Vad Cop Show Blå Blod kan lära dig om att skapa stora e-postmeddelanden

CBS-serien Blåblodiga stjärnor Tom Selleck som New York City Police Commissioner Frank Reagan, gör en perfekt New York accent. (Bara skojar om den sista delen.)

I en fantastisk scen håller kommissionsledamoten Reagan en presskonferens när en snooty reporter avbryter att fråga om en kontroversiell polisfotografering (involverande kommissionärens egen poliser). Behövde officer Reagan döda mannen? Var det verkligen nödvändigt? Den saken. Här är den korta utbytet som följer. (Jag parafraserar dialogen.)

Kommissionär Reagan: Okej, låt oss låtsas för ett ögonblick att i stället för att rikta sin vapen mot en grupp skolbarn, som han var, värnar vapenmannen på dig. Vad gör du?

Snooty Reporter: Tja, först skulle jag ... Jag antar att jag skulle vilja veta-

Kommissionär Reagan: För sent. Du är död. Reklam

Vad kan det här lära oss om att skriva bättre e-postmeddelanden (och förbättra vårt skrivande i allmänhet)? Mycket.

Du har bara sekunder att fånga dina läsares uppmärksamhet.

Du är upptagen. Dina läsare är också. Och fingrarna är alltid klara över musen eller mobilens skärm - redo att växla till någonting annat det ögonblick som de börjar känna att allt vad de läser är ett slöseri med deras dyrbara tid.

Som jag ser det är allt vi skriver i dag som en skylt på en motorväg utan hastighetsgräns. Du har bara tillräckligt med utrymme för några ord, och dina läsare zoomar med 100 mil per timme ändå. Så du kan bättre skapa ett meddelande som omedelbart tar sin uppmärksamhet och sedan noggrant förfina och redigera så att du inte slösar bort dina läsares tid på något sätt.

Här är tre tips som hjälper dig att skapa e-postmeddelanden som tjänar och håller dina läsare uppmärksamma.

1. Begränsa texten på ditt email till en skärm.

Första intryck betyder. En anledning till att jag använde en tv-show för att hitta en metafor för att skriva bättre e-postmeddelanden är det, även om vi aldrig tänker på det på så vis, är e-post innan någonting annat visuellt. I det första ögonblicket efter att de öppnat ditt meddelande tar dina läsare visuellt in hela e-postmeddelandet för att avgöra om de vill läsa det eller inte. Tänk på att din mottagare tar ett mentalt foto av ditt meddelande för att bilda ett första intryck av det. Vad vill du ha i det fotot? Reklam

Om texten är för lång för att ses inom den ursprungliga skärmen kommer mottagarens första intryck sannolikt att läsa ditt meddelande är “arbete.” Om de är inriktade på någonting annat då är chansen att de kommer att stänga ditt meddelande för att hantera det senare. Värre, när de öppnar ditt e-postmeddelande kommer det att stängas av igen.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Ditt meddelande ska vara så länge du behöver kommunicera relevant information till din mottagare. Om du behöver mer än en fullständig e-postskärm, är du bättre med en annan form av kommunikation.

2. Gör varje stycke inte mer än några rader.

Andra intryck spelar också roll. Långa, blockiga stycken är en stor avstängning och brukar inte läsas direkt. Sämre, läsare tenderar att zonera ut eftersom deras ögon och sinne tvingas göra dubbla plikten, försöker samtidigt fokusera på ämnet och försöker också hålla sin plats i stycket.

Att hålla dina stycken kort visar också respekt för dina e-postmottagarnas tid. Dina läsare kommer att känna igen (även om det är kanske bara omedvetet) att du tar tid att skapa email-chipping bort alls, men de viktigaste detaljerna - för att spara dem när du läser det.

Med tiden kommer denna genomtänkta strategi att lära dina e-postmottagare att visa dina e-postmeddelanden med mer förtroende och större prioritet. Reklam

3. Ange klart ditt mål eller begäran om åtgärd.

Har du någonsin slutat läsa ett mail och tänkt: Vad ska jag göra med det här?

Om du vill att din mottagare ska vidta åtgärder, gör din förfrågan tydlig i vad du behöver och när du behöver det. Ett bra sätt att göra detta är att få din förfrågan att dyka upp fysiskt i meddelandet - genom att inkludera det på en rad i sig.

“Vänligen gör dina ändringar i bifogade utkast och skicka tillbaka den här veckan.”

eller…

“Jag behöver din bio (50 ord max) senast fredagen den 12 juni kl 12.00.” Reklam

Du kan till och med drista din handlingsförfrågan, om den är tillräckligt kort. På så sätt kan din mottagare skanna ditt meddelande och, inom bara en sekund eller två, vet exakt vad du behöver. Och det är ännu ett sätt att visa dina läsare att du respekterar sin tid.

När du skapar ett e-postmeddelande bör du alltid komma ihåg hur upptagen och distraherade dina mottagare är - och hur snabbt du behöver fånga uppmärksamheten, både med ämnet och visuell layout av ditt meddelande.

Annars, för att citera den stora linjen från kommissionär Reagan, levererad av Tom Selleck, som visar hans enorma uppträdande sortiment (skojar igen), spelar det ingen roll hur väl skrivet eller viktigt ditt email är. Vad dina mottagare kommer att vara oroade över, “För sent. Du är död.”