Mitt redundanta produktivitetssystem

Att säkerhetskopiera dina data är en viktig del av det digitala livet och skyddar dig från att förlora viktig information. Men när något går fel med ett av dina system kan det innebära att du måste sifta tusentals, till och med hundratusentals filer för varje projekt du är inblandad i.

Under de senaste månaderna har jag satt upp ett redundant produktivitetssystem. Medan jag ser till att mina data är säkerhetskopierade på alla traditionella sätt, är det ännu viktigare för mig att ha överflödiga operativsystem, vilket innebär att jag kan fortsätta jobba som om inget hände när reparationer pågår.

Till exempel, om min dator misslyckas och jag bara klonat mina data måste jag söka igenom biblioteksmappar för Firefox-bokmärken och adressbokskontakter. Medan du kan klona en startbar enhet om en hårddisk misslyckas, ibland systemfel som inte involverar hårddisken innebär att problemet är mer omfattande och att ladda upp klonen är omöjlig. Ditt moderkort dör är ett exempel på en sådan situation.

Min laptop har varit i en verkstad i fyra veckor och de är bara just nu “diagnostisera problemet” - men jag har inte haft några problem med arbetsflödesavbrott. Även om den här veckan kommer jag oftast att vara ute från hemmakontoret och behöver något mer kraftfullt än en PDA, men lika portabelt är ett fyra veckors fönster utan allvarliga kinks ganska bra att springa i mina böcker. Reklam

Det är ganska enkelt att konfigurera ett sådant system, men det är beroende av att ha olika bitar av hårdvara. Med det sagt, all min hårdvara är föråldrad och den fungerar fortfarande-det finns ingen anledning att ha det senaste och det bästa.

Hårdvara inställning

Jag klassificerar hårdvaran i det här systemet i två kategorier: styrsystem och lagringslösningar. Detta beror på att ett säkerhetskopieringssystem bara kräver att du har lagringslösningar, men att vara överflödig när system misslyckas, behöver du olika sätt att komma åt och manipulera dessa data.

Kontrollsystem

Jag har skrivbord (Mac mini), bärbar dator (iBook) och en PDA-telefon (O2 XDA II Mini som sällan har mottagning). Vissa människor kan få det att fungera med mer eller mindre, men det är tillräckligt med hårdvara för mig att fungera med redundans. Dina behov kommer generellt att skilja sig beroende på din arbetslinje. En filmredaktör behöver något mer avancerat och ditt behov av bärbarhet.

Jag använder skrivbordssystemet som navet. Det här är inte att säga det är där jag gör det mesta av mitt arbete, och faktiskt när min bärbara dator är i fungerande ordning spenderar jag det mesta av tiden. Men med tanke på dess större utbyggbarhet, generellt större lagringskapacitet och det faktum att du kan koppla en massa icke-bärbara kringutrustning till den, som stora externa enheter, ser jag till att mina data alltid är centrala och mest aktuella på skrivbordet. Min PDA synkroniseras med det, och det gör min bärbara dator också. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

En annan bra anledning att använda ett skrivbord som ditt centrala nav är att ju mer du bär något runt med dig, desto större är risken att du kommer att skada det. Skrivbordet stannar på ett ställe. De är vanligtvis också periferidrivna, så när ett tangentbord, en mus eller en skärm är problemet är det lättare att bara koppla in en annan. Min bärbar dator problem är att tangentbordets och energisystemet dödar tack vare kaffespill, vilket skulle ha varit lättare att komma runt hade det varit mitt skrivbordstangentbord som drack från koppen.

XDA har blivit lite tvivelaktigt, som de två senaste O2-produkterna jag ägde före den, så jag håller en gammal iPaq laddad med aktuell information och redo att gå i en nödsituation. Overkill? Säkert. Redundans är poängen trots allt.

Lagringslösningar

Medan jag säkerhetskopierar regelbundet är det långt ifrån perfekt säkerhetskopiering, för det mesta för att jag inte har pengar för att förlänga mina interna och externa hårddiskar till full kapacitet. Exempelvis blir OS X-systemmappar inte alltid säkerhetskopierade, men systemmappar i användarhierarkin är alltid. Jag gör mitt bästa för att hålla allt som är nödvändigt på så många platser som möjligt. Jag är en musiker och det här blir riktigt svårt med huvudinspelningar, vilket kan tugga upp utrymme som galet.

När det gäller hårdvara består mitt lokala lagringsutrymme av två externa hårddiskar - jag har en 320 GB bunden till skrivbordet ganska mycket hela tiden och en liten 20 GB som jag bär med mig. Att gå tillbaka till musikens sak (som jag är säker på att andra proffs som hanterar stora projektfiler sympatiserar), ibland 20GB kämpar med Pro Tools eller Logic Pro-sessioner, men när priset på 2,5” enheter kommer ner det kan vara värt att uppgradera. Jag är inte särskilt angelägen om att bära 3,5” 320GB enhet med strömförsörjning hela tiden! Reklam

Annan förvaring

Min egen maskinvara är bara en del av lagringssystemet. Jag använder Gmail (och Google Docs, i mindre utsträckning) som en säkerhetskopia för kritiska filer, och min gemensamma värdlösning för $ 6,99 per månad tar hand om ett brett spektrum av saker, både kritiska och icke-kritiska. Allt som kan laddas upp till molnet i anständiga mängder tid backas upp på det här sättet.

Cloud storage-system har täckt mig för de flesta saker under 100 megabyte.

programvara

Jag är en Mac-användare, så det finns några bra alternativ för att hålla den information som behövs för redundans säkerhetskopierad.

Två av dessa program kommer från Mark / Space, som gör en utmärkt PDA-synkroniseringsprogram som heter Missing Sync, och SyncTogether som synkroniserar information mellan Mac. Kontakter, kalendrar, bokmärken, postinställningar, anteckningar och liknande kan synkroniseras mellan maskiner som använder den här programvaran och annan information som dokument kan nås via externa enheter, Gmail, delade webbkonton och liknande. Reklam

En bra praxis är att Gmail eller FTP-dokument när du stänger dem, oavsett om de är ofullständiga eller fullständiga. Du kan skapa FTP-droppar med hjälp av programvara som Panic Transmit för att dra och släppa FTP-säkerhet helt utan smärta.

Mappsystem

En ovanlig bit av råd är att använda standardiserade mappstrukturer över dina datorer och externa enheter. I den grad av minimal störning kan du fortsätta arbeta med enheter som du vanligtvis inte använder utan att behöva anpassa sig till mycket varierande mappstrukturer.

Det här kommer att variera beroende på vilken typ av arbete du gör, men en balans mellan intuitiv (både så att du inte behöver tänka på navigering för mycket, så att du enkelt kan konfigurera den på nya enheter och maskiner) organiserad är viktig. Om du föredrar den ena eller den andra för mycket är det svårt att flytta mellan system.

Rådgivningen i denna artikel är ganska enkel, men jag är förvånad över antalet obsessiva backup-geeks som inte övar något liknande. Med det här systemet kan även min PDA-telefon fylla i för en dags arbete - medan det kanske inte är det mest effektiva sättet att arbeta, system misslyckas hela tiden och har ett obekvämt litet tangentbord och en stylus är mycket bättre än ingenting alls.

Om du har ett eget redundant system, eller förbättringar och förslag till min, meddela oss i kommentarerna.