Den förlorade konsten att maila hur e-post kan göra oss mer produktiva och effektiva igen

Är du en av de som ser e-post som störning och inte ett produktivitetsverktyg? Ser du e-post som ett hinder för att få saker gjort? Då är du verkligen inte ensam. Miljoner människor har vuxit för att hata email eftersom det pinner upp i en oändlig ström av meddelanden, pip och varningar. Jag ser så många människor med varningsbubblan på deras e-post app som visar fyra siffror. Dessa människor har helt enkelt gett upp på e-post och svarar bara på de e-postmeddelanden de får från sin chef eller viktigaste kunder. I stället vänder de sig till andra kommunikationsverktyg som Slack and Twist och snabbt upptäcker det snarare än att lösa sina problem, dessa apps exasperates bara de

Varför människor slutar använda e-post

Problemet för de flesta människor är att de inte har lärt sig hur man hanterar deras e-post, eller om de vet hur man hanterar deras e-post, utövar de inte dagligen dessa hanteringsmetoder. Och som något annat, om du inte hanterar det, kommer det snart ner i en oövervaklig röra. Reklam

Ändå bör e-post aldrig ses på detta sätt. E-post är helt enkelt den bästa kommunikationstekniken som skapats under de senaste fyrtio åren eller så. Det låter oss kommunicera enkelt med människor på andra sidan världen, det är realtid och har gjort det möjligt för oss att kunna arbeta var som helst när som helst. E-post är kanske det bästa produktivitetsverktyget som finns.

Hur man använder e-post för att bli mer produktiv igen

Så, i en anda att få e-post tillbaka till ditt liv som ett grundläggande produktivitetsverktyg du älskar att använda, är det fem tips för att få e-post som fungerar för dig. Reklam

1. Behandla din inkorg som samlingspunkt

Din inkorg är inte en förvaringslåda. Din inkorg är en plats där nytt e-postmeddelande samlas in och sedan behandlas. I dagarna före e-post, när vi fick mail, såg vi inte bara på kuvertet, bestämde att det inte var viktigt och saker i ryggen i brevlådan. Vi flyttade den någonstans. Vårt skrivbord, papperskorgen eller på mantelstycket ska hanteras senare. Om du hade fyllt posten tillbaka i din brevlåda, skulle mailaren ha tänkt dig ganska konstig. Så gör inte det med e-post. När ett email kommer in bestämmer du vad som behöver göras med det och flyttar det till rätt plats. Med tiden kommer du att bli bättre när du fattar dessa beslut och kommer snart att hitta hand om email är en bris.

2. Ställ in några grundläggande mappar

Emailsna vi mottar varje dag faller i några mycket tydliga kategorier. Det finns e-postmeddelanden som kräver att du gör något, e-postmeddelanden som innehåller information, vilket inte kräver någon åtgärd från dig, förutom att du bara läser dem någon gång och uppdaterar e-postmeddelanden som innehåller information du behöver veta om men behöver ingen åtgärd från dig själv. Så, de enda mapparna du behöver är: “Åtgärd idag”, “Referens” och “arkiv”. Det är allt. Bara tre mappar och du får en plats att placera hela din e-post och hålla din inkorg ren. Reklam

3. Bearbeta dem istället för att bara kolla

Problem med e-postinmatningar monteras när du kontrollerar e-post och inte behandlar det. Att kontrollera e-post är där de flesta problemen byggs upp. Om du tittar på ett email i din inkorg och inte gör något med det, kommer dina e-postproblem snabbt att monteras upp. Istället, när du går in i din inkorg, fattar du ett beslut på varje e-post om vad det är och flyttar det till den rätta mappen. Om du behöver göra något med det, gör du det direkt och arkiverar e-postmeddelandet eller om du inte har tid flyttar du den till mappen Action Today. Det tar bara en sekund eller två att flytta ett mail, så bli vana nu. Kontrollera e-post betyder att du tittar på ett e-postmeddelande och inte fattar beslut om det e-postmeddelandet. Det är så slöseri med tid. Titta på e-postmeddelandet en gång, fatta ett beslut som behöver göra med e-postmeddelandet för att ta bort det från din inkorg och göra det.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

4. Ställ in ett separat e-postkonto för online-inköp och kampanjer

En del av anledningen till att vi får så många e-postmeddelanden är vi gärna ge vår e-postadress till den som frågar efter det. Du skulle inte ge dig privat hemadress till någon främling som ber om det, så varför ger så många människor sina mailadresser så enkelt? Installera istället ett webbmailkonto med Gmail, Outlook eller annat företag och använd det för dina online-inköp, prenumerationer och andra saker som kräver en e-postadress. Reklam

Lägg inte denna e-postadress i din e-postapp. Jag har en e-postadress som jag bara har tillgång till via webben. Det är inte anslutet till min telefons e-postapp, det är inte heller anslutet till min dators e-postapp. Om jag vill se vad som finns där, loggar jag in via webben och kolla på det. Den enda gången jag någonsin verkligen kolla på det är när jag väntar på leverans och en gång i veckan för att läsa igenom de nyhetsbrev som jag prenumererar på. För många människor kommer detta enda trick att ta bort 50% av e-postmeddelandet som kommer in i sina inkorgar varje dag.

5. Skriv till läsaren, inte dig själv

En anledning till att så många människor ständigt kontrollerar e-postmeddelanden är att de väntar på ett svar på ett mail. Om du vill ha ett snabbt svar måste du göra det enkelt för mottagaren att svara med rätt information. Strukturen för att få information snabbt är “vad och varför”. När du skriver ditt email börjar med det du vill ha - “Hej Nicola, kan du skicka mig en kopia av fjärdedelens försäljningsuppgifter?” - och, om det behövs, i nästa stycke, varför - “vi måste slutföra kvartals konton före slutet av månaden ... ” - Vad det här gör tillåter mottagaren att se exakt vad du vill ha från deras anmälningsskärm och kan snabbt fatta ett beslut om att svara på dig. Om du börjar med din epost med en inledning om hur bra en helg du hade, och när du hoppas att se mottagaren kommer din e-post att ligga längst ner på mottagarens prioriterade lista. Kom ihåg: vad vill du ha? Och varför vill du ha det?

Genom att anta dessa fem enkla tips kommer ditt förhållande med e-post ändras för alltid. Du kommer snabbt sluta hata email, och din kärleksaffär kommer att blomma igen. Email kommer att bli en fontän av produktivitet och energi. Du kommer att veta vad som behövs och du kommer aldrig att sakna ett viktigt email igen.

E-post är inte problemet, det är hur vi hanterar e-post som är problemet. Genom att ta några enkla steg för att organisera vårt e-postmeddelande kan vi fokusera mindre på att skapa ett e-postberget och mer på glädje och undra på e-post.