Den här är gratis 10 grundläggande Tech Tips som gör skillnad

Coaching handlar vanligen om "den stora förändringen": genererar betydande nya affärsstrategier eller ledarskapsbeteenden. Men längs vägen finns dussintals små justeringar som också gör stor skillnad. Många av dem ligger inom tekniken.

Särskilt när man arbetar med småföretag och ensamföretagare föreslår jag en rad olika verktyg och metoder för att bygga upp kapacitet och dra ner hinder. Här är 10 tips som dras av interaktioner jag har med kunder varje dag.

Ett ord om säkerhet. Den här artikeln behandlar inte säkerhetsproblem. Om du använder servrar på plats, Bluetooth-anslutningar, lagring av data på din telefon etc. finns det väsentliga säkerhetsproblem. Lifehack, Google, About.com och andra webbplatser kan ge viktig, aktuell information om dessa problem. Eller prata med din lokala teknikguru. Bara så du vet.

Det sagt, här går vi:

1. Lär dig hur du delar och exporterar filer

• Oavsett vilken bokföringsprogramvara du använder, lära dig hur du exporterar till ett Excel-kalkylblad eller en CSV-fil (kommaseparerat värde). Detta gör det möjligt för en tränare eller konsult att enkelt granska din ekonomiska situation (utan att ladda upp dig för att skriva in data manuellt!). De flesta finansiella programvarorna kommer att ha en "Spara som ..." eller "Exportera ..." under "Fil". Kolla in det.
• CSV-filer är också ett standardformat för att exportera kontaktinformation från din PIM (Personal Information Manager) som Outlook eller Entourage. När du exporterar din kontaktinformation kan du till exempel ladda det i ett kalkylblad för sammanslagningar eller ladda upp det till tjänster som Konstant kontakt för att skapa elektroniska nyhetsbrevskampanjer.
• När du skickar dokument (t.ex. CV, rapporter eller affärsplaner) via e-post för granskning vill du vara säker på att dokumentet kommer att se ut exakt hur du skickade det. Du vill också skydda dina dokument från skadlig eller oavsiktlig förändring. Det bästa sättet att ta hand om båda problemen är att spara dokumentet som ett PDF-dokument (Portable Document Format). Ett låst PDF-dokument kommer att se EXACTY som att du skickade det, och kan inte enkelt ändras. Nyare versioner av de flesta kontors- och grafikprogramvaror kan spara, skriva ut eller exportera i ett PDF-format. Det finns också ett antal gratisprogram eller shareware program som du kan ladda ner som konverterar nästan alla dokument eller bildfiler till en PDF.

2. Var systematisk när du använder mappar och filer

• Oavsett om det är enskilda dokumentnamn eller hela filsystem, skapa ett namn- och platssystem som du kan repetera. Du sparar tid och minskar fel. Till exempel har jag en mapp "Ny klient" som har alla tomma undermappar som jag normalt behöver för klientdokument. När en ny klient kommer ombord kopierar jag bara och byter namn på mappen "Ny klient" och jag är redo att börja fylla de redan namngivna undermapparna med nya dokument. På så sätt vet jag att varje dokument jag skapar har samma hem för varje klient.
• Har du någonsin letat efter en fil i en viss mapp och inte hittat den där? Vi är vanor av vana. Så sannolikt som inte, du kommer att se dit igen nästa gång du vill ha den filen. Om det inte finns en tydlig anledning att inte, när du hittar filen, överväga att flytta den till den mapp du först letade efter.
• När namngivna filer används, använd en standardstruktur så att a) namnet berättar vad du tittar på och b) dina filer sorteras ordentligt när du öppnar mappen. Ett tips för detta är att namnge filer "årsmånad-datum-filename.doc" för filer som du har flera versioner av (t.ex. 2009-07-23-nyhetsbrev.doc) och ange sorteringskriterierna för den mappen "datum - senaste första". På det sättet varje gång du öppnar mappen sorteras filerna så att du kan se filen du arbetade senast längst upp i listan.

