Time Striping En annan tillvägagångssätt för Time Management

Som universitetsinstruktör har jag ofta veckolånga sträckor av ledig tid mellan sessionerna, vilket jag behöver använda för att komma ikapp på alla projekt som jag lät glida under den hektiska andra halvan av terminen. Som frilansskribent har jag alltid en uppsättning små projekt samt pågående åtaganden (som mina tre gånger i veckor här på Lifehack) som behöver bli klar.

Problemen med MIT: s och kontexten

Medan jag gillar idén om “Viktigaste uppgifterna” (MIT) - där du skriver ner de tre eller fyra sakerna du absolut måste få gjort varje dag, och arbeta på dem först och lämna allt annat för vilken tid som helst kvar i slutet - faktum är att många av mina åtaganden kan hanteras inte på det sättet. Jag har mer än tre pågående åtaganden, som alla behöver åtminstone lite uppmärksamhet varje dag. Reklam

Jag tycker också att kontekster i GTD-mening inte fungerar egentligen för mig - ja, alla dessa uppgifter kan vara lika eftersom de händer på min dator, men de kräver olika tankesätt. Jag försöker att samla saker som telefonsamtal och e-postmeddelanden, när jag kan, men för resten av mitt arbete fungerar det inte riktigt. För att avsluta en skriftlig uppgift, kanske jag kanske behöver sitta och läsa lite, skriva anteckningar och tankar för hand på papper en stund och sitta sedan på datorn och jobba - innan du går tillbaka till soffan för mer läsning.

Time Striping: Som Time Blocking, men Stripier

Vad som fungerar för mig är en variation i tiden som blockerar det jag ringer “tidstrimmande”. I tiden som blockerar planerar du oavbruten “block” av tid för olika projekt över hela ditt schema. Eftersom a) många av mina projekt pågår, och b) några projekt uppstår ganska plötsligt, behöver jag lite mer flexibilitet än det.

Så vad jag har gjort skapas ett löst schema där varje timme är tillägnad ett generiskt projekt, dvs. “Projekt nr 1”, “Projekt nr 2”, etc. När jag avslutar ett projekt slår jag ett nytt projekt in i sin tidslängd. om projekt # 5 bara tar en timme, så imorgon blir det något annat. Det är tänkbart att ett visst tidsblock kommer att användas för 5 olika projekt under veckans gång. Reklam

Varje slot skapar då en “rand” av tid från måndag till fredag. I vissa fall, där jag vet att jag behöver mer än en timme för ett projekt, blockerar jag två timmar eller mer och flyter resten av mina projekt runtom det. Till exempel, varje andra torsdag morgon registrerar jag Lifehack Live, och jag behöver två timmar att förbereda, spela in och skriva upp mina anteckningar. Så det är ett block, istället för en rand.

Time Striping Form (med variationer)

Om du undrar hur allt ser ut så har jag kastat ihop en generisk version av det formulär som jag använder, vilket du kan ladda ner. Den första är en PDF-fil som du kan skriva ut med Adobe Reader eller någon annan PDF-läsare. den andra är en RTF-fil som du bör kunna öppna och redigera med nästan vilken ordbehandlare som helst (även om jag i mina test skiljer sig mycket från app till app, jag har bra resultat från Word 2007 och WordPad och hemska resultat från OpenOffice .org 2). Här är filerna:

• Time Striping Form i redigerbar RTF
• Time Striping Form i PDF

Överst finns utrymme för att lägga fasta åtaganden för veckan. Bottenbordet är din nyckel, med plats för att definiera upp till 10 projekt; När du avslutar ett projekt, korsa det och fyll i nästa ruta med det nya projektet för det här utrymmet. Mitten är en timme för timme för veckan, med en timmes slots från 9-6. (Du kan ändra arbetstiden eller starta kalendern på måndag genom att redigera RTF.) Generellt sett lägger du “Projekt nr 1” kl 9-10 och dra en linje hela vägen (eller fyll i den på varje dag); om du behöver två timmar, bara repetera “Projekt nr 1” i 10-11am platsen. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Så här ser mitt schema ut (klicka för en större bild):

Eftersom jag är en långsam vakter har jag avsatt de första tre timmarna för att kontrollera min e-post, titta på flöden, kolla min webbplatsstatistik, äta frukost och klä på dagen. Vid 9 börjar min arbetsdag - Projekt nr 1 är Lifehack, så jag jobbar på inlägg, brainstormidéer, gör underhåll på plats och allt annat jag behöver göra. Vid 10 går jag vidare till mitt nästa projekt, som för närvarande redigerar en e-bok, jag kommer att släppa denna sommar. När jag avslutar det ska jag ersätta Project # 2 med något annat. Projekt # 3 förbereder en online kurs jag undervisar i sommar. Och så vidare. Reklam

Du kommer märka att kring torsdagen bryter det upp; Jag behöver två timmar för Lifehack Live, så jag tar den tiden från Project # 2; På fredagen har jag planerat att göra tvätt och annat hushållsarbete, och min veckovisa recension. I början av veckan var jag försiktig med att tilldela slots som inte skulle få 5 timmar till mindre projekt.

Lägg märke till att jag har lagt till tre epost gånger per dag. Låt till mina enheter, jag skulle kontrollera e-post hela tiden hela dagen; Det här är mitt sätt att påminna mig om att hålla fast vid uppgiften till hands och kontrollera e-post direkt innan jag bryter till lunch och i slutet av min arbetsdag innan jag går och gör middag.

Fördelen med allt detta är att jag snabbt kan se hur mycket tid jag har lagt åt sidan för varje projekt under veckans gång. Om något nytt kommer upp, kan jag enkelt byta ut en projektplats (eller mer om det behövs) med det och omfördela tiden efter behov. Jag har bara 8 projekt där; De två sista är för familjeprojekt och skulle gå på helger eller kvällstider. för tillfället har jag inte någon.

Kanske detta kommer att fungera för dig?

Time striping verkar inte vara allt som är nytt för människor som redan praktiserar tidsblockering - den enda skillnaden är att jag försöker hålla samma projekt samtidigt och varje dag och flexibiliteten att ha slots dedikerade till generiska projekt istället för särskilt sådana. Det är vad som fungerar för mig, och jag tror att det kan fungera bra för några av er där ute som har svårt att få tag på ditt schema.

Låt mig veta om det här är till hjälp, eller om du har ett eget, lite off-beat sätt att arbeta genom dina olika projekt.