De 3 mest viktiga tidsbesparande strategierna (förresten är de enkla!)

Det finns bara aldrig tillräckligt med tid på dagen för att göra allt, finns det?

Det är en av de största problemen människor står inför när de försöker vara produktiva och effektiva. För många jobb har en oändlig arbetsförmåga; du kan göra ditt jobb för 60, 80 eller till och med 100 timmar per vecka och hitta fortfarande saker att göra, rätt?

Jag tror att det inte bara är en "fyrtimmars arbetsvecka" en total missuppfattning, det är egentligen en skadlig tro att många av oss har blivit uppvuxna med och nu fångas av. När vi är i ett jobb som har ett avtalsmässigt avtal av något slag att göra ett visst antal timmar per vecka, fyller vi de timmarna med arbete ... oavsett vår faktiska arbetsbelastning.

Och när du verkligen tänker på det, hur illogiskt är det för företag att basera personalkontrakt på timmar i stället för produktion? Det ger ingen mening för framgångsrika vinster eller andra resultat. Reklam

Jag har turen att ha fått avancerad träning från en rad tränare och mentorer om effektiva tidsbesparande strategier. Inte bara chefer som försöker lista ut hur man får ut det mesta av mig inom 40 timmar, men människor som har funderat på hur de ska vara 50-100% mer effektiva än sina motsvarigheter, i halv tiden.

Idag vill jag dela med mig av mina tre bästa tips. Tanken är att medan någon av dessa strategier avsevärt minskar tidsavbrottet (gör mer på mindre tid och mycket mindre ansträngning) är tanken att kombinera dem alla. Dessa tips skrapar bara ytan, och jag rekommenderar starkt att du forskar mer på varje av dessa principer:

1. Naturens 80/20-regel-Paretos princip

De flesta high-achievers är generellt bra på att prioritera, men de flesta är hemska att kunna låta de lägre prioriterade uppgifterna bli ofullbordade. Många av oss kommer att slutföra högprioriterade uppgifter först, men spendera sedan många timmar kämpar genom alla andra uppgifter, försöker nå den mytiska "tomma inboxen". Om du är i ett jobb som kan ge tillräckligt med arbete för att hålla dig oändligt upptagen, så jagar du en regnbåge. De flesta jobb kan passa den här beskrivningen.

Jag tror att vi brukar frukta "sakna något viktigt", så vi försöker göra allt. Paradoxalt sett äventyrar vi faktiskt kvaliteten på vårt viktigaste arbete - en mycket större risk för vår karriär! Reklam

Pareto-principen, en term som utarbetats av den berömda kvalitets- och prestationsforskaren Joseph M. Juran, föreslår att de flesta omständigheter i livet följer denna naturregel: 80% av resultaten kommer från 20% av insatserna.

I sammanhang betyder det att de flesta av dina resultat faktiskt genereras av en liten del av din tid och ansträngningar. Endast 20% av det arbete du gör för närvarande är faktiskt viktigt för de resultat du förväntar dig. Det indikerar också att de övriga 80% av insatsen du lägger in kommer bara att få dig 20% ​​av de resultat du vill ha.

Jag rekommenderar att du under nästa månad lägger 15-30 minuter per vecka där du inte kommer att bli avbruten. Under denna tid försök denna övning:

• Skriv ner hela arbetslistan över allt du gör för jobbet (senare kan du använda denna övning för hela ditt liv - det är när sakerna verkligen börjar flytta!) Det här inkluderar allt från stora aktiviteter och projekt, till att svara på e-post och telefoner.
• Skriv ner en sammanfattning av vilka resultat eller resultat som förväntas av dig, t.ex. % av försäljningen, byggda saker, kontrakt skrivna etc. - som är mest avgörande för din framgång.
• Gå nu tillbaka till din fullständiga uppgiftslista och kompromisslöst välj 20% av de (en av fem) mest direkt kopplade till dessa resultat och resultat. Dessa är nu dina högsta prioriterade uppgifter, och ditt mål borde vara öka ansträngningen du satsar på i dessa.
• Gå sedan tillbaka till de återstående uppgifterna på listan och betygsätta dem i betydelse från minst till de flesta (t ex en till fem skala). Ju mindre antal, ju mer meningslöst aktiviteten - det här är dina "80%" aktiviteter. För var och en av de 20% aktiviteterna du ökar behöver du göra plats genom att minska eller helt enkelt inte gör en av dessa 80% aktiviteter.

