Använda produktivitetsförbättringsplanen 7 Regler att aldrig glömma

Hur effektivt vi använder vår tid kan göra en stor skillnad för vår personliga och professionella produktivitet. Att arbeta smartare, inte svårare, är nyckeln till effektiv produktivitet, och i sin tur till bättre resultat och ett bättre liv.

När jag arbetade i en företagsmiljö brukade jag arbeta i cirka 14 timmar om dagen. Att arbeta i dessa långa timmar gav mig möjlighet att avancera på min karriär och arbeta med många globala varumärken.

När jag flyttade in i mer ledarskap, började jag tänka och arbeta annorlunda. Jag insåg att jag saknade värdefull tid med min familj. En för många missade familjen middagar, bad nätter och läsning med mina barn förändrade mitt tänkande.

Snarare än att bara ta dessa långa timmar som norm, bestämde jag mig för att det måste finnas en bättre väg till framgång.

Jag skapade några verktyg och system som gjorde det möjligt för mig att vara effektivare och mer produktiv på jobbet, men gav mig mer tid att fria med de personer som betydde mest. Jag började förstå att arbeta mindre kunde faktiskt leverera förbättrade resultat.

När jag började min coaching-verksamhet, arbetade med framgångsrika entreprenörer, insåg jag att många av dem också arbetade långa timmar, men inte såg de resultat de ville ha.

Snarare än att utnyttja sin tid för att uppnå det mest produktiva resultatet stod de fast i en oändlig cykel av långa timmar och busyness.

Vi har alla samma 24 timmar om dagen. Vissa av oss kan få en enorm mängd produktivt arbete som uppnås varje dag och har fortfarande tid att njuta av livet och göra mer av de saker vi älskar.

Men andra har ingen tid och tillbringar större delen av sin dag utan att energi känner sig frustrerad och överväldigad med vad de har på sin tallrik.

Alla vill göra sin bästa möjliga användning och vara så produktiv som möjligt. Hur effektivt vi hanterar vår tid kan göra en stor skillnad för framgången för vår karriär eller verksamhet.

Om du hade en strategi för att maximera din tid och förbättra din produktivitet?

Om du skulle kunna ägna mer tid på att fokusera på aktiviteter med högsta värde ha tid att planera för framtiden; ha tid att sätta mål kunna skapa en plan för att få dem att hända ha mer tid att spendera med dina nära och kära och ha tid att göra mer av de saker du älskar, hur skulle det känna?

Nyckeln till att förbättra din produktivitet är att förstå varför du vill göra det och ha klarhet om skillnaden i ditt personliga och näringsliv.

Vi vill alla jobba lite mindre, göra mer av det arbete vi älskar och tjäna mer pengar, men hur kan vi göra det?

Under mitt arbete med entreprenörer och ledare har jag utvecklat 7 Produktivitetsregler som hjälper människor att uppnå sin mest produktiva arbetsdag, oavsett vad dagen innebär.

1. Få klarhet upp framför

För att skapa en produktivitetsförbättringsplan måste vi först förstå och mäta var vi är just nu innan vi utvecklar planer för att förbättra. Vi måste titta på både interna och externa faktorer när vi tänker på att mäta och förbättra vår produktivitet.

Det bästa sättet att mäta är att granska vår prestation från nuvarande tillfälle tillbaka till när vi började. Detta ger oss en sann känsla av de förbättringar vi har gjort, vad vi gör väldigt bra och de saker vi skulle vilja bli bättre på. Det fokuserar på våra styrkor i början, vilket ger oss självförtroendet för att göra de produktivitetsförbättringar vi vill göra.

Fokusera på detaljer

Har en tydlig syfte kring produktivitetsförbättringar du vill göra. Har du klarhet i vad du gör, varför gör du det och hur ditt idealiska resultat ser ut?

När du är klar om detta kan du skapa mer "avsiktlig produktivitet" och ställa in specifika mätbara förbättringar du vill göra.

Ju mer tydlighet du har kring en viss situation eller ett projekt, desto bättre och snabbare kan du uppnå ditt önskade resultat.

När du är klar över resultatet du vill ha och motiveras för att uppnå det resultatet, börjar du arbeta mer effektivt för att uppnå det resultatet.

Förstå den stora skillnaden det kommer att göra

Det är viktigt att förstå hur man gör specifika förbättringar kommer att göra skillnad i ditt företag och liv. Reklam

Utan den framtida fokuserade motivationen kan du göra ändringar under en kort period och sedan falla tillbaka på dina gamla sätt.

