet är galen och dum - och det är de flesta människors liv. Det är därför som bryter den cykeln är den första verksamheten i nästan alla system som syftar till att hjälpa människor att bli mer produktiva, vare sig de är i sitt arbete, deras kreativa liv, deras familjeliv eller bara i allmänhet.

Nyckeln till en effektiv listlista är inte själva listan, hur den är organiserad och hanterad, men vana att använda, lägga till och granska listan. Människor som gör sporadiska listor bara när de är nästan helt överväldigade tenderar att göra ett bra jobb att skriva upp sina listor och arbeta genom dem - och de är vanligtvis mycket produktiva under den tid de jobbar genom sin lista. Med andra ord känner de till värde av todo listor, och till och med mer eller mindre hur man skapar dem, men inte hur man sprider det värdet i hela sitt dagliga liv.

Precis som någon vana, tar det dags att använda en todo-lista för att fastställa till den punkt där den är automatisk. Så Den första affärsordningen är att lägga din todo lista någonstans påträngande. Räkna inte med viljestyrka, logik, stolthet eller tur att hjälpa dig att hålla koll på. Sätt din lista i ditt ansikte, varje ögonblick i varje dag, så att du ha att hantera det på något sätt. Till exempel:

• Håll en anteckningsbok i din bakficka, där du känner det varje gång du sätter dig ner.
• Gummiband en anteckningsbok eller en stapel indexkort till din plånbok eller brevlådan, så du måste ta bort det varje gång du når för pengar, ett kreditkort, ditt ID, visitkort eller vad som helst du håller i din plånbok.
• Använd en online todo lista som Remember the Milk, Tada, Toodledo eller Todoist och ställ den som din hemsida.
• Bädda in din online-todo-lista på skrivbordet (se instruktionerna för XP här [flash video], det går inte att göra det i Vista)
• Installera en separat webbläsare med din todo-lista som sin hemsida och ställ in den för att öppna automatiskt när du startar datorn. Stäng aldrig det och använd aldrig det för något annat. Så om du regelbundet använder Firefox, använd IE eller Opera eller Safari för din todo-lista och håll den igång när du är på din dator.
• Använd ett påminnelsessystem (om det är inbyggt i din online-todo list-tjänst eller använd en tjänst som Sandy eller använd en skrivbordstimer eller ställ in ett alarm på din smartphone) för att ge dig timmars påminnelser för att kontrollera din lista.
• Placera din papperslista på ditt skrivbord framför dig med en penna eller penna medan du arbetar.
• Använd en gadget eller widget för sidopar i Windows Vista, Google Desktop eller annan programvara för skrivbords widget. Ställ det för att alltid vara på toppen.

Du behöver inte alltid påminnas om att använda din lista. så småningom blir det en vanlig del av din dagliga rutin. Men För den första månaden eller så, sätt din förteckning upp så att den faktiskt stör ditt arbete och tvinga dig att uppmärksamma det. Du kan tappa lite tid, men den totala produktivitetsökningen kommer mer än att kompensera för det. Reklam

Läs Nästa

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Hur att vara lycklig ensam och njut av livet

Så nu när din todo-lista har din uppmärksamhet, vad ska du göra med det?

Kort svar: Skriv ner allt du behöver göra. Upprepa. För resten av livet.

Lite längre svar: Lägg till varje uppgift, oavsett hur liten, till din lista, just nu när du tänker på det. Bryta stora uppgifter i diskreta, genomförbara bitar - det vill säga, lägg inte till “Styra världen” till din todo lista, lägg till “Ring Bob för att diskutera 3: e kvartalet skattestimat.” Om du behöver få Bobs telefonnummer innan du kan göra det skriver du “Slå upp Bobs telefonnummer” och skriv ner det bredvid “Ring Bob ... ”. När du avslutar uppgifter, kryssa dem av din lista; När du tänker på nya, lägg till dem. Fortsätt göra det.

Fullständigt svar: Använd din lista som ett centralt förvar för alla uppgifter, tankar och planer du behöver göra i livet. Använd kategorier för att organisera din lista och behålla dig på målet. Bryt komplexa uppgifter till små, realistiska steg och använd dina listor för att planera de steg du behöver ta för att nå dina mål. Granska listan i några minuter varje dag, lägg till nya uppgifter och ta bort gamla och markera de 3 eller 4 viktigaste uppgifterna du behöver slutföra för att överväga din dag som du har spenderat. Varje vecka eller så gör en mer djupgående granskning, planera nya projekt, överväga alla aspekter av ditt liv och vad du behöver göra i var och en för att göra ditt liv fylligare, rikare och mer framgångsrikt. Reklam