3. Backup

Jag vet. Otroligt tråkigt. Men om du inte säkerhetskopierar dina saker frågar du dig om problem. Och idag finns det ingen anledning att få den isiga kalla känslan att krama upp i nacken när du inser något som är riktigt dåligt. Det har just hänt med din dator. Reklam

• Om din programvara har en automatisk lagringsfunktion, använd den. Hur länge ska intervallet vara mellan auto-sparar? jag vet inte. Hur mycket jobb är du OK med att göra om? 10 minuter? 20 minuter? 2 minuter?
• Full-system backup. Idag kan du få externa hårddiskar, säkerhetskopior på nätet och säkerhetskopieringar som uppstår när du sover eller medan du arbetar. Ett av mina favorit säkerhetskopieringsverktyg är SyncBack SE. Tekniken är billig och lätt att använda. Det finns ingen ursäkt.
• Smart telefon som backup. Din smarta telefon kan göra många coola saker. Visste du att du kan använda den för att lagra din kontaktinformation och kalender? En bra smartphone som en Blackberry, IPhone eller Palm kommer enkelt att lagra all din kontaktinformation och din kalender och hålla den uppdaterad. Dessa telefoner levereras med programvara för att du ska kunna synkronisera data med din huvuddator. Du kan se till att båda enheterna har samma kalender och kontaktinformation. Aldrig en dålig idé. Vilket leder mig till nästa sak ...

4. Synkronisera eller sjunka!

Visste du att din telefon kan synkronisera dina kontakter, kalender, uppgifter, anteckningar och mer med din dator? Om din telefon och dator har Bluetooth inbyggd behöver du inte ens plugga in någonting. Allt fler via webbplatsens servrar och Bluetooth har du möjlighet att lagra nyckelordbehandling, kalkylblad, PDF och andra dokument på din telefon som väl.

Genom att synkronisera din dator med din telefon, kommer du inte bara att behålla dina PIM-poster, men du har skapat en annan form av säkerhetskopiering!

5. Gräva lite djupare

En kollega eller kund kommer ibland att nämna att de planerar att köpa en dyr programvara för att lösa ett specifikt problem. För det mesta är programvaran som de överväger överkill. Det är inte så att programvaran inte är bra eller att den inte kommer att lösa de problem de vill ha den till, det är helt enkelt en fråga om avkastning. Investeringen i pengar och träningstid är ofta inte motiverad av produktivitetsavkastningen.

Lösningen? Gräva lite djupare in i den programvara du redan har. Har du faktiskt tittat på / läst några av de grundläggande handledningarna för din kontorspaket eller bokföringsprogram? De flesta människor är förvånade över hur mycket de kan göra med vad de redan har på sina datorer.

Om en viss funktionalitet saknas finns det en mycket bra chans att någon har anslutit det hålet med fri programvara som du kan ladda ner eller använda på nätet. Jag experimenterar med Tungle till exempel, en online-lösning som gör det möjligt för människor att boka möten i mina gratis slots. Onlinebokningarna synkroniseras automatiskt med min Outlook-kalender. Och det är gratis.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

6. Läs dina belopp

Medan kalkylblad ursprungligen uppfanns för att hantera grundläggande bokföringsfunktioner, var de verkligen lyser i modelleringsmöjligheter och alternativ. De mer sofistikerade sakerna är för kalkylarkspecialister i heltid, men det finns grunder som jag använder nästan varje dag i att göra ekonomiska rekommendationer till kunder. Reklam

Kalkylblad tillåter mig att jämföra olika medelvärden och förhållanden, ändra några siffror och se de olika resultaten direkt utan att behöva göra omräkningarna varje gång.

Att veta hur man skapar en grundläggande budget, inklusive summan, medelvärden och förhållanden, i ett kalkylblad kan ge dig större kontroll över dina finanser.

7. Kalendrar, uppgifter och larm

Våra sinnen kan bara rymma ungefär 4 - 7 delar av informationen på en gång. Varför ta upp den värdefulla minneskapaciteten och kom ihåg att sluta vid kemtvätten när du kan tänka på hur man fördjupa relationerna med kunderna?

