10 dåliga e-postvanor du behöver sluta göra nu

En sak är säker: vi arbetar alla med e-post. Vi använder dem till och med för att kommunicera och organisera våra personliga liv. Men om du verkligen tänker på det, vad är e-post verkligen för? Samarbeta? Planera? Hantera? Gruppdiskussioner? Faktum är att ingen av ovanstående.

E-postmeddelanden utformades för en på en konversation (eller mindre grupper samtal högst). De ska inte användas för att synkronisera ett lag eller planera en händelse, eftersom överanvändande e-postmeddelanden helt enkelt leder till produktivitetsförlust och slöseri med tid.

Här är 10 dåliga e-postvanor som du behöver sluta göra nu. Reklam

1. CC-onödiga personer för «FYI»

Att få folk att uppdatera informationen leder nästan alltid till förvirring. Den person som CC'ed undrar om han behöver vidta åtgärder. Borde de svara? Ska de vidarebefordra din info? En CC'ed e-post innehåller information som de flesta inte kan hantera ändå.

2. Använd knappen «Svara till alla»

När du får ett mail med flera personer CC'ed, skickar inte automatiskt ditt svar till alla! Du kommer bara att sluta förorena allas andra inkorg. Försök bara svara på den berörda personen. Det behöver inte nödvändigtvis bli en gruppdiskussion.

3. Plocka fel ämnesrad

Ämnet ska väljas väl. Skriv inte bara "Hej från ..."; istället försök att ge så många detaljer som möjligt i det kortaste formatet möjligt. Till exempel: «Möte 02/15 dokument». När du mottar e-postmeddelandet behöver din korrespondent förstå vad din e-post handlar om bara genom att läsa ämnet. Låt dem inte gissa vad som är inuti; vara tydlig och koncis. Reklam

4. Använda bokstäver

Använda CAPITALIZED bokstäver gör inte ditt mail mer angeläget än andra, och förresten borde du inte vara den som bestämmer vad som är brådskande i någon annans inkorg. I ett e-postmeddelande tolkas bokstäver som aggressiv och påträngande SCREAMING, och de bygger inte en konstruktiv konversation.

5. Inte prioritera svar

Inte varje e-post måste besvaras genast. Så du borde klassificera och prioritera dem i enlighet med detta. Problemet är att din inkorg är det värsta verktyget att använda. Faktum är att din bästa satsning kan vara en extern applikation. Det perfekta e-postmeddelandet är ett e-postmeddelande som kan raderas. Det är inte tänkt att hålla information. Så du måste prioritera dina svar i din att göra lista och överföra informationen som ett e-postmeddelande innehåller till en annan plats.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

6. Använda onödiga ord

Precis som din e-postadress, bör din e-postkropp vara mycket tydlig och koncis. Gå rakt till punkten och undvik så mycket onödigt blah-bla som möjligt. De flesta läser inte allt i sina e-postmeddelanden, så om du underlättar jobbet genom att ge kort användbar information, genom att kollisera ditt innehåll och genom att säga vilka åtgärder som ska vidtas sparar du alla massor av tid (och du gör folk glada). Reklam

7. Använda e-post för allt

Oavsett om du behöver säga något till någon, skicka information och dokument, dela en idé och samla feedback, planera en händelse eller synkronisera ditt team, använd inte e-postmeddelanden varje gång. Försök att tänka på meddelandet du vill leverera, och använd rätt verktyg för varje specifikt meddelande. E-postmeddelanden är inte alltid rätt medium för att kommunicera vad du behöver.

8. Hantera ett teamprojekt med e-post

Att hantera ett teamprojekt med e-post leder ofta till frustration, missförstånd, förvirring och i slutändan ett dåligt resultat. När du organiserar ett gruppprojekt måste du delegera uppgifter, dela information och följa upp allas arbete. Men e-postmeddelanden är bara ett sätt att kommunicera, inte planera. Ändra dina vanor och hitta ett bättre sätt att hantera ditt samarbete utan e-post!

9. Klassificera ditt e-postmeddelande

Sluta slösa bort din tid att klassificera dina e-postmeddelanden. En bra sak om e-postinkor är att det finns en sökfält. Med den här funktionen kan du när som helst hitta någon information. Att klassificera dina e-postmeddelanden tar bara mycket tid för mycket dåliga produktivitetsförbättringar. Reklam

10. Sticka med email eftersom ...

Det är det enda sättet att organisera ditt arbete och det enda kommunikationsverktyget du känner till? Kanske är det dags att ändra hur du jobbar med ditt team och med dina kunder, och inte minst, hur du planerar din dag.