Hur man skriver ett formellt brev

De flesta dagliga skrivelser är lediga. Tweets, Facebook-uppdateringar, semesterkort, vänliga e-postmeddelanden - dessa har sin egen enkla etikett, och vi spenderar inte mycket tid på att tänka på dem innan vi slickar det stämpeln eller slår sänd.

Ibland kräver anledningen till något mer formellt. Oavsett om det är ett brev till din politiska representant om ett viktigt ämne, ett brev till en potentiell chef eller ett brev till företagets förslag, behöver dessa lite mer omsorg om du ska tas på allvar. Som advokat skriver jag många formella brev varje vecka, och det finns en konst att göra det bra. Här är några punkter att komma ihåg när du skriver ditt eget formella brev, oavsett om det kommer att gå via mail eller via cyberspace. Reklam

1. Förstå ditt syfte.

Varför skriver du? Vad vill du ha läsaren till do efter att du läst ditt brev? Vill du ändra hennes sinne eller övertyga honom att vidta en specifik åtgärd? Söker du förlåtelse? Menar du att klaga på dålig service eller en felaktig produkt? Försöker du bli anställd? Vad är det “fråga”?

När du väl vet det kan du - och borde - skära allt ut som inte tjänar det syftet.

2. Identifiera din publik.

Att känna din publik hjälper dig att välja ditt språk och rikta dina idéer mer exakt. Jag skriver annorlunda i ett brev till en annan advokat än jag gör när adressaten är en advokat verkställande eller till och med en äldre “pro bono” klient. I en skrivelse till redaktören är din verkliga publik publikens läsare-vem är de? (Tänk på att de flesta tidningar skrivs på en 8^th eller 9^th läsnivå.) Använd inte jargong som din läsare inte förstår. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

3. Håll det kort.

De flesta av oss uthärdar en konstant översvämning av skriftlig kommunikation, och vi har en begränsad tid att spendera på att läsa den. Du har därför en bättre chans att läsas om du håller ditt brev till en sida. Ett flersidigt brev med långa stycken och komplexa meningar utseende överväldigande. Den upptagna läsaren kommer att bli frestad att ställa den åt sidan för när hon har mer tid - och hon kan aldrig komma runt för att plocka upp den igen. Använd korta stycken, korta meningar, korta ord.

4. Använd enkelt språk.

Det är författarens jobb att förstå. Även om din publik är högutbildad borde du undvika stora ord och långa, komplexa meningar. Människor är inte dumma; de är upptagna Gör vårt jobb enklare, och vi är mer benägna att ge ditt brev den uppmärksamhet det förtjänar. Formellt skrivande kräver inte att man använder stora ord. Försök inte låta sofistikerade; försök att vara tydlig. Använda sig av “fråga” istället för “begäran.” Säga “köpa” istället för “inköp.” Istället för “bifogas härmed,” bara säg, “Jag har bifogat” eller “Här är… ”

5. Led med den viktigaste punkten.

Som journalister säger, begrava inte din ledning. Hitta ett sätt att öppna med den idé eller information som du vill ha din läsare att fokusera eller agera på. Den första stycket kan vara den enda han läser, så göm inte “fråga” i sista stycket. Reklam

6. Följ reglerna.

Det finns regler för att formatera ett företagsbrev. Du ignorerar dem vid din fara.

7. Proofread. Försök sedan igen.

Oavsett hur grammatiskt begåvad du är, kan fel och stavar krypa in. När du tror att du är färdig med att skriva, läs din bit långsamt och uppmärksamt och titta på de typsnitt som finns. Lita inte på stavningskontroll. Om möjligt, skriv ut en kopia av ditt brev och läs det högt - med en penna i handen, markera de typsnitt, besvärliga meningar, förvirrande linjer. Om det är väldigt viktigt, läs någon annan och meddela om du har missat något.

8. Låt det svalna innan du skickar.

Speciellt om du skriver för att övertyga eller klaga, är du förmodligen motiverad av några ganska starka känslor. Skriv absolut ditt första utkast i passionens vita hetta värme. Uttrycka dina känslor. Hämta allt på papper. Men sen ... innan du skriver ut och skriver, eller slår skicka, gå bort en stund. Gå gör något annat. Låt den värmen av passion kyla. Kom tillbaka och läs igen vad du har skrivit. Är det rättvist? Är det smart? Är det sant? Är det snällt? Skulle du ångra att ha det läst på tv, framför din chef och din mormor? Gör de ändringar som verkar lämpliga efter att dina känslor har avgjort. Reklam

Då, och bara då, träffa skicka.

Vad har jag saknat? Vad är din klibbiga kommunikationsutmaning? Dina frågor och förslag är inbjudna.

(Fotokredit: Signatur via Shutterstock)