• Använd din lista som ett centralt förråd: Använd din lista inte bara för de uppgifter du måste arbeta med omedelbart, men för planering, inspelning av slumpmässiga tankar för senare övervägande och registrering av dina mål. Jag har delat min Moleskine med hjälp av Post-It-flikdelare i fyra sektioner: Framsidan är för omedelbara uppgifter. En mittparti på några sidor är för böcker och musik jag har hört talas om och vill titta på, en längre mellansektion är för att lista ut alla projekt jag jobbar med och köttar ut dem, och det sista är för anteckningar och tankar. Men jag befinner mig med hjälp av det sista avsnittet mindre och mindre ofta - i stället har jag börjat lägga anteckningar direkt i min todo-lista med förordet “T / A” (“tänka på”). Jag använder också min lista för att spela in saker jag väntar på, om det är ett paket jag beställt, en bit av information som jag har begärt från någon, en bankdeposition eller vad som helst; Jag använder förordet “W / F” (“väntar på”) och sätta det datum jag lagt till i parentes i slutet, så här:
  

  [] W / F: Svar från Barbara om ny sjukförsäkring självrisk (12/17)

  När jag granskar min lista vet jag hur länge jag väntat - om jag tycker att det har varit för länge lägger jag till en uppföljning till min todo-lista, så här:

  [] Ring Barbara om begärd information om ny sjukförsäkring självrisk

  Slutligen, om en uppgift är relaterad till ett specifikt projekt, till exempel en artikel jag jobbar med, lägger jag till “för [projekt]” till slutet av uppgiften, så här:

  [] Slå upp bok av Ruth Behar för Sex och Gender artikel

• Använd kategorier: Jag hittade att använda kategorier i en papperslista för att vara ett slöseri med ansträngning (även om de taggar jag använde ovan är en slags kategorisering, antar jag). Men jag har nyligen börjat använda en online todo listhanterare och de goda gör kategorisering mycket mer sömlös. Människor som följer David Allens GTD-system använder kontext för sina listor, kategoriserar uppgifter av platsen eller tillfälle där de kan göras. Så till exempel kan de ha en “@telefon” kategori, listar allt de kan göra i telefon, så när de har ett lugnt ögonblick när de kan använda telefonen kan de fokusera på att arbeta men alla sina samtal samtidigt. Konverteringar fungerar inte riktigt för mig; I stället kategoriseras mina listor enligt projekt, och jag spärrar tid i mitt schema för varje projekt och arbetar genom listan för varje. Jag tycker att tankegången jag kommer in när jag jobbar med en uppgift från ett visst projekt hjälper mig att bygga upp fart för att arbeta genom andra relaterade uppgifter, även om de är olika i naturen - det vill säga, jag skulle hellre ringa om något projekt och sedan skriva upp en rapport för smae-projektet än ringa ett projekt om ett projekt och sedan göra ett annat om ett annat projekt.
• Bryta projekt i små, diskreta uppgifter: När vi tittar på vår todo-lista behöver vi se tydliga instruktioner om vad vi ska göra nästa. Om du måste fråga “hur gör jag det” Om en uppgift, har du inte brutit ner den tillräckligt. Som en allmän regel vill du minska allt till aktivitetsnivån strax ovanför det instinktiva - det vill säga om du behöver skriva något, kommer du mer eller mindre instinktivt att nå en penna och papper, sitta ner och ta av penna keps, och antar en skriftlig grepp; allt bortom det borde vara en separat uppgift.
• Viktiga uppgifter (MIT): Granska din lista först på morgonen, eller senast på kvällen, och markera några saker du absolut måste få gjort, eller det kommer de flesta framsteg ett viktigt projekt, den kommande dagen. Du kan använda en highlighter, flytta dem till toppen av listan, markera dem “hög prioritet” i din uppgiftshanteringsprogramvara spelar det ingen roll så länge du vet att de är dina MIT. Gör dessa saker först. Om du inte gör något annat på dagen, slutar du ändå dagen med att ha uppnått något viktigt.
• Veckans recension: Mina recensioner är inte precis veckovis; I stället tenderar jag att göra en på var 4: e eller 5-dagars dag, men vilken frekvens du väljer väljer du en oavbruten tid på ett mer eller mindre regelbundet schema för att titta över dina listor och tänka på “större bild”. Tänk på vad du vill uppnå i nästa vecka, överväga dina övergripande mål i livet och om det finns något nytt du kan göra för att röra sig mot dessa mål, skriv upp detaljerade planer för var och en av dina projekt, se till att din “väntar på” objekt är alla stängda, tänker egentligen på alla dina “tänka på” objekt, och så vidare.

Det tar inte mycket tid eller ansträngning att behålla en bra listlista. Vad det gör är en liten tanke, så att när du kommer tillbaka till din lista är det tydligt vad du behöver göra och hur det passar in i ditt övergripande liv. När du väl har utvecklat vanan med att använda en todo-lista blir det nästan lätt, som att gå eller prata - något du bara do.

Ta lite tid i år för att komma in i den vanan och börja använda din tid och energi för att röra sig mot dina mål istället för att bränna upp det och försöker desperat att bara stanna där du är. Kom igång nu och gör 2008 till ditt bästa år någonsin - fram till 2009!