Till vem det kan vara, måste alla formella brev börja med detta?

Du skulle tro att ett initierar ett meddelande med “Till den som detta berör” är en säker satsning, men du kan bli förvånad över att lära dig vad de här orden verkligen förmedlar till din läsare - och det är inte alla goda nyheter.

Undvik generiska formaliteter till varje pris.

Det har varit vanligt att använda formella, icke-identifierande hälsningar i olika tillfällen, från CV och omslag till adresser till potentiella kunder att skriva affärsbrev och bortom. Det brukade vara en bra anledning till det: människor som skrev dessa typer av kommunikationer skickade vanligtvis antingen massor till dem eller hade inte tillräckligt med information om mottagaren.

Men tiderna har förändrats.

Eftersom marknadsföring och kommunikation har skiftat till ett mer personlig tillvägagångssätt i kombination med det forskningsassistent som internet nu ger, är det helt enkelt inte en bra motivering att använda samma gamla “Till den som detta berör” segue. (Den gamla “Kära herr eller fru” är lika skrämmande.)

Generisk formell hälsning pissar människor bort.

Med en formell ton som dina öppningsord har blivit en sådan tradition att människor bara kan förutse vad de här orden säger utan att behöva läsa dem. Reklam

Även om du kanske inte vet exakt vem du pratar med, använder du en generell formell hälsning, gör ingenting för att hjälpa ditt brev skilja sig från andra. Det är blött, det är tritt, och det är tråkigt. Din öppningsrad är din chans att ställa in tonen för hela ditt brev, och om du väljer den grundläggande “Till den som detta berör,” läsaren kommer att förutse resten av ditt brev för att inte vara mer än grundläggande också.

Bristen på differentiering skapar ett problem av en andra typ.

Vad du kan överväga ett säkerhetsnät (eftersom du verkligen inte vill anta ett kön, en tjänst eller en civil status), den generiska “Till den som detta berör” faktiskt låter läsaren veta att du inte har någon aning “till vilken du berör.” Med andra ord berättar den omedelbart läsaren att du inte är i kontakt med din avsedda publik.

Om du vill marknadsföra dig själv eller skapa en relation, måste du få en bättre uppfattning om vem du marknadsför. Beviljas, du kanske inte alltid har ett namn tillgängligt, och det är okej. Men du kan lära känna mer om företagskulturen, vilket kan ge dig idéer på bättre sätt att ta itu med din avsedda mottagare.

En rolig och livlig företagskultur kan till exempel svara på en lika kul hälsning, som till exempel “Hej där, [förnamn]!”

När du är i tvivel kan du göra en liten undersökning online för att få ett namn eller ringa till företaget och be om informationen direkt. Reklam

Att se bakom tiderna är ett problem i sig.

Oavsett om du säljer en produkt till ditt företag eller säljer dig själv till ett jobbmöjlighet, vill du arbeta med andra som är “i nuet,” människor som kan (och har) anpassat sig till de snabba förändringarna i branschen. Tänk på det: använder du fortfarande en roterande hemtelefon, ringa upp internetuppkoppling och ett fotoutvecklingslabb? Nej? Varför skulle du välja ett arkaiskt uttryck som ditt första intryck, speciellt när det finns bättre alternativ där ute?

Enkelt uttryckt kan användandet av gamla fraser få dig att verka daterad, statisk och på något sätt föråldrad. Och det är inte de kvaliteter du vill associera dig om du försöker få vad du förväntar dig av din kommunikation.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Är det någonsin okej att använda “Till den som detta berör?”

Även om det finns så många bättre, mer moderna och mer effektiva alternativ finns det fortfarande ett scenario eller två där klassiken “Till den som detta berör” kan vara relevant.

Och det beror på huruvida brevet är för ett visst syfte.

Tänk om du frågade någon för ett rekommendationsbrev som du kan använda för att presentera för potentiella arbetsgivare. I det här fallet skulle personen skriva ett brev, inte för någon i synnerhet, och du skulle presentera brevet efter behov. Den som skriver brevet har ingen avsikt att upprätta ett förhållande med de avsedda mottagarna, och kan använda en formell hälsning för att täcka eventuella scenarier. Reklam

Det skulle emellertid vara bättre om du kunde få en redigerbar kopia av rekommendationsbrevet och varje gång det specifikt riktar sig till de personer som begär det, men det formella alternativet här är inte fullständigt rynkat på.

Det finns alternativ till vaga, alltför använda formella hälsningar.

Hur du adresserar din läsare är det första du läser, och kan ställa in tonen för resten av ditt innehåll. Om du vill fånga uppmärksamheten och öka dina chanser läser de hela vägen till botten, ta en titt på några av dessa alternativa hälsningar:

Personligt brev

Som arbetssökande har du bara några sekunder för att göra ett standout-intryck. Med det sagt kommer generisk formulering aldrig att sätta dig på toppen av callback-högen. Försök istället med dessa fraser i nästa brev:

• Kära Hyreschef,
• Hej [rekryterarens förnamn],
• Hälsningar, [namn på avdelning eller företag]!
• Kära [Rekryterarens förnamn],

Affärsbrev

När du vill fånga en potentiell kunds ögon vill du ha den klienten att känna att du känner dem, eller minst vet något om dem. Näringsliv handlar om att bygga relationer, och de här relationerna kommer inte att existera om du inte försöker lära känna de personer du riktar in. I stället försök att adressera dina framtidsutsikter så här:

• Hej [förnamn],
• Hej, [företag] [avdelning] team!
• Hej, [företag]!

E-post till potentiell klient

Om du bara väljer att undvika den fruktade generiska öppningslinjen i en typ av kommunikation, ska det vara e-postmeddelanden. Din e-post står bättre för att öppnas om du kan anpassa den till mottagaren. För att göra detta bör du inkludera deras namn på ämnesraden, liksom i hälsningen. Reklam

Om du skickar ett e-postmeddelande till en enskild ägarkorg (inte en generisk som [email protected]), bör din hälsning återspegla att den är för en person, inte en potentiell grupp:

• Hej [förnamn],
• Kära anställningsledare,

Men om du skickar e-post till en inkorg som kan övervakas av flera användare kan du adressera din kommunikation för att återspegla en grupp:

• Hej [företag] rekryterande lag,
• Hälsningar, [företags] marknadsavdelning!

Kom ihåg, bara för att du ser “Till den som detta berör” På företagskommunikation betyder det inte att det är det bästa alternativet. Var inte rädd för att prova något annat.