Tips för att ha stora virtuella möten

(Redaktörens anteckning: Följande inlägg är ett utdrag ur boken Samarbetet Imperative: Executive Strategies för att låsa upp din organisations sanna potential av Ron Ricci och Carl Wiese. Ron Ricci är vice vd för företagspositionering och har tillbringat det senaste decenniet som hjälper Cisco att utveckla och vårda en kultur av delning och samarbetsprocesser. Dessutom har han spenderat otaliga timmar med hundratals olika organisationer som diskuterar samverkans inverkan. Carl Wiese är vice vd för Ciscos samarbetsförsäljning - en global affär med flera miljarder. Han har presenterat vikten av samarbete med företagsgrupper i dussintals länder, bland annat Australien, Kina, Dubai, Indien, Mexiko och över hela Europa och USA. Mer information finns på http://thecollaborationimperative.com.)

Ny teknik och verkligheten med att arbeta i globala organisationer innebär att vi ersätter traditionella personliga möten med resor, tekniskt aktiverat, ansikte mot ansikte samarbete som kan uppstå när som helst, med vem som helst överallt i världen. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Den virtuella arbetsplatsen har många fördelar, men den introducerar också nya utmaningar. Vi arbetar med människor som vi aldrig har träffat tidigare, och vi kan inte binda på samma sätt som vi gör när vi sitter över bordet från dem. Reklam

De tre viktigaste ingredienserna i ett framgångsrikt virtuellt möte är förtroende, kommunikation och redo tillgång till information. Här är några tips som hjälper dig att lyckas: Reklam

• Innan mötet ska du se till att deltagarna har alla de färdigställande materialen de behöver och tiden att granska dem.
• Börja med en snabb uppvärmning. Till exempel starta mötet genom att be fjärranslutna deltagare att beskriva vad som händer i deras land, ort eller kontor.
• Under “blandad” möten där vissa deltagare samlas i person och andra deltar i stort sett, adresserar avlägsna deltagare först och erbjuder sedan möjlighet att prata med personliga deltagare.
• Identifiera personliga deltagare. Rumshögtalare - oavsett om de presenterar eller kommenterar - bör presentera sig så att avlägsna deltagare vet vem som talar.
• Fråga externa deltagare att vara vokal. Påpeka att det är deras ansvar att låta personen känna till om de inte kan höra eller följa diskussionen.
• Antag inte att alla är bekväma med den virtuella samverkanstekniken. Kommunicera och publicera platsen och riktlinjerna för verktygen du använder.
• Rotera mötetider. Se till att varje tidszon har ett möte som planeras under normala öppettider.
• Be om deltagande. Fråga regelbundet fjärr deltagare om de har kommentarer och uppmuntra deltagarna att skicka ett meddelande.
• Tilldela en mötesmonitor. Håll ett öga på frågor, IM eller chattpost och interjects från fjärr deltagare.
• Om ditt virtuella team innehåller kunder, partners, leverantörer eller leverantörer, se till att dina dokument och företagsinformation är säkra.
• Undvik colloquialisms, akronymer och företags-tala om du har nonnative högtalare.

(Fotokredit: Affärsman och affärskvinna som har möte via Shutterstock)