Förenkla dina produktivitetsverktyg för att få mer gjort

När som helst en ny produktivitetsapp träffar App Store eller webben är det en tävling för att se om det är nästa bästa sak; de senaste appen du någonsin behöver att bli mer produktiv, en bättre människa, eller helvete, ännu bättre. När som helst en ny “produktivitetsguru” berättar hur vi får mer arbete, vi kan också spendera en vecka eller månad för att prova.

Jag kan inte berätta hur mycket pengar och tid jag har racked upp i att prova nya appar, betala prenumerationer på saker som Remember the Milk eller Toodledo, eller ens skapa exakta taxonomier för att märka mina uppgifter. Reklam

Om du är som jag på något sätt (och du är förmodligen för att du läser Lifehack.org), kan jag hjälpa till med att säga att ingen enskild applikation eller produktivitetssystem gör dig mer produktiv. Faktum är att de flesta av våra så kallade “system” tenderar att komma i vägen och göra oss produktiva för att skapa produktivitet. Och det handlar om det.

Det är en racket

När jag först läste GTD ungefär 4 år sedan såg min inre geek direkt ett sätt att systematisera mitt arbete och liv. Med det kom en ivriga att leta efter allas “genomförande” och att prova på många olika sätt att sätta upp mitt eget system. Jag köpte en etikettskrivare, arkivskåp, inkorg, pappersplanerare, några anständiga pennor, indexkort (alltför många indexkort), och föregick att göra saker klar.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Eller så tänkte jag. Reklam

Vad som hände under en bra del av 2 till 3 år var min oändliga anpassning av ett system och leta efter något bättre som inte riktigt stötte på mitt arbete. Systemet sprang mig och gjorde mig faktiskt rädd för att använda den. Det kändes som en bottenlös grop av tomma projekt och uppgifter som jag aldrig skulle titta på eller granska på grund av deras oavsiktlighet.

Allt detta tog mig till min ursprungliga punkt: produktivitetsprogram och system gör inte mannen, mannen gör produktivitetssystemet.

Skära fettet

Så, i stället för att bli begravd i ett hav av produktivitetsverktyg och idéer som inte stödde mig, har jag under det senaste halvåret trimmat ner mitt system till det mest väsentliga och användbara. Reklam

Jag gick först på en pappersproduktivitetsspark. Det var som en detox för en produktivitet pr0n junky. Att hålla projekt och handlingslistor med papper gör att man inte kan begränsa sig till en viss uppsättning etiketter, knappar och taggar. Det låter dig bara skriva saker och hjälper dig att hålla dig borta. En annan trevlig sak om pappersproduktivitet är att den inte är riktigt fylld med funktioner och därför flyttar du inte till dig “funktion-tweak” Det. Du kan läsa mer om fördelarna med pappersproduktivitet här.

Medan du använde papper identifierade jag några saker som jag verkligen inte tyckte om att jag visste att jag skulle behöva ett digitalt system för att vilja:

• sortering av förfallodagen
• sortering i allmänhet
• enklare manipulation av listor och förändring av uppgifter utan omskrivning av allt
• förmåga att enkelt skicka något via e-post
• en plats för att lagra anteckningar direkt kopplade till uppgifter

Så hittade jag mig själv en uppsättning verktyg som uppfyllde dessa krav och tillät mig att träna systemet Getting Getting Done i det lägsta. Jag skar ner mitt produktivitetssystems fett och slutligen sätter mig i kontroll över det. Reklam

Den praktiska delen

Om du är som jag och har simmat i ett produktivitetsprojekt för länge och vill ha ditt produktivitetssystem istället för att låta det ägna dig, är det några enkla steg:

1. Gå på ett produktivitetsverktyg detox. Snabbsökning efter “15 Bästa produktivitetsverktyg på operativsystemet X”, håll dig borta från de många apps som lovar att de hjälper dig att bli mer färdiga och försöka göra något enkelt som papper ett tag. Du kommer att ta reda på vad du verkligen behöver i ett system.
2. Medan du använder de enklaste verktygen som möjligt kan du verkligen få lite arbete med dem. Låt produktivitetsverktyget stödja dig och börja lära dig att lita på det i ditt vardagliga arbetsliv.
3. Gör en lista över saker som du absolut behöver - vill inte - i ett produktivitetsverktyg och försöka hitta det enklaste genomförandet av det. Försök verkligen svårt att inte gå på jakt efter det största produktivitetssystemet någonsin gjort. Det existerar inte.
4. Få avgjort med din nya uppsättning verktyg och hålla fast vid dem. När du känner att ditt system stöder ditt arbete, gör en pakt att inte ändra dina verktyg i 90 dagar. Därefter kan du omvärdera och justera saker efter behov. Håll sedan fast vid dem i ytterligare 90 dagar. Skölj och upprepa.

Och det är allt. Det är viktigt för en informationsarbetare att ha en uppsättning verktyg som verkligen stöder hennes arbete. Men det som är lika viktigt är att arbetaren har en uppsättning verktyg som hon håller fast vid, som hon vet och litar på, och det går inte i vägen. Har du kommit i ett system som stöder ditt arbete och låter dig göra saker gjort? Om så är fallet, berätta om det i kommentarerna nedan.