Folk som hanterar sin tid, följ dessa 3 regler

Jag är säker på att du ständigt berättas att hantera din tid bättre, eftersom det ökar effektiviteten, sparar tid och minskar stress. Alla vet fördelarna med en bättre tidshantering, men hur många av oss kunde faktiskt göra det?

De flesta av oss gillar att förutse och inse att vi inte har mycket tid kvar, då tanken på att ha många oavslutade uppgifter spänner ut dig. Om du befinner dig i sista minuten, eller skickar din uppgift sent, behöver din tidshantering lite hjälp.

Innan jag berättar hur du kan hantera din tid bättre, behöver du veta vad det innebär att ha bra tidshantering.

Bra tidshantering fokuserar inte främst på kvantitet.

För de flesta människor är det dags att hantera din tid att göra mer gjort på kortare tid.

Säg att du har 20 saker att göra inom 10 timmar, och du avslutar alla uppgifter i tid. Ju fler saker du kan uppnå inom en begränsad tidsram, desto bättre är din tidshantering.

Utan tvekan avslutar du allt på din att göra-lista i tid, men är det det mest effektiva sättet att hantera din tid? Reklam

Det är mer effektivt att fokusera på kvalitet.

Tidshantering organiserar i grund och ordning hur mycket tid du spenderar på de aktuella uppgifterna. Att ha bättre tidshantering tar tid och skicklighet. Den mer effektiva tidsstyrningen fokuserar på att göra några saker med stor betydelse, vilket betyder kvalitet över kvantitet.

Fokusera på resultaten i stället för aktiviteterna. Det är bra att hålla reda på hur mycket du har gjort, men det är viktigare att bestämma vad du ska driva på hur mycket värde du kan lägga till.

När du inte känner dig stressad eller överbelastad när du flyttar från en uppgift till den andra, vet du att du har bättre tidshantering. Här är 3 sätt att förbättra dina tidshanteringsförmåga:

1. Prioritera dina uppgifter enligt deras betydelse och brådska

Innan du arbetar med uppgifterna på din uppgiftslista måste du veta vilka som är brådskande och viktiga. Det här är Eisenhowers princip.

• Viktig uppgifter leder dig att uppnå dina personliga mål; medan
• Brådskande aktiviteterna är omedelbara, med omedelbara konsekvenser är dessa uppgifter oftast förknippade med att nå någon annans mål.

Eisenhowers princip föreslår prioritering av uppgifter i fyra nivåer:

Reklam

1. Viktigt och brådskande: Dessa uppgifter ska behandlas FIRST. De är antingen oväntade problem eller de du har väntat till sista minuten att arbeta på. Du kan planera för att undvika att den senare händer, men för oplanerade överraskningar, lämna lite tid i ditt schema för att ge utrymme för buffring.
2. Viktigt men inte brådskande: Dessa aktiviteter är viktiga för att nå dina mål, så se till att ge dig gott om tid att jobba på.
3. Inte viktigt men brådskande: Det här är vägen för att blockera dig från att fullfölja dina egna uppgifter, och de är vanligtvis från andra. Var inte orolig att säga “Nej” eller delegera uppgifterna till någon annan. Men lämna några luckor öppna, om folk verkligen behöver din hjälp.
4. Inte viktigt och inte brådskande: Undvik alltid dessa uppgifter. De är helt enkelt distraheringar.

Huvudnyckeln för att bättre prioritera dina uppgifter är att lämna tidsåtgångar för att se till att du har tillräckligt med tid om något går fel.

2. Använd smart hävstång för att få mer

Det finns många tillvägagångssätt för en uppgift, och alla är effektiva, men för att verkligen utnyttja den minsta ansträngningen för de största avkastningarna, tillämpa begreppet hävstång för att slutföra din uppgift.

Ett av sätten att göra det mesta av allt är att hitta vanliga mönster i uppgifter och skapa ett arbetsflöde så att du kan smidigt fullborda alla uppgifter du behöver utan att tillbringa onödig extra tid och energi.

Säg att du måste skriva 3 artiklar om 10 timmar. Du dissekerar processerna för att skriva en artikel, som forskning, skrivning och korrekturläsning. Därefter utvecklar du ett arbetsflöde för att undvika att skriva medan du forskar, sedan går du tillbaka för att redigera din artikel.

Ett annat sätt är att hävda andras tid. Jag har nämnt att det finns “inte viktigt men brådskande”, och det här är de uppgifter du kan delegera för att underlätta dina bördor.

Här är fler förslag på hur du utnyttjar din tid. Reklam

3. Ge dig själv tidsbestämda sessioner och korta pauser

Ibland kan tillbrott för mycket tid på en enda uppgift faktiskt återfå. Lag om avtagande avkastning tyder på att det finns en punkt där vinstnivån kanske inte står i proportion till investeringsnivån.

För att förbättra din tidshantering måste du komma ihåg att inte investera din tid i vissa uppgifter. Du kan använda Pomodoro Teknik^[1] för att undvika att arbeta övertid.

Pomodoro Tekniken är utvecklad på 1980-talet. Det italienska ordet “pomodoro” betyder “tomat”. Tekniken är enkel - dela upp och strukturera ditt arbete i 25-minuters sessioner (eller pomodori), med en 5-minuters paus mellan.

Säg att du arbetar med en presentation, du uppskattar att du behöver cirka 125 minuter för att slutföra uppgiften. Du delar upp uppgiften i fem 25-minuters sessioner med en kort paus mellan. Se till att sessionerna inte kolliderar med dina andra planer eller åtaganden. Ställ in en timer i 25 minuter och starta ditt arbete. Ta dig vila efter varje session och upprepa sedan tills sessionerna är över. Ta en 20 till 30 minuters paus efteråt.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Använd teknik för att börja förbättra din tidshantering.

Det kan vara svårt att införliva Eisenhowers princip, begreppet hävstångseffekt och Pomodoro Technique allt för en för bättre tidshantering. Här är tre tidshanteringsappar som hjälper dig på vägen:

MyLifeOrganized (MLO) Reklam

Det första steget att förbättra din tidshantering är organisationen. MLO erbjuder hjälp för dig att rikta dig mot vad du vill uppnå för att uppfylla dina mål. Det genererar att göra-listor för dig, prioritera dina uppgifter och spåra dina åtgärder.

Toggl

Det är alltid bra att ha en loggblad till tiden själv. Toggl hjälper dig att hantera din tid bättre genom att spåra hur mycket tid du spenderade på varje uppgift.

Focus Booster

Har du någonsin vandrat till någon annanstans när du arbetar med något viktigt? Focus Booster använder Pomodoro Technique och låter dig ställa in en tidsinställd sessioner för bättre fokus och arbetskvalitet.

Referens

[1]

^

Cirillo Company: Gör mer och ha kul med Time Management