Ta 7-veckan Time-Management Challenge

Jag har lärt mig tidsledning i över 14 år. Jag kunde argumentera min träning är stor. I allvar är det förmodligen bara lika med andra bra tränare, den främsta skillnaden är att jag lär människor att bygga sitt eget system och inte använda min eller tidsledningsguruer ", för att vi är alla individer. Detta ledde till ett genombrott för mig på tidshantering.

Göra ett genombrott i Time Management Efter Time Management Training i 14 år

Nyligen har jag snubblat på någonting som är en spelväxlare i tidshantering. Det är inte min. Det är inte någon. Det känns lite som hur internet växte: en bit åt gången tills allt kom samman.

Denna information behövde bara sammanföras. De flesta tips om tidshantering, lektioner och tricks handlar om disciplin, fokus eller små bitar, som att skriva en daglig uppgift, men i hjärtat av ett effektivt tidsstyrningssystem finns sju grundläggande spelbyte. Få dessa rätt och hela systemet fungerar bara, som historien om internet.

Om du kan behärska dessa sju bitarna, kommer du att uppgradera ditt tidstyrningssystem väsentligt. Låt oss vara positiva och kalla dem hinder, för när du börjar hoppa dem är loppet att bli en bättre tidsledare påbörjad. Läs mer om varje hinder nedan.

Att hoppa varje hinder är bara en övning per vecka i 30 minuter

Hoppning dessa sju hinder kommer att förbättra din tidshanteringssystem avsevärt.

Du kan inte göra en del av det. Du kan inte göra en hinder. Du kan inte göra lite och komma tillbaka till det. Det är utmaningen, gör tävlingen, eller inte. Reklam

Mitt råd? Bestäm varför du ska spendera 30 minuter i veckan med att göra dessa övningar. Detta beror på när du behöver “välj vänster eller höger” (beslutar att göra detta eller göra något annat), behöver du en tvingande anledning till varför. Svaret kan inte vara “att vara en bättre tidschef.” För att uppnå det här målet, hitta en enkel och enkel tidshanteringstips på webben, t.ex. starta varje uppgift på din att göra lista med ett verb. Jobb klart. Vi vet från Edwin Lockes arbete med målinställning att utmanande och specifika mål fungerar bäst.

Denna målsättning kräver viss reflektion. Bestäm varför. Vilket problem kommer det att lösa? Kommer det hjälpa dig att komma hem en natt i tid? Är målet att vara lugnare, mer i kontroll?

Då är målet att höra människor på kontoret omedelbart säga, “Han är lugnare / hon verkar mycket mer i kontroll.” Skriv din anledning, ditt mål, på ett pappersark och håll det nära dig. Kom ihåg att mål måste packa de tre Ps, som Muhammad Ali gjorde - “Jag är bäst” - Nuvarande, Positiva och Personliga. Till exempel, “Jag har mycket mer kontroll. Människor har sagt så oväntade,” eller “Jag jobbar med mina stora projekt och min chef har märkt och kommenterat mig positivt.”

Nu är det dags att ta 7-veckan Time-Management Challenge.

Vecka 1 - Hoppning av Capturing Hurdle

Hur mycket tar du av vad som kommer in i din värld och in i ditt huvud?

Hoppa på “Fångande” hinder handlar om att kunna ta tag när som helst efterfrågan som kommer in i din värld. Ju mer uppenbart är din e-postbrevlåda. Ju mindre uppenbara är att fånga saker som du tänker på när du kör. Reklam

• Använd ett rent papper genom att skriva ALLA fångstpunkterna (ingångspunkter) för ditt tidsstyrningssystem som du för närvarande har. Till exempel e-post inkorg, telefonsamtal och möten.
• Om du har för många, ta bort en. Till exempel har du flera anteckningar som gör ett liknande jobb.
• Om du inte har tillräckligt, förlitar du dig fortfarande på ditt minne i bilen, i möten, i korridorsamtal, lägg till en.

Vecka 2 - Hoppning Listning Hurdle

Hur bra får du saker ur ditt huvud och på en lista?

