10 små saker du kan göra för att spara tid på kontoret

Vill du spara tid på kontoret utan att behöva göra en fullständig översyn av ditt schema eller kalender?

Här är 10 saker du kan göra för att raka minuter från din vanliga arbetsrutin:

Skapa en dokumentmall.

Kontrollera ditt schema och e-postmeddelanden från den senaste månaden för tips om vilka dokument du brukar använda, och skapa sedan en uppsättning mallar för dessa objekt. Startsidéidéer inkluderar: e-postfrågor och bekräftelser, förslag, kontaktformulär, kontrakt, agendor, presentationsdäck, agendor och finansiella rapporter. Reklam

Ställ in mappar och filter i din e-postbrevlåda.

Automatisera sorteringen av e-post genom att konfigurera olika mappar och filter i ditt e-postprogram. Du kan få dina e-postmeddelanden filtrerade av personer (kunder, handledare, medarbetare och leverantörer), arbetsprojekt (administrativa uppgifter, internt arbete, klientarbete och forskning) eller e-postabonnemang och skickas sedan korrekt till rätt mapp.

Förbered mini-agendor för informella möten.

Få det mesta av dina informella möten med handledare eller kollegor med en mini-agenda. Detta behöver inte vara ett formellt dokument, helt enkelt lista ut de olika objekten, uppgifterna, frågorna och de frågor du vill diskutera före mötet. Inte bara kommer du att ha en praktisk guide till dina möten, men du kommer också att ha en lista över projekt, uppgifter och saker som diskuteras.

Ge upp mappflikar.

Trött på att slösa bort din tid med alla de små plastflikarna som kommer med hängande mappar? Ge upp dessa teeny-flikar och märk bara manila-mappar själva. Gör det enklare för dig att identifiera filer på ett ögonblick genom att använda olika färgmanila mappar och / eller hängande filer. Du kan till exempel använda gröna mappar för finansiella dokument, röda mappar för aktuella projekt och så vidare. Reklam

Spara dig några klick.

Få ut det mesta av dina arbetsanordningar? Ta en stund att ställa in snabbvalsknappen på ditt arbete eller din mobiltelefon för ofta uppringda nummer och skapa bokmärken på din webbläsare eller använd en bokmärkesservice för regelbundna besökta webbplatser. På samma sätt, om du regelbundet använder en datorapplikation eller ett program, lära dig några kortkommandon för att spara tid när du jobbar.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Gör en process- eller arbetschecklista.

Effektivisera rutinprocesser eller uppgifter genom att skapa en checklista över måste-göra-objekt. Detta kan vara särskilt användbart för saker du gör varannan månad eller så, till exempel kör rapporter, säkerhetskopiera filer eller uppdatera objekt på en webbplats eller server. Skapa detaljerade anteckningar och instruktioner om de olika uppgifterna du måste slutföra för ditt projekt.

Håll rengöringsmedel inom räckhåll.

Sluta slösa din tid på att klättra över alla kontorsmaterial i bakrummet för att få en dammduk. Skär ut ett utrymme i en närliggande skrivbordslåda, skåp eller hyllplan och lagra den med kontorsrengöringsmedel. Blanda och matcha något av följande och naturligtvis är du välkommen att lägga till dina varor efter behov: dammduk, damm, luddrulle, skärmdukar och rengöringsmedel, desinfektionsdukar och / eller gel, en rulle pappershanddukar och fönsterrengöringsmedel . Reklam

Förbeställning online lunch order.

Beställer du regelbundet lunch på jobbet? Några restauranger och kaféer har online beställningssystem som gör att du kan placera och schemalägga måltidsordningar var som helst från ett par dagar till några veckor i förväg. Kolla dina favoritluncher för att se om de erbjuder denna tjänst och spara besväret med att placera dagliga order.

Ställ in en timer.

Håll arbetsmöten på spår genom att ställa in och följa en timer. Du vet exakt hur mycket tid du har spenderat och hur mycket tid du har lämnat tillgängligt för dig i varje möte. Du kanske också vill överväga att ställa in en timer för olika uppgifter medan du arbetar för att bättre spåra din egen tid.

Lagra nödmaterial i en låda.

Var beredd på nödsituationer på ett ögonblick. Rensa ut utrymme i en närliggande skrivbordslåda och dra ihop ett litet kit med akutmaterial, inklusive men inte begränsat till: en ficklampa, glödstift, liten första hjälpen kit, säkerhetskopiering medicinering, paraply, liten radio, extra batterier, energi eller granola barer , och flaskor med vatten. Reklam

Vilken liten åtgärd kommer du att försöka spara dig ett par minuter på jobbet? Lämna en kommentar nedan.