• Kommer du vara lyckligare?
• Vill du jobba mindre timmar och spendera mer tid med din familj? Om så är fallet, vad ska du göra med den tiden?
• Byggar ett effektivt lag en prioritet? Om så är fallet, vad kan du uppnå med ett bättre lag?
• Är du inriktad på karriärutveckling?
• Vill du ha mer tid att resa?
• Är du fokuserad på att befria dig själv?
• Handlar det om att uppnå högre intäkter?

2. Fokusera på styrkor

När vi spenderar mer tid med våra unika styrkor, upplever vi mer lycka, är mer produktiva och ger större värde.

Att göra mer av de saker vi älskar att göra levererar bättre resultat samtidigt som vi ökar energi, förtroende och kreativitet.

Identifiera dina produktivitetsstyrkor

Börja med att fokusera på dina styrkor:

Få ett pappersark och skriv bara ned alla saker du mår bra, var du kände dig ovanpå ditt spel, där du kände dig säker och du gav resultat var du nöjd med.

Snarare än att se till att utveckla svagheter, fokusera istället på dina personliga styrkor och dina lag om du har en.

När jag arbetade för ett marknadsföringsbyrå och vi hade en viktig tonhöjd, samlade vi de bästa människorna med komplementära styrkor och färdigheter för att svara på det kortfattade.

Jag förstod att varje person hade specifika talanger, som när de kom med andra komplementära talanger skapade ett mycket kraftfullare resultat.

Se till att fokusera på dina styrkor och samla andra styrkor för att skapa en multiplikatoreffekt.

3. Delegera och Outsource

För att maximera produktiviteten och utnyttja vår tid måste vi förstå att vi inte kan göra allt själva.

Vi måste bestämma vad som är viktigt, både personligen och professionellt, och eliminera aktiviteter som är låga värden.

Pareto Princip (80:20) regeln^[1] konstaterar att 80% av resultaten kommer från 20% av åtgärderna, men busyness håller oss ofta borta från aktiviteter med högt värde där vår mest produktiva energi ligger.

Om vi ​​spenderar stora mängder av saker som vi inte helt enkelt är så bra på och inte tycker om, är det mycket mer produktivt att låta någon eller ett lag ta på jobbet.

När vi helt enkelt behöver hjälp för att slutföra ett projekt, snarare än att öka stress genom att försöka göra allt, fråga helt enkelt hjälp när du behöver det.

I stället för att slösa bort tid och energi överbelasta dig själv, låt andra hjälpa så att du kan fokusera din tid på dina viktigaste och värdefulla uppgifter. Andra människor har också kompetens och styrkor, så det är viktigt att identifiera vem som kan hjälpa och var de kan ge värde.

För att göra denna del av din långsiktiga produktivitetsförbättringsplan se till att ta bort, delegera eller lägga ut 3 projekt eller uppgifter var 90: e dag för att frigöra din tid och förbättra produktiviteten ännu mer.

4. Hantera dig själv

Du kan välja att ständigt reagera på externa triggers eller strategiskt skapa din dag från insidan ut.

När du är klar över dina prioriteringar och hur dina unika styrkor kan leverera de resultat du vill, kommer du att känna dig mer energiserad, mer fokuserad, mer produktiv och uppnå högpresterande resultat varje dag.

Skapa din version av en produktiv dag

Nyckeln till en produktiv dag är din avsikt att ha en produktiv dag, istället för att bara reagera på din dag och arbeta genom din att göra-lista, ställer din dag i förväg.

I stället för att arbeta på saker som du tror dig “skall” gör, välj vad du vill göra, ha det avsiktliga tänket att göra det och följ sedan igenom och gör det.

Välj bara tre saker att göra varje dag

Ökad produktivitet kommer genom prioritering. Många använder en daglig planerare eller håller listor över de saker de ska jobba på varje dag. Detta hjälper dem att eliminera distraheringar och tar bort några av komplexiteten i sitt liv.

Lär dig att bli av med alla distraheringar i den här guiden: Reklam

Lätt distraherad? Här är din lösning

Men problemet för många är att den här uppgiftslistan bara är en lista över saker de vill få gjort eller känner att de behöver göra. När det inte finns någon klarhet, är det inget fokus på de uppgifter som ska arbeta på och varför de är viktiga i första hand.

Ett enkelt sätt att öka produktiviteten är att få tydligare information om dina prioriteringar. Jag rekommenderar att du plockar och arbetar bara på 3 nyckeluppgifter eller projekt varje dag, med det viktigaste som är första.

