Sex stora misstag när man gör PowerPoint-presentationer

En av redaktörerna här på Lifehack, Chris Smith, skriver ofta om teknik. När jag läste några av hans senaste artiklar var jag influerad på att skriva en egen egen artikel, så här är det.

Så sitter du i ett företagsmöte och presentatören sätter upp den första bilden. Du tänker noga på dig själv, Reklam

“Åh nej, inte en annan Powerpoint presentation - BORING!”

Tyvärr brukar de flesta som använder Powerpoint, Keynote eller annan liknande mjukvara för att göra bildpresentationer helt missbruka tekniken. I stället för att använda dessa program för att förbättra sina presentationer, slutar de sätta sina publiken i vila i stället.

Jag har varit skyldig i att missbruka denna teknik själv när jag först började använda Powerpoint som produktmarknadschef. Ursprungligen var avsikten att ersätta användningen av tunga överliggande bilder och när jag insåg hur lätt det var att skapa nya bilder med ett datorprogram, som alla andra, blev jag bara galen med den. Reklam

Jag använder fortfarande Powerpoint dessa dagar i mina samtal och seminarier, men lyckligtvis efter att ha sett många andra göra samma misstag som jag gjorde med sina presentationer tog jag det på mig för att få lite träning om hur man bäst kan använda verktyget. För att hjälpa dig med dina egna presentationer har jag identifierat sex stora misstag som de flesta Powerpoint-användare gör och hur du kan undvika dem.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

1 - Text för liten

Ofta är texten som används på bilderna alltför liten för att kunna läsas när de projiceras på en skärm. Ett bra test att använda är att gå till baksidan av rummet där den längsta publiken skulle sitta innan du gör din presentation. Sätt på bilden med den minsta storleken på texten. Om du inte enkelt kan klara texten, kommer ingen publik medlem heller att sitta på baksidan av rummet. Du måste göra din textstorlek större (jag föreslår minst 35-40 teckenstorlek minimum). Det är också en bra idé att använda sans-serif-teckensnitt som Arial (snarare än serif-teckensnitt som Times Roman) på bilder eftersom de är enklare på ögonen på en skärm.

2 - För mycket text

Ett annat stort misstag som många människor gör är att försöka passa in för mycket text på en enda bild. Det är en mardröm för publiken när de ser en bild som fastnat med text. Om publiken börjar läsa all text på en sådan bild kan de inte lyssna på dig som talare samtidigt. En bra tumregel att använda är att ha högst fyra till fem kulpunkter per bildglas (jag använder ofta bara tre poäng) och högst fem ord per poäng. Om du har fler kula punkter, dela upp dem på separata bilder. Reklam

3 - Läser av varje ord

Ett säkert tecken på en ineffektiv presentatör är när han eller hon tittar på skärmen och läser av varje sista ord uppe på bilderna. Ur en presentationskunskapssynpunkt är detta dåligt eftersom presentatören förlorar ögonkontakt med publiken. Du vill inte heller att publiken måste titta på din baksida hela tiden. Återigen, begränsa antalet ord på varje punktpunkt så att du kan prata mer naturligt genom att expandera på vad som verkligen är på varje bild.

4 - missbrukar klockorna och visselpiporna

En annan indikator på en oerfaren Powerpoint-användare är när många av de fina funktionerna från programmet används i presentationen. Detta skulle inkludera användningen av för många olika övergångar, animeringar, ljudeffekter etc. Du är inte där för att imponera på publiken med din stora kunskap om de olika klockor och visselpipor som Powerpoint har. Dessa kan bli ganska trötta på publiken. Håll sakerna enkla och kom ihåg att bilderna är där för att förbättra din muntliga presentation, inte tvärtom.

5 - Ineffektiv användning av bilder

Det är sant att en bild är värd tusen ord och bilder kan definitivt förbättra din presentation. Nyckeln är att använda dem för att illustrera viktiga punkter du gör. Har inte för många bilder på en enda bild. Jag brukar använda bara en bild per bild. Se till att bilden är tillräckligt god kvalitet genom att testa den på en vägg eller skärm först. Ibland kan bilder som ser bra ut på din datorskärm äntligen se illa ut när de blåses upp på en vägg. Se också till att alla bilder du använder är relevanta för de punkter du gör under presentationen. Lägg inte bara upp bilder för att ha bilder uppe. Det måste finnas en uppenbar koppling mellan de bilder du använder och de poäng du försöker göra. Reklam

6 - Har inte säkerhetskopior

Tekniken är teknik. Det betyder att det kan misslyckas när minst förväntat. Jag har varit tvungen att tillgripa någon annan bärbar dator när min egen misslyckades. Det var bra att jag hade en säkerhetskopia av min Powerpoint-fil på en flash-enhet. Från en högtalarsynpunkt är det också en bra idé att kunna leverera din presentation utan bilderna bara om projektorn misslyckas. Jag tar ofta några rekvisita att använda om jag måste göra en plötslig version av mitt samtal utan bilder och ja det måste jag göra i ett eller två fall.

Så där har du det. Om du kan undvika bara dessa sex stora misstag som många presentatörer gör där ute, kommer effektiviteten av dina presentationer att öka dramatiskt. Efter att du har skapat dem, övning dina presentationer i förväg med bilderna, eftersom dina ansträngningar gör att du verkar vara en mer professionell presentatör framför publiken.