Hoppa på “Lista” Hurdle handlar om att få saker ur huvudet och på en lista. “De mest framgångsrika människorna är de som är de tuffaste huvuden.” Lämna utrymme för tänkande, beslutsfattande och problemlösning, inte för att komma ihåg (lagring).

• Använd ett rent pappersark, skriv ner ALLA listor som du för närvarande har. Till exempel en daglig att göra-lista.
• Om du har för många listor, ta bort en. Särskilt de listor som du inte litar på. Till exempel listan Outlook-påminnelser.
• Om du inte har alla följande listor, lägg till en; särskilt den dagliga listan (inte en ström av handlingar), eller samtalslistan, projektlista, väntar på lista, veckolista, månadslista eller en viss dag kanske listan.

Vecka 3 - Hoppning av tömningshinder

Hur bra är du på att tömma dessa fångstpunkter?

Hoppa på “tömning” hindret är lite som att tömma diskmaskinen. Om du inte gör det byggs det bara tills du inte kan se disken i diskbänken och sedan måste du ladda diskmaskinen och tvätta vad som finns kvar. Tömning ofta och lämpligt är nyckeln.

• Använd din lista över “Capture Points” som du skapade i vecka 1 bestämmer när du tömmer var och en av dina fångstpunkter. Lägg till en kolumn två. Till exempel kommer din e-postbrevlåda att bedömas en gång i timmen i 15 minuter, eller efter varje större arbetsdel. Inte kontinuerligt.
• Lägg till en kolumn tre och identifiera en trigger för varje fångstpunkt som hjälper dig att skapa vanan. Det bästa sättet att bilda en vana är att “piggy tillbaka” en annan vana. Till exempel, när jag bröt min fot, var jag tvungen att göra övningar varje dag i 5 minuter. Jag piggybacked borstar mina tänder. Ditt exempel kan tömma inmatningsfacket en gång om dagen när du loggar ut från jobbet eller med varje kopp kaffe.
• Läs det här korta inlägget för att hjälpa dig, “Säg ja klokt” eftersom de flesta kämpar för att säga nej, vilket dränerar sin tid enormt. Använd detta lärande att säga, “Nej” till minst en uppgift i veckan och varje vecka hädanefter i.

Vecka 4 - Hoppning av raderingshinder

Hur mycket frågar du dig själv rätt fråga: “Vad är påverkan om jag inte gör det här?”

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Hoppa på “Radera” Hindring handlar om att bli av med mer av tiden krav som kommer in i vår värld. Dessutom handlar det om att inte acceptera varje gång efterfrågan. Att vara tydlig på vad vi är här för att uppnå och eliminera mer av vad som inte uppnår det. Reklam

• Att förstå hur man använder avancerad sökning är nyckeln till att snabbt hitta e-postmeddelanden. Lär dig hur du använder avancerad sökning.
• Av anmäla dig från minst fyra externa e-postlistor som du är på och du inte använder. Och anmäla dig från minst tre interna distributionslistor som du är på.
• Avstå från denna vecka för att hantera kopierade e-postmeddelanden snabbare. Gör det här med ABC-verktyget: A. En CC-e-post ?, B. Läs det kort och C. Rensa det. Ta bort, om du inte svarar, men det måste vara ett undantag.

Vecka 5 - Hoppning av Storing Hurdle

Hur effektivt kan du lagra rätt information på rätt ställen för senare?

Hoppa på “Förvaring” hindret handlar om att ha rätt information där du behöver den, när du behöver den, och hålla den lätt tillgänglig, lite som dokumenten hemma. Till exempel, huset försäkring: är det i en stor hög med viktiga saker? Eller nästa affärsresa biljetter - var hålls de?

• Använd ett rent pappersark, skriv ner ALLA lagringspunkter som du för närvarande har. Till exempel är väggen vid ditt skrivbord en lagringsplats och din “dags anteckningsbok” och ditt skrivbord.
• Om du har för många lagringspunkter, ta bort en. Kanske brukar du inte använda eller förlita sig på läsningspunkens lagringspunkt. Bestäm hur du ska hantera nu att denna lagringspunkt har tagits bort (Kombinera med en annan lagringspunkt?). Om du inte har alla följande lagringspunkter lägger du till en; speciellt för fysiska dokument (t ex biljetter) och sedan överväga böcker att läsa, webbplatser att hänvisa till eller papper att läsa, bokhylla, referensmapp, biljetter eller tickler-fil.
• Identifiera för varje lagringspunkt frekvensen och utlösaren och lägg till dessa i som kolumner till din lista över lagringspunkter ovan.