Läs Nästa

Den Ultimate Night Routine Guide: Sova Bättre och Vakna Produktivt

Har du fallit i "Upptagen" fälla? Här är din väg ut

Lätt distraherad? Här är din lösning

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Fokusera på en uppgift åt gången

Trots vad du kanske tror kan du helt enkelt inte multitaska effektivt. Istället fokusera bara på en sak i taget.

Att starta en sak, stoppa och byta uppgifter minskar din energi och produktivitet.

Oavslutade uppgifter kan skapa en miljö av självtvivel och självkänsla. Välj den viktigaste från din topp 3 och arbeta på den tills du är klar.

Arbeta i block av tid

För att stödja ditt fokuserade, produktiva arbete på bara en sak, börja arbeta i block av tid.

Titta på den uppgift du jobbar med och bestäm hur mycket tid du behöver investera i slutförandet.

Om det tar dig fyra timmar att göra, och det är en stor prioritet, blockera de fyra timmarna.

Jag föreslår att du använder metoden 60-60-30. Arbeta i 50 minuter, ta en minuts paus. Följ samma process igen och ta sedan en 30-minuters paus.

Följ samma process igen tills projektet har slutförts för att öka produktiviteten.

Ta fler pauser

För att den här strategin ska fungera måste du se till att du är strikt om att ta dessa pauser.

Du kan använda Pomodoro tekniken eller bara ställa in en timer på din klocka (inte telefonen, för många distraheringar).

Du finner att detta faktiskt ökar ditt fokus, koncentration och produktivitet. Det säkerställer att din energi alltid är hög.

Jag rekommenderar att gå en promenad, ha en hälsosam lunch eller göra något som föryngrar under dina pauser. Om du känner dig själv trött och förlorar fokus kan du alltid ta en snabb tupplur.

5. Hantera din energi

Det är viktigt att bevara och vårda din fysiska och mentala styrka för att du ska vara energisk, fokuserad och produktiv varje dag.

Nedan följer några tips du kan använda för att ställa dig upp för topp prestanda:

Få tillräckligt med sömn

Det är viktigt att få gott om sömn så att du sätter upp dig så produktiv som möjligt. Jag har tidigare skrivit om fördelarna med sömn.

Om du kämpar för att få tillräckligt med sömn och vill vakna produktivt prova denna nattrutin från Lifehacks VD:

Den Ultimate Night Routine Guide: Sova Bättre och Vakna Produktivt

Ta mer tid av

Strategic Coach grundare Dan Sullivan tror att det finns två sätt att titta på världen: genom linsen av tid och ansträngning, eller genom resultatlinsen.

För honom handlar det om att maximera resultat samtidigt som man minimerar tid och ansträngning för att producera dem. Hans tidssystem handlar om att fokusera din tid, energi och kreativitet för att producera dina bästa resultat. Reklam

Han föreslår att man tar regelbundna "fria dagar" (en dygns dag, från midnatt till midnatt, där det inte finns några arbetsrelaterade aktiviteter) för att sätta upp dig för perioder med hög produktivitet och kreativitet.^[2]

“Istället för att se ledigt arbete som belöning, se det som en nödvändig förutsättning för framgång.” - Dan Sullivan

Denna ledighet hjälper till att säkerställa att du är välviljad, föryngrad och redo att ta dina största utmaningar.

Skapa en morgondriftstid

Att skapa en morgonrutin kan ge dig den avsiktliga motivationen att ha en produktiv dag. I stället för att reagera på din dag, ställer du strategiskt in din dag för att vara en inspirerad högprestanda.

Ta en timme eller 90 minuter för att fokusera på dig själv och dina viktigaste uppgifter. Detta kan vara en blandning av meditation, motion, läsning, äta en hälsosam frukost, tacksamhet och lägga våra viktigaste uppgifter för dagen.

Hitta en rutin som fungerar för dig. Blanda och blanda några olika saker tills du hittar den mening, motivation och syfte som känns rätt.

För tips om hur du skapar din morgonrutin läs The Ultimate Morning Routine för att göra dig lycklig och produktiv hela dagen

Börja säga nej oftare

I stället för att arbeta längre och hårdare bör vi fokusera vår tid och energi på de aktiviteter som ger de största resultaten och ger oss mer glädje.

Sluta säga ja till människor, projekt och saker som sänker din energi och ger små eller inga resultat.

