Säg adjö till ditt arkivfack ... för evigt

Den fruktansvärda arkivering, som ligger på skrivbordet, i ditt arkiv, ovanpå arkivskåpet, var som helst utom vad det är meningen att vara. Varför gör en sådan enkel uppgift som kräver mycket liten hjärnkraft för en sådan nöd i de flesta människor? Arkivering är ett av de bästa jobb som de flesta människor förutser.

Senare har jag försökt att förenkla mitt liv och gradvis flyttar mot ett mer minimalistiskt tillvägagångssätt och i processen bestämde jag mig för att arbeta från ett mindre skrivbord. Jag trodde att om det fanns mindre skrivbord utrymme att sätta saker på och mindre lådor utrymme att sätta saker i, skulle det hjälpa mig att minimera. Det har hjälpt till en viss grad. Det tvingade mig att rensa alla mina lådor och bara behålla väsentligheten. Vad som hänt också var att jag var tvungen att flytta min lilla lådan till en annan plats, cirka tio steg från mitt skrivbord - inte längre inom armens räckvidd. Reklam

Resultatet - som snarare förvånat mig: Jag samlade en stor stapel arkivering.

Lektion 1: Håll ditt arkivskåp / lådan väldigt nära

Om du inte enkelt kan fila ett dokument när du är färdigt med det, är det mer troligt att du placerar det i en arkivfack än att ställa upp och filma det korrekt. De flesta av oss har upptagna scheman och står upp för att fila en bit papper skulle anses vara en dålig tidsanvändning, därför låter vi arkiveringen ackumulera tills det finns tillräckligt för att motivera resan till arkivskåpet. Problemet med det är att ju större högen blir desto större jobbet visas och vi undviker och undviker eftersom (i verkligheten) det finns fler viktiga jobb att göra. Genom att ha arkivskåp inom räckhåll eliminerar du denna potential. Det är enkelt och snabbare att fila på plats så att du får bättre vanor.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Men för att kunna skicka filer snabbt och effektivt måste du följa den andra lektionen ... Reklam

Lektion 2: Märk alla dina filer tydligt

Det här är en del av pusslet som många människor motstår. De flesta kommer att skriva etiketter för sina hängande filer, tänk på att det är snabbare och tydligare. Ibland skriver de med svart penna, ibland med blå, ibland ALL IN UPPER CASE och ibland inte - och om du har tur, kommer en svart markör att användas.

Även om du har ett system för att skriva alla dina etiketter med svart markör i ALL IN UPPER CASE, kommer dina filer fortfarande inte att vara lika lätta att hitta som de som skapats av en labeler. En etikett har en tydlig, konsekvent typsats. Du kan argumentera för detta tills du är blå i ansiktet ... men etiketten fungerar. Det är väl värt de mindre investeringarna. När mappar är klara och med din skåp i närheten, kommer du att kunna fila som du ska (så länge du inte har för många filer eller mappar).

Lektion 3: Rengör arkivering regelbundet

Det är allmänt känt att ett överfyllt arkivskåp skadar din hälsa. Om du försöker klämma ett dokument i en överbelastad mapp som också finns i ett överbelastat arkivskåp kommer det inte sluta bra. Reklam

Ange ett datum och en gång en gång varje månad för att rensa äldre dokument. Ta reda på lokala bestämmelser om hur länge du måste behålla dokument för skatt och juridiska ändamål. Minimera den mängd papper du äger och håll bara kvar där det är absolut nödvändigt. Om ditt pappersarbete väger ner dig - du kan också försöka papperslös.

Lektion 4: Utforska möjligheten till papperslös

Det har blivit ganska populärt sen att gå papperslös. Du kommer att höra många organisationer stolt att de är ett papperslösa kontor eller en papperslös organisation. Det betyder att dokument inte skrivs ut utan att dokumenten kommer i pappersformat och sedan skannas in i datorn för arkivering.

Utmaningen med ett papperslöst system är att se till att de elektroniska dokumenten arkiveras för enkel återhämtning. Ett tydligt och enkelt hierarkiskt arkiveringssystem ska användas tillsammans med en stark sökfunktion på din dator. Reklam

Lektion 5: Håll det enkelt

Håll dina kategorier enkla och överkomplicera inte. David Allen rekommenderar ett enkelt A-Z arkivsystem, vilket fungerar bra om du har mycket arkivering.

På mitt hemkontor har jag inte för många filer, så jag är glad att fil efter kategori. Till exempel har jag en Hem fil där mina försäkringsdokument och anläggningsdokument är arkiverade i separata manila-mappar, och a Bil fil där min bilförsäkring, bilskatter och andra relaterade dokument går. Kom ihåg att målet med ditt system är att få lätt och snabb hämtning - så se vad som fungerar bäst för dig.

Håll dig vid dessa regler och stressa aldrig över ett överfyllt arkivfack igen. En röstfri skrivbord utan stress håller på dig.

Har du några arkiveringstips du skulle vilja dela med dig? Gärna göra det i kommentarerna nedan.

(Fotokredit: 3D-illustration av information via Shutterstock)