Organisera dina dokument online

Om du är en som arbetar hemifrån och gillar saker som är tillgängliga under mobilen, har du redan ändrats till en e-postklient som Gmail och är på väg att skapa ett helt online-kontor.

Arkivering och organisering av pappersdokument är en syssla och tar upp utrymme så att du kanske kan digitalisera dem redan via din skanner. På så sätt behöver du inte skriva ut några dokument som du får online. även om du förmodligen kommer att hålla kopior av alla dina viktiga dokument någonstans.

Lägg dem ihop och du letar efter ett sätt att organisera dina dokument online. Här är tre sätt och hur de skiljer sig åt.

Box.net

En utmärkt online lagringslösning erbjuder Box.net 1 GB gratis med möjlighet att dela med andra Box.net-användare. Reklam

Det är en enkel och snygg app som gör det enkelt att ladda upp i bulk, dokument och andra filtyper, organisera i mappar och tagga filer. Box.nets sökning är utmärkt med sortering efter datum och storlek också tillgängligt.

Om du vill öka din lagring, till obegränsat gratis, och fortfarande ha tillgång till filer från en inloggning, här är hur du gör det.

• 1. Hitta en e-postklient som stöder att skicka e-postmeddelanden från olika konton, till exempel Gmail.
• 2. Skapa några nya e-postkonton och få dem tillgängliga via din huvudsakliga.
• 3. Skapa nya Box.net-konton med dessa e-postmeddelanden.
• 4. För varje konto, lägg till ditt huvudsakliga Box.net-konto till nätverket och Dela med sig mappen Upload from Email med den.
• 5. Skicka e-post till [email protected]

Om du skickar från ditt huvudmail kommer filerna att visas i mappen "Ladda upp från e-post" i ditt huvudsakliga Box.net-konto. Om du skickar från dina extra e-postkonton kommer de att gå till dina extra Box.net-konton, men vara Delad med ditt huvudkonto under uppdateringar flik.

Där kan du inte söka eller tagga filer, men du kan ladda ner eller lägga till dem på ditt konto.

Pros Reklam

• Bra gränssnitt
• Vilken filtyp som helst kan laddas upp
• Kan göra filer offentliga och visa på en offentlig sida, där RSS är tillgängligt
• Ladda upp från e-post
• Bädda in widgeten

Nackdelar

• Kan inte visa dokument i webbläsare
• Lagring i förhållande till antal tillgängliga e-postkonton [1 = 1gb]

Scribd.com

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Det här är en relativt ny tillägg till "YouTube för dokument" -scenen. Här kan du ladda upp dina dokument som om du vill ha en video eller ett fotografi på ett socialt nätverk. Att dela och hitta dokument är enkelt och enkelt.

Gränssnittet är lite klumpigt men du kan fortfarande märka allt för att hålla sakerna ordnade och funktionen Mina samlingar låter dig organisera saker vidare i mappar. Om du vill behålla vissa dokument bort från nyfikna ögon kan varje objekt bytas till Privat.

Med alla Scribds beta, ligger dess styrkor i kompatibilitet. Du kan ladda upp allt från Microsoft Word-dokument och PDF-filer till Excel och Powerpoint-filer. Reklam

När dokumentet är klart kan du ladda ner det som antingen en PDF, ett dokument, en textfil eller en MP3. Oavsett vilket format du laddar upp i, så länge det finns läslig text, är utmatningen bra. Och jag trodde OCR var död.
Varje fil kan ses i en attraktiv [och inbäddbar] Flashhållare där du kan bläddra, zooma och skriva ut dokumentet från.

Pros

• Instant filkonvertering - inklusive ljud
• Läs dokument i webbläsaren
• Hitta intressanta dokument från sociala nätverk
• Bädda in widgeten

Nackdelar

• Buggy och oattraktivt gränssnitt
• Att söka efter egna dokument kräver avancerade fält
• Endast dokumentera filtyper accepterade
• Kan inte ladda upp från e-post

Gmail + G-Drive

Vi nämnde tidigare att använda filter i Gmail för att organisera allt du laddat upp via Gmail Drive. Det fungerar bara för dokument. Reklam

• 1. Ladda ner Gmail Drive
• 2. Skapa och organisera mappar i Gmail-enheten på din dator
• 3. Skapa Gmail-filter med frågor som GMAILFS: / kontrakt / och GMAILFS: / kvitton / i fältet Ämne. Detta skapar etiketter i Gmail för att återspegla dina mappar.

Allt du lägger till i Gmail-enheten på din dator skickas till ditt Gmail-konto som ett e-postmeddelande. När specifika filter läggs till flyttas varje fil till motsvarande etikett / mapp i Gmail.

Pros

• Flytta dokument till mappar från din dator som normalt
• Nästan 3gig förvaring
• Vilken filtyp som helst kan laddas upp
• Nya filer [eller vanliga e-postmeddelanden] kan märkas i Gmail i ditt system
• Dela filer enkelt via e-post vidarebefordran
• Ladda upp via e-post
• Gmail-sökning
• Kan integrera dokument med kalender, Google Dokument etc.

Nackdelar

• Ingen inbyggd sub-label funktion
• Vid sökning krävs Label: fält för att utesluta sökmail

Så mycket som det kan alltid finnas dokument som du aldrig vill ha tillgängligt online, för säkerhetskopiering och tillgänglighet, är dessa alternativ inte halva dåliga. Vet något bättre?