Topp tio källor av avbrott

Det är ögonöppnande när du inser att många av de avbrott som uppstår i din dag faktiskt kan vara under egen kontroll! I ingen särskild ordning är här de tio störningar som vi oftast ser hos våra kunder som påverkar deras produktivitet:

1. Telefonsamtal
Planera en stund för att få samtal siktas av en supportperson, eller om du arbetar ensam, skärmar samtal med röstbrevlåda. Att svara på telefonen gör dig ständigt reaktiv, inte proaktiv! Beviljas, det finns några jobb som gör detta förslag orealistiskt, men i allmänhet är skyddad tid produktiv tid.

2. Oschemalade frågor och diskussioner
En lösning är att ha ett bestämt tidsblock varje dag för “öppen dörr” frågor och diskussioner. Ibland kan snabbmeddelanden ge lite lättnad från det här problemet, om det inte blir en annan typ av oönskade avbrott i sig (se # 4). Om dessa val inte är realistiska kan du göra ditt bästa för att begränsa nummer 3 ... Reklam

3. Social chatt
Jag föreslår inte att du har ett sterilt kontor där ingen får chatta. Självklart är det när det är alltför stort att det blir ett problem. Här är några lösningar:

• Ställ omedelbart när någon kommer in på kontoret för att chatta. Stående skickar det icke-verbala meddelandet om att du har andra saker att göra.
• Göra sig av med “sociala magneter” på ditt kontor som super-bekväma gäststolar och godis.
• Se till att du inte är placerad så att du känner att du måste hälsa på varje person som går genom din dörr.

4. Direktmeddelanden
Instant messaging är ett tvärgående svärd ... det kan verkligen lösa problemet med att svara på snabba frågor utan att starta en hel konversation personligen, men det kan uppenbarligen bli ett problem om människor inte håller med om några riktlinjer mellan dem. Definiera din chat status till “Bort” när du behöver oavbruten tid på jobbet och diskutera IM-beteende med dina medarbetare för att förhindra problem innan de uppstår.

5. E-post
Stäng av “Ny e-post har anlänt” anmälningsljud och popup-fönster. I Outlook är detta under Verktyg> Alternativ> fliken Inställningar> E-postalternativ> Avancerade e-postalternativ (vem vet någon genväg till den här inställningen?). Tvinga dig att sluta trycka på Send / Receive-knappen hela dagen som om du var en labrott om att få en godis! Reklam

6. Blackberry / Treo Devices
Starkt överväga om du behöver sådana enheter i första hand - det kan bara vara en annan gadget att bearbeta! Jag vet att det är svårt, men se till att du får lite Blackberry-fritid att göra lite fokuserat arbete. Och snälla vara artig när du försöker interagera med andra människor ... se David Spades hilarious Blackberry Intervention video:

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

https://youtube.com/watch?v=Al5FZPUeiCY

7. Slumpmässiga tankar
Håll din To-Do lista i närheten och redo att skriva ner snabba tankar och fortsätt. Överväg att använda en digital röstinspelare, men se till att du har en process för att senare sätta in informationen i ditt tidsstyrningssystem. En bra lösning för detta är Jott, som transkriberar dina tankar till e-posttext som du enkelt kan lägga in i ditt system. Reklam

8. Visual & Auditory Distractions
Håll din arbetsplats ryddig för minimala distraktioner och maximal produktivitet. Ta åtgärder för att maskera eller eliminera distraherande brusvita brusmaskiner och skrivbordsfontäner är billiga och kan göra en stor skillnad.

9. Felaktig användning av In & Out-rutor
Håll papperskorgen renad och klar så att folk känner sig bekväm och lämnar saker åt dig där. Instruera de du arbetar med för att använda skriftliga instruktioner när det är möjligt. Använd pappersutkassan för att undvika att komma upp några minuter för att leverera saker till andra ställen och vara ett exempel på en person som skriver mycket tydliga instruktioner.

10. Säg JA när du ska säga nej
Om någon frågar dig om hjälp, sluta och överväga förfrågan noga innan du svarar. Använd den mycket effektiva frasen “inte tillgänglig” när en begäran minskas. Folk tenderar inte att ifrågasätta denna fras och istället fortsätta till nästa val. Reklam

Lorie Marrero är en professionell arrangör och skapare av The Clutter Diet, ett innovativt, prisvärt onlineprogram för hemorganisation. Lories webbplats hjälper medlemmarna att förlora “Clutter-pund” från sina hem genom att ge online-tillträde till hennes team av arrangörer. Lorie skriver någonting galen praktiskt några dagar eller så i Clutter Diet Blog. Hon bor i Austin, TX, där hennes företag har tillhandahållit praktisk organiseringstjänster till kunder sedan 2000.