Det finns många verktyg tillgängliga för din smarta telefon och din dator som kan hantera dina scheman och att göra-listor. Jag föredrar dessa verktyg för att använda papper. Varför? För mig är den stora fördelen med digitala PIM-verktyg över papper:

• Informationen kan synkroniseras mellan enheter (ingen bok att förlora eller glömma);
• De kan aktivt påminna dig om saker som måste göras (så du behöver inte komma ihåg att kontrollera din bok för att komma ihåg vad du behöver göra);
• De kan ställas in för att schemalägga dina upprepande händelser och påminnelser, dagligen, veckovis, månadsvis, etc. Detta sparar tid att skriva varje repetitionshändelse nedåt. När schemat ändras behöver du inte radera och skriva om.

8. E-post- och SMS-text

E-post är mer än bara ett sätt att kommunicera. En av de mest kraftfulla fördelarna med e-post är att det är ett bra sätt att spåra och organisera kommunikation.

Jag älskar ansikte mot ansikte konversation, men det finns tillfällen när jag är glad att det finns ett sätt att spåra exakt vad som sägs när det råder en oenighet. Även små tvister som datum eller tid för möte kan bekräftas på ett sätt som inte är möjligt annars. Reklam

E-post är också det enklaste att organisera. Skapa bara mappar som representerar hur du organiserar din information (se punkt 2 ovan) och dra / flytta e-postmeddelandena i.

Många proffs har inte fångat på SMS (liten meddelandeservice) “textning” som en kommunikationskanal. Obsessiv textning om triviala saker är en enorm tidsfördrivning, och kan ge illusionen att meningsfull kommunikation sker. Dessutom kan textmeddelanden inte enkelt organiseras som e-post. Allt detta sagt, texting är ett användbart verktyg eftersom det kan göras mellan olika typer av telefoner, inte bara de dyrare och komplexa smarta telefonerna, och eftersom det är snabbt och diskret. Om du försöker lista ut vilken biograf någon möts framför dig kanske du inte vill skicka ett mail. Vidare finns det tillfällen när du vill skicka någon snabb snabbmeddelande och ett telefonsamtal är inte lämpligt (säg om de redan finns i teatern). Att skicka ett textmeddelande kan hantera det.

Telefonsamtal, e-post och textning har varje sin styrka. Precis som Social Networking är tricket att veta när man ska använda rätt verktyg.

9. Sociala nätverk

Detta ämne är mycket större än det som lätt kan täckas på en kort lista som denna. Men varje affärsman bör vara medveten om det. Enligt min erfarenhet finns fyra huvudsakliga sociala nätverk plattformar som varje företagare och ledare ska förstå.

Facebook. Det här är hittills den minst affärsinriktade av nätverksplattformarna. Jag rekommenderar till de flesta kunder att de håller Facebook för sitt personliga sociala nätverk. Jag vet att Facebook jobbar hårt för att ompositionera sig själv och det finns ett växande antal experter som ger skäl och tillvägagångssätt för att använda Facebook i affärer, men hittills har jag inte sett tillräckligt med möjligheter att återvända för att investera tiden.

Det finns ett undantag: Facebook är ett kraftfullt och kostnadseffektivt sätt att annonsera. Facebook tillåter dig att annonsera till personer med förbestämd demografi och låter dig ställa in en fast budget som gäller hur många gånger din annons kommer att visas på sidorna för personer som passar den profil du letar efter. För rätt produkt eller tjänst kan detta vara kraftfullt. Reklam

Youtube. Liksom Facebook startade YouTube som en icke-företagsplattform. Men för det senaste har ett växande antal företag använt YouTube för att lägga in videokostnader med låg kostnad, guerrilla-stil. Om du har ett företag som har en betydande visuell komponent eller kan utbilda allmänheten via video kan Youtube vara ett kraftfullt verktyg. Vet inte hur man skjuter och lägger lite video om ditt företag? Få en av dina Generation Y-anställda för att visa dig hur det är gjort! De kan även visa dig verktyg som låter dig skjuta, posta och marknadsföra videoklipp på YouTube, allt från sina smarta telefoner!