Vecka 6 - Hoppning Scheduling Hurdle

Hur bra planerar du, utöver att använda din dagbok bara för möten?

Hoppa på “schemaläggning” hinder handlar om att ha en dagbok och använda den för mer än bara att boka möten. Schemalägger viktigt arbete med stora uppgifter som vi avskyr från eftersom de är stora grodor.

Detta är den tuffaste hindret. Kanske högst. Vissa misslyckas här.

• Identifiera varför du är på löneavgiften. Det här är din “Viktigt resultatområde (KRA).” Här är lite hjälp - det är inte den långa listan över saker, från att hantera kunder, till möten, att presentera, hantera frågor, hantera ditt lag osv. Det är en till tre saker. I ett kommersiellt företag kommer din anledning att vara på löneavgiften vara att öka försäljningen och vinsten. För säljare är det lättare; de har en budget. Detta är deras KRA. För andra kommer det att ta lite tanke att identifiera några mätbara saker som du gör som visar att du är värd din lön. Till exempel, för en servitör kan det vara TripAdvisor-poängen.
• Identifiera de tre projekten / stora bitar av arbete som kommer att få störst effekt på anledningen till att du är på lön / KRA.
• Skaffa sig “smygläge.” Hitta ett sätt att komma undan. Boka ett mötesrum, arbeta hemifrån eller stäng dörren. Vad du än kan göra för att vara i smyg. Planera in i din dagbok 90 minuter nästa vecka, och en återkommande tidpunkt där du bara kommer att göra de projekten under den tiden.

Vecka 7 - Hoppning den verkställande hinder

Hur fantastisk är du att välja vänster eller höger? Reklam

Hoppa på “Verkande” Hinder är den viktigaste. Det är därför du betalas för att göra vad du gör. Det är här beslut fattas: välja vänster eller höger tusen gånger om dagen, veta vad du är värd. Dela din lön med 2.000. Detta är ditt timmarsvärde. Gör inte saker som är mindre värda än det här värdet per timme.

• Bestäm längd på din “kort tid.” De “Gör det nu!” tid. Det kan vara 5 minuter, 4 minuter eller 3 minuter. Skillnaden kanske inte är mycket, men du bestämmer vad det är. För varje gång krav / uppgift som kommer in i ditt system, gör det nu om det kan göras på mindre än din korta tid. Åta sig detta Bada inte själv att du kan göra en uppgift på kort tid och gör det fortfarande 20 minuter senare. Detta beror på att din hjärna snart kommer att veta vad du gör och sluta göra det.
• För längre mängder av “gör” tid, lär dig Pomodoro tekniken (2,2 minuters video) för att hjälpa dig att fokusera och använda den en gång per vecka. Kanske under ditt planerade projekt arbete.
• Placera anledningen till att du bestämde dig för att du är på löneboken (KRA / s) i vecka 6 på ett ställe som kommer att störa ditt beteende. Till exempel en post-it-anteckning på din bärbara dator / skärmsläckare / skrivbordsbild. Inte på väggen eftersom vi går blinda mot vad som finns på väggen - “Företagets tapeter.”

Dra allt ihop

Så passar de sju bitarna av ett effektivt tidsstyrningssystem ihop:

Avslutade loppet? Grattis!

Utmärkt nyheter. Du gjorde det. Du hoppade över alla sju hinder och nailed 7-veckan Time-Management Challenge.

Du har nu ett väsentligt uppgraderat tidshanteringssystem. För att ladda ner vitboken, “Ta 7 veckors tidsledningsutmaning,” med bord för att slutföra och mer avancerade övningar, kolla in min bio.

Utvalda fotokredit: Viktor Hanacek via picjumbo.com