Produktivitet gjort enkel Nyckel till GTD - Din dagliga graf för aktivitet

Låter allvarligt, eller hur? Lyckligtvis är hela idén ganska lätt att förstå.

Men först…

Vid denna tidpunkt vet du redan vad de viktigaste delarna av produktivitet är och var du ska börja med GTD. Det här är bra, men vi saknar fortfarande en viktig information ...

Vad fan att göra med alla dessa saker?!

Och idag kommer vi att täcka exakt det.

Förstå handlingsschemat

När du arbetar med GTD gör du i princip en av tre saker: Reklam

• Ta hand om definierade uppgifter.
• Ta hand om odefinierade uppgifter.
• Planera (definiera) dina uppgifter.

Dessa saker faller i en loop och upprepar sig hela dagen, veckan, månaden och så vidare.

Planera dina uppgifter kommer att vara ämnet för nästa inlägg i denna serie, så låt oss lämna den för nu och fokusera på de två första sakerna.

• Definierade uppgifter / aktiviteter är allt som finns i din projektlista, nästa uppgiftslista, framtida / kanske lista och kalender. Du vet, alla saker du har planerat att göra så småningom.
• Odefinierade uppgifter / aktiviteter är allt som kommer överraska dig och tvingar dig att ta någon form av åtgärd. Gilla när din make ringer dig och skriker att ditt hus är i brand. (Det är ett extremt exempel, men jag försöker bara få poängen över mig.)

Definierade och odefinierade är de enda möjliga typerna av uppgifter som du kan snubbla på hela vägen. Allt är antingen bekant för dig (saker du har planerat för), eller nya och oväntade (saker du inte förutsäga skulle hända).

Så definierade uppgifter som vi har täckt. När du är i humör för arbete väljer du bara en från din nästa uppgiftslista och kör den. Men vad ska man göra när odefinierade uppgifter händer? Gör vi helt enkelt dem, eller vad?

Det här är den dagliga grafen för aktivitet som spelas in.

Lär känna din dagliga graf över aktivitet

För det första grafen själv. Får inte avskräckas från början eftersom det faktiskt är ganska lätt att förstå - som jag förklarar nedan.

Reklam

Det är en sak som heter saker ovanpå grafen. Saker är allt som korsar din väg under dagen - allt ditt liv träffar dig (de odefinierade uppgifterna). Att få ett e-postmeddelande är a sak. Att komma fram till en ny idé för något är a sak. Ta emot ett telefonsamtal är a sak. Att få en direkt order från din chef är också en sak. I en mening - allt som kräver någon form av reaktion från din sida är en sak.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Så sakerna går in i din inkorg. Inkorgen behöver inte vara en faktisk inkorg, som en e-postbrevlåda eller en traditionell brevlåda på din yttergård. Det här är helt enkelt en plats där alla inkommande saker landar.

Du kan till exempel skapa en mapp på datorns skrivbord. Eller skriv ner allt på klister och håll dem till datorns skärm. Eller har en speciell behållare bredvid ditt skrivbord. Valet är verkligen upp till dig. Vad som helst som är mest förnuftigt kan du använda som inkorg.

Så landar allt där och väntar tills några ytterligare åtgärder från din sida. Vad du gör är att plocka upp något från inkorgen och svara på den första frågan: Vad är det? Måste jag (eller vill) göra något åt ​​det?

Om svaret är Nej då har du fyra huvudsakliga alternativ du kan göra nästa.

• Trashing saken. Ganska självförklarande.
• Sätter den i din framtid / kanske lista. Om du tror att du kanske vill arbeta med den här saken i framtiden.
• Schemalägger det i din kalender. Om du behöver vidta åtgärder på ett exakt datum och tid (kom ihåg, din kalender är helig).
• Lägger den i dina referensfiler. Om det bara är en del information du vill behålla, men det kan inte på något sätt hanteras.

Om svaret är ja då uppstår en andra fråga: Är det nästa möjliga åtgärd?