Linkedin. Detta är en affärsfri webbplats som bara är Facebook på ytan. Under huven är de väldigt olika. Sekretesskontrollen är hårdare och även din profil är mer som ett CV. LinkedIns enskilda fokus på affärs- och professionellt nätverk har skapat en miljö som är en bördig grund för nätverk, karriär och arbetssökande och professionell utveckling. Formella referenssystem, gemensamma intressegrupper, affärs- och personliga varumärkesmöjligheter etc. är alla väl genomtänkta och fungerar bra. Om du är en professionell eller företagsägare / ledare och du inte har en profil på LinkedIn, kanske du saknar en möjlighet att växa ditt nätverk på ett kraftfullt sätt.

Twitter. Denna mikrobloggarwebbplats (begränsar dig till 142 tecken) blir snabbt ett annat kraftfullt nätverk och kommunikationsverktyg för proffs. Företag använder det för att hålla kunderna informerade om nya kampanjer, och många proffs använder det för att dela med sig av idéer, länkar till användbara artiklar och tillkännagivanden av händelser i sina samhällen och marknader. När ett inlägg pågår i Twitter kan det bli viralt i timmar och hitta vägen till tusentals människor. Berättelser om viktiga händelser (som definieras av de människor som bryr sig om dem) sprider sig alltmer snabbt på Twitter redan innan de träffar traditionella nyhetskanaler.

En intressant anteckning på Twitter är att till skillnad från andra sociala nätverkskanaler, blir det inte upptaget av majoriteten av ungdomar / Gen Ys. Det är en hel del debatt om varför det här är och mina två cent är att det är så "innehåll" orienterat i sin struktur och som ett medium som det inte lånar sig för den repetitiva och relativt oanvända användningen till vilka kanaler som SMS texting sätts ofta. Det är svårt att begränsa dina meddelanden till en begränsad grupp av "vänner" så det fungerar inte som ett rent socialt verktyg. Tweets är egentligen "mikrobloggar" med fokus på idéer och information (åtminstone de som läser), och både användare och icke-användare verkar ha förstärkt den verkligheten (för ett roligt bevis som inte alla "får det" kolla http://tweetingtoohard.com/)

10. Tänk på din smarta telefon som en digital schweizisk armékniv

Du kan använda smart telefon för telefonsamtal, e-post och / eller textning. Men det är också ett kraftfullt verktyg som kan göra ditt yrkesliv lättare på många andra sätt. Här är några tips och tricks:

• Använd din telefons unika ringsignaler eller signaler för olika händelser. Vill du att din telefon ska vara tyst om inte en nyckelklient eller familjemedlem ringer? Du kan ställa in telefonen för att göra det här.
• Vill du få en diskret signal att din mötetid nästan är uppe? Ställ in telefonens klocka eller timer för att vibrera vid en viss tidpunkt.
• Vill du komma ihåg var du parkerade din bil på flygplatsen? Ta en ögonblicksbild av området med telefonens kamera.
• Spela in röstanteckningar när du inte har tid att skriva en anteckning
• Beräkna tips eller räkningsklyftor vid lunchen.
• På vissa smarta telefoner kan du nu hitta en adress eller återfå dina steg med hjälp av inbyggd GPS.
• Du kan lagra och uppdatera inköpslistor, kolla in filmer som spelas i ditt grannskap och komma åt Facebook, YouTube och Twitter på din telefon.

Kom ihåg, det här är bara en lista över aktiviteter och lösningar som jag har funnit användbara i min egen verksamhet eller i mina klienters arbete. Det är inte ens nära uttömmande. Om du vill veta mer om några av de saker jag har nämnt, eller undra om tekniken kan lösa ett visst problem, var god kontakta mig!