Ett annat sätt att göra detta är att fråga dig själv, “Om jag fick producera samma veckovisa resultat men jag var tvungen att arbeta en dag mindre per vecka, vad skulle jag behöva för att minska eller sluta göra?” Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Med tiden med försök och felförsök kommer du att bli riktigt tydlig om vad som är viktigt och vad som egentligen inte spelar någon roll. Du måste låta saker gå och ibland måste du tillåta små negativa saker att hända för att göra plats för mycket större positiva resultat.

2. E-postfallen

Jag gjorde en gång en helt informell liten studie där jag upptäckte att jag förlorade ungefär fyra till sex timmar per vecka, helt enkelt övergå från vad jag gjorde för att kontrollera mina e-postmeddelanden (och tillbaka igen). Det här är en helt uproduktiv aktivitet. Allt detta gör är:

• Ät upp timmar där inget produceras.
• Tvinga dig att försöka och "hitta din plats" igen i den ofullständiga uppgiften du gjorde (vilket är mer tid förlorad och en fullständig förlust av momentum).
• Skapa ångest om de nya e-postmeddelandena du ser nu som pågående uppgifter, vilket kommer att distrahera dig tills du hanterar dem.

Jag har hittat lösningen. Jag har för närvarande ett irriterande auto-responder e-postmeddelande säger att jag bara kolla e-postmeddelanden klockan 11 och 15 och med mitt mobilnummer “om det är bråttom”. Du behöver inte göra det här, men låt oss se på konceptet bakom det:

• Genom att bara kontrollera e-postmeddelanden två gånger per dag tvingar jag folk att bara kontakta mig omedelbart när problem är genuint brådskande, vilket har minskat distraktionerna med ca 60-70% (allvarligt!)
• 95% av e-postmeddelandena behöver inte ett brådskande svar och kan vänta ett par timmar. Genom att hantera e-post i bulk, sänker du betydligt på distraktion och övergångstid. Lär andra att inte använda e-post som en form av brådskande kommunikation.
• Jag rör bara e-postmeddelanden en gång var och en. De ändras antingen till en uppgift för senare (så jag kan glömma det för nu), behandlas där och då (för allt som tar mig mindre än en minut), eller de raderas / arkiveras.

3. Äta Big Ugly Groda

Min coach, Phil Drolet, lärde mig den här. Det är fantastiskt hur distraherande det är att ha en stor, ful uppgift som hotar sig bakom dig. Din inre uppmärksamhet håller ögonen på det medan du försöker fokusera. Detta är vanligtvis en uppgift som är: Reklam

• Tidskrävande, eller
• Involver konflikt eller
• Uppfattas som svårt (men enligt min erfarenhet brukar det vara bra).

Prova det här i en vecka och se hur du känner: Gör "att äta den stora fula grodan" (det vill säga göra den svåraste uppgiften) det första du gör varje dag, även innan du kontrollerar e-postmeddelanden eller svarar på telefonmeddelanden. Det finns några roller som kräver att e-postkontroller kontrolleras första på morgonen, men även då är det vanligtvis bara några som behöver granska.

Tro det eller inte, du är mest produktiv i början av ditt skifte. Använd denna energi för att förstöra den oroliga uppgiften, för att ge dig fullständig sinnesro under resten av dagen. När den tillämpas tillsammans med 80/20 principen är det normalt också den mest effektiva sak du kan göra den dagen!

Jag ser ofta också att folk studsar mellan två eller tre uppgifter av samma prioritet, istället för att bara göra en åt gången. Om det här är du, garanterar jag att du förlorar timmar per vecka, utan att få något ut av det! Forskningens mindfulness-tekniker "och lär dig att göra en sak i taget. Ha en detaljerad uppgifterlista som kategoriserar allt när det gäller vikt / prioritet, och gör sedan varje aktivitet en efter en. Om det tillämpas ordentligt behöver allt som helst kvar i slutet av dagen förmodligen inte ens göras!

Idag är det ganska vanligt att jag inte har något som är viktigt att göra efter klockan 11:30, helt enkelt för att jag följer dessa regler. Få friheten i ditt liv, genom att först släppa myten om "åtta timmars arbetsdag" och för det andra genom att disciplinera dig själv för att följa dessa regler. Motstridigt finns det frihet i följande regler. Prova det för några veckor och säg att jag har fel!

Har du en produktiv, effektiv, tidsbesparande och sorglös vecka!