Löst att gå papperslös men vill göra det på smart sätt? I den här artikeln kommer vi att täcka 4 stora misstag du kan göra i din strävan att gå papperslös.

Misstag att undvika när du går papperslös

Misstag # 1 - Stoppar inte flödet av papper till dig

• Har du fortfarande pappersmagasiner? Avbryt dessa prenumerationer nu: hur ofta sitter de bara och häller upp innan du får chansen att läsa dem?
  • Om du älskar dina tidningar och behöver ett digitalt alternativ, kan du prova appen Next Issue.
• Registrera dig för papperslös fakturering och förhindra att massor av papper skickas till din brevlåda.
• Avsluta prenumerationen från oönskade mailings på ett enkelt sätt: använd en app som Paper Karma för att ta en bild av till och från adresser på utskick och de tar hand om resten.

Misstag # 2 - Låt papper stapla upp

För att vara framgångsrik när du går papperslös måste du stoppa papper från att hoppa runt dig. Reklam

• Hantera papper när du tar det in i huset:
  • Återvinna eller slänga mail eller meddela att du inte behöver. Var noga med att använda Paper Karma för att stoppa nästa objekt från det företaget, även om det visas på din dörr.
  • Utpeka en plats för allt papper som behöver hanteras, t.ex. Om du har en faktura som du måste betala, kan du lägga den till ett visst fack för räkningar.
    • Glöm inte att registrera dig för papperslös fakturering för eventuella återkommande räkningar.
  • Alla papper som måste arkiveras ska skannas omedelbart och sedan strimlas eller återvinnas.
  • Om du behöver behålla originalet av någon anledning, skanna först och sedan filen på en säker plats.
    • Jag brukar hålla kvitton som kan behövas för avkastning i en fil för det aktuella skatteåret.
    • Små objekt kvitton krympas efter ett par månader, om inte behövs för skattemässiga ändamål.
    • Stora biljettkvitton ska lämnas in tills du inte längre har föremålet.
• Fler företag och leverantörer tillåter nu papperslösa kvitton, vilket verkligen hjälper oss alla att gå papperslösa.
  • Vidarebefordra eventuella kvitton som du har till din Evernote kvitto mapp och tagga med datum, företag och objekt (om det är lämpligt).
• Be familj och vänner att skicka e-post eller e-kort i stället för papperskort. Kolla in AmericanGreetings.com eller Apps som Red Stamp för att skicka snygga digitalkort.

Misstag # 3 - Skannar felaktigt när man försöker gå papperslös

Jag känner en gentleman som tillbringade timmar och timmar som skannar alla sina dokument i sitt försök att gå papperslöst. Jag trodde att det var bra förrän hans fru berättade för detaljerna om hur han skannade dem. Vänligen upprepa inte dessa misstag i ditt papperslösa uppdrag: Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

• Skanna orelaterade dokument i en stor klump. Visst kan det göra skanning snabbare, men då har du stora PDF-filer av papper som inte är relaterade och kan inte arkiveras elektroniskt på ett meningsfullt sätt.
• Spara dina skannade dokument till någon gammal plats på hårddisken.
• Har inte ett system för att kunna hitta de dokument du skannar.

Den här gentlemanens hustru hade ingen aning om var man skulle hitta något han skannade. Hon sa att det var mycket svårare att hitta någonting och alltid var tvungen att be honom att försöka hitta ett dokument. Det fanns inga produktivitetsförbättringar som kom från detta projekt. Reklam

Undvik dessa skanningsfel genom att skanna som papper tillsammans och upprätthålla ett bra elektroniskt arkiveringssystem för att hitta dokument som du sparar. Jag använder Evernote för att uppnå sistnämnda, replikera mitt arkivsystem i Evernote via anteckningsböcker och taggar. Sökningen inom Evernote är exemplarisk och tillåter användaren att enkelt söka i ett dokument för de sökord som de behöver för att identifiera den. Särskilt användbart är Evernote Pro PDF-sökfunktionen, vilket är ett måste för alla som vill gå papperslösa.

Misstag # 4 Har inte ett Backup-system på plats

Oavsett om dina skannade dokument finns på hårddisken eller i molnet, var noga med att ha en säkerhetskopia. Jag rekommenderar minst en uppsättning lokalt och en i molnet.

Har du startat ditt papperslösa uppdrag ännu? Om så delar dina bästa tips för att gå papperslös i kommentarerna nedan. Låt oss också veta hur dessa tips hjälper dig på din resa.

Reklam