“Skillnaden mellan framgångsrika människor och mycket framgångsrika människor är att mycket framgångsrika människor säger “Nej” till nästan allting.” - Warren Buffett

Sluta oroa dig för perfektion

Många människor fortsätter hela tiden för att komma igång. De väntar på det perfekta ögonblicket att vidta åtgärder.

Om du väntar på det perfekta ögonblicket får du aldrig komma igång. Perfectionism är uppbyggd i våra sinnen. Det är ett ouppnåeligt mål.^[3]

Det är mycket mer tillfredsställande att helt enkelt komma igång och slutföra ett projekt helt enkelt genom att göra bra arbete.

Om du bor i en värld av "Börja", kanske du aldrig riktigt säljs på projektet och är känslomässigt förlovad nog för att slutföra den i första hand.

Men om du kommer från en plats som du vill ha har du valt att göra detta projekt ett fokusområde för dig.

Om du vill ha mer råd om att undvika perfectionism, ta en titt på den här artikeln: Hur Perfectionism Håller Dig Skruva

6. Ständigt mäta och granska

Grunden för varje produktivitetsförbättringsplan måste omfatta framsteg som du kan mäta.

När vi gör framsteg mot våra mål och förbättrar oss känner vi oss mycket lyckligare och mer självsäkra.

Vaga eller allmänna mål ger oss inte samma känsla av prestation som något specifikt.

Om du ställer in din produktivitetsförbättringsplan när det gäller specifika mätbara framsteg, kommer du att känna dig mer jordad och mindre överväldigad.

Att mäta din egen personliga produktivitetsutveckling säkerställer att du inte jämför din prestation med andra.

“Jämförelse är glädjens tjuv.” - Theodore Roosevelt

Ange produktivitetsmål

För att bygga upp dina målsättningsmuskler, skriv ner 5 specifika personliga och professionella produktivitetsförbättringar du vill göra inom de närmaste 90 dagarna.

Gör dem mätbara så att de kan spåras och granskas varje månad och varje vecka.

Det kan innebära att du skär ner dina arbetstider med ett visst nummer eller begår en morgonrutin för de närmaste 14 dagarna.

Bestäm vad som är det viktigaste och vad som kan göra den största skillnaden.

Granska projektets prestanda

Dina produktivitetsmål och handlingsplan kommer att skapa en påtaglig skillnad mot de projekt du arbetar med.

Innan du börjar, skapa ett antal framgångskriterier och granska sedan det färdiga projektet baserat på dessa kriterier.

Notera de förbättringar som har gjorts genom dina produktivitetsändringar och eventuella ytterligare saker att arbeta med med ditt nästa projekt.

7. Förenkla

Nyckeln till att förbättra din produktivitet är att förenkla och sedan förenkla ytterligare så mycket som möjligt.

Vi har alla så mycket komplexitet i våra liv, det är svårt att hålla kontrollen och fokusera på våra viktigaste aktiviteter, både personligen och professionellt.

Det här kan vara en out-of-control-kalender, en utbuktande inkorg, en massiv att göra-lista, mental rodnad för många krav på din tid eller för många tidsfrister för att möta.

Detta orsakar en känsla av att vara fast eller överväldigad och kan leda till pågående trötthet och stress. Jag skrev om detta i min artikel Hur man hjälper ångest när livet stressar ut dig.

Fortsätt försöka förenkla ditt liv genom att fokusera på de aktiviteter som ger de största resultaten och ge dig mest glädje och tillfredsställelse.

Om du kan hålla dig fri från lågt värde, kan energiutsläppande aktiviteter skapa större påverkan på saker, människor och projekt som verkligen spelar roll.

Detta är en pågående process men tänk på hur mycket bättre ditt liv skulle bli om det fortsätter att bli enklare och enklare.

Alla förbättringar kommer ytterligare att stärka ditt självförtroende.

Poängen

Dessa 7 regler och stödjande strategier kan införas för att hjälpa dig att ta det första steget mot ökad effektivitet, förtroende och produktivitet.

Varför inte välja en eller två och se hur de kan göra skillnad i ditt företag och liv?

Varje framsteg och förbättring av produktivitet och lycka kan göra ditt liv roligare och se till att dina resultat fortsätter att förbättras.

Det viktigaste är bara att komma igång med din produktivitetsförbättringsplan.

Utvalda foto kredit: Damian Patkowski via unsplash.com

Referens

[1]	^	Brian Tracy: The 80 20 Rule Explained
[2]	^	Dan Sullivan: Hur man stannar på toppen av ditt entreprenörs spel
[3]	^	Lucemi Consulting: Hur man besegrar perfectionism en gång för alla