De odefinierade sakerna du slår med under dagen kan konstrueras mycket annorlunda. De kan vara enkla engångsaktiviteter (som ett e-postmeddelande, “Ta ut soporna”, eller de kan lika bra börja massiva projekt (som, “Börja marknadsföringskampanjen för Coca-Cola”). Så frågan ovan är var du bestämmer om det är den förra eller den senare. Reklam

Om det verkligen är något som låter som ett nytt projekt så måste du lägga det i din projektlista och sedan göra en planering runt om det för att komma med en lista över möjliga uppgifter för det (jag kommer att täcka det här mer i nästa post i serien).

Men om det bara är en enkel enaktivitetsaktivitet / uppgift, bör du överväga att ta hand om det omedelbart. Därför den tredje frågan i diagrammet: Kan jag göra det på mindre än 2 minuter?

Varför 2 minuters begränsning? För om du skulle ta hand om varje enskild åtgärdsuppgift skickar någon dig direkt på plats skulle du inte kunna göra någonting annat på en dag. GTD skyddar dig enkelt mot en situation när inkommande uppgifter saboterar din arbetssätt.

Så, om du verkligen kan göra det på mindre än 2 minuter då gör det enkelt. Ett exempel på en sådan uppgift är en jag gav dig ett par stycken ovan - någon som berättar att du tar ut papperskorgen.

Tyvärr kan de flesta odefinierade uppgifterna inte göras på mindre än 2 minuter. Det är bara livet.

Det finns två val för dig i ett sådant fall. Du kan antingen delegera dem eller skjuta upp dem.

• delegera något innebär att helt enkelt skicka det till någon annan. Din assistent, din entreprenör eller någon annan du måste spara eller hitta saken att vara en lämplig uppgift för. När du skickar uppgiften till dem, sätt den enkelt i din “Väntar på” Lista så att du inte glömmer att komma tillbaka till den personen och fråga om deras framsteg.
• skjuta något betyder att du placerar det på ett av två möjliga platser: antingen din kalender eller din nästa uppgiftslista.

Lägg det i din kalender om det absolut behöver göras på ett visst datum, annars lägg det i din nästa uppgiftslista så att du kan komma tillbaka till det när du bestämmer dig för att arbeta med dina definierade uppgifter. Reklam

Det är allt som finns i grafen. Genom att följa det ärligt kan du hantera varje odefinierad uppgift mycket effektivt.

Odefinierade uppgifter är de som helt kan förstöra din perfekt planerade dag. GTD kan hjälpa dig att förhindra en sådan situation.

Nu då?

Vi vet vad vi ska göra med våra definierade uppgifter (gör dem enkelt när du har lite tid) och vi vet också vad vi ska göra med våra odefinierade uppgifter (definiera dem som förklaras ovan). Men det finns ännu en snabb sak jag vill dela med dig idag. Och det är hur du granskar ditt arbete varje dag / vecka, och är faktiskt medveten om vad som händer.

Här är vad jag personligen gör.

1. Varje dag jag börja med min kalender. Eftersom jag vet att de viktigaste uppgifterna för en viss dag är rätt där. Uppgifter som inte kan förbises. Jag råder dig att göra detsamma och börja din dag genom att kolla in din kalender också.
2. När jag är klar med kalendern tar jag min nästa uppgiftslista, väljer en uppgift och börjar utföra den. Då väljer jag en annan uppgift, sedan en annan och så vidare.
3. Dessutom gör jag en gång i veckan en större recension och tittar på alla mina listor: Projektlista, framtida / kanske lista, väntar på listan och jag ser till att mina prioriteringar fortfarande är desamma och att jag fortfarande vill utföra alla de saker som finns där. Jag planerar också min nästa vecka och uppdaterar allt så det passar helt och hållet med mina aktuella mål och spelar roll. Det här är också dags för att skapa nya projekt och radera gamla - du vet att du rengör saker.

Och det är allt. Hela denna metod går ner till dessa enkla aktiviteter:

1. Ta hand om din kalender.
2. Ta hand om din nästa uppgiftslista.
3. Granska allt.
4. Upprepa.

Och det är därför GTD är så effektivt i en verklig miljö.

(Fotokredit: Beslutsfattande fras via Shutterstock)