13 strategier för att hoppa igång din produktivitet

Vill du öka produktiviteten? Du har kommit till rätt artikel. Jag hävdar inte att vara en produktivitetschef (jag tror alltid att det finns utrymme för förbättringar), men jag är väldigt passionerad om att öka produktiviteten. Jag letar alltid efter olika sätt att vara mer produktiva - stjäla fickor av tid där jag kan, deprioritizing den obetydliga, få systemöversyn, etc. Och jag älskar det när jag ser mina insatser lönar sig i form av ökade utdata på slutet på dagen.

I den här artikeln har jag valt 13 av mina bästa produktivitetsstrategier - provat, testat och validerat. Om du följer dem alla till en tee, kan jag garantera dig att din produktivitet kommer att dubbla, tredubbla vad det än är just nu - eller ännu mer. Jag personligen gör det till en punkt att följa dessa steg varje dag. Under de dagar då jag inte gör det, minskar produktiviteten. De dagar jag gör minskar min produktivitet. Korrelationen är uppenbar. Jag har också sammanställt en lista över de bästa resurserna för några av stegen för din fortsatta läsning.

Här är de: D

1. Ange dina produktivitetsmål

Förmodligen håller hälften av självhjälpsartiklarna där ute och berättar för oss att sätta mål och sätta mål. Vet du varför? Det beror på att det verkligen fungerar. När du ställer in mål fokuserar du din energi på de saker du vill uppnå. Saker som du inte skulle uppnå som standard. Det gör dig automatiskt mer produktiv.

Jag gör regelbundna målinställningar för att maximera min produktion. Ett av mina mål för den kommande månaden är till exempel att skriva 30 artiklar, vilket är i genomsnitt 1 artikel per dag. Dessa artiklar kommer att innehålla artiklar för min blogg, The Personal Excellence Blog och gästartiklar för andra stora webbplatser, inklusive LifeHack.Org. Min genomsnittliga produktion under de senaste månaderna har bara varit i genomsnitt 1-2 artiklar per vecka, så jag bestämde mig för att ange ett 30 artikelmål att sträcka mig för att skriva mycket mer än jag normalt gör. Genom att bara ställa in detta mål och sträva efter det ökar jag naturligtvis min produktion mer än om jag inte satte den.

Var tydlig på vad exakt du vill uppnå. Vad vill du göra för den kommande månaden? Vad är ett mål som gör att du känner dig helt exhilarated och surging med stolthet om du uppnår det? Ställ in det som ditt mål. Därifrån anger du dina veckovisa mål. Slutligen kan du ställa in dina dagliga mål som blir dina dagliga mål.

Vidare läsning:

• Målsättning - Varför bakom WHAT
• Tio bud om målinställning
• 5 sätt att ställa dina mål i sten

2. Underhålla en arbetsmiljö som bidrar till produktiviteten

Uppmuntrar din arbetsmiljö dig att arbeta? Eller distraherar du dig oftare än inte? Din miljö sätter scenen för ditt arbetsflöde, så välj rätt miljö till jobbet. Vad är den typ av miljö som uppmuntrar dig att arbeta? Det kan kräva lite experiment. Efter att ha provat olika ställen finner jag att jag jobbar bäst på tysta platser där det finns minimala människor - som mitt rum, biblioteket, kaféerna och i mitt grannskap. Så jag gör bara mitt arbete på dessa områden.

De av er som är anställda kan inte exakt välja miljö att arbeta i. Om så är fallet, ändra sedan din miljö för att göra den tillförlitlig. Organisera ditt skrivbord (nästa steg). Dekorera den med dina favoritbilder och inspirerande citat. Sätt i en fotoram eller två. Ha din favoritmugg där. Ibland kan du inte njuta av allt arbete du behöver göra, men det betyder inte att du måste göra dig eländig. Om du känner dig som hemma blir du mer inspirerad för att få saker gjort. Reklam

Vidare läsning

• 10 steg till en Zen-liknande arbetsmiljö
• Utvalda arbetsmiljöer @ Lifehacker.com (Bra sätt att få inspiration för ditt arbetsutrymme)

3. Ha en organiserad arbetsyta

Att ha ett organiserat skrivbord hjälper utan tvekan till att förbättra din produktivitet. Om du har en rörig arbetsyta, kommer du att känna dig oorganiserad och trög. Du kommer inte ens känna att göra något eftersom det är så oorganiserat. Om du har en trevlig, snygg och organiserad arbetsyta, blir du inspirerad för att få jobb. Du kan lätt hitta dina saker snarare än att slösa bort värdefulla minuter att siktas genom din hög med papper för något du såg för ett tag sedan. Om du är egenföretagare som jag är, är det särskilt viktigt att vara organiserad och på toppen av saker.

Jag har ett litet skrivbord i mitt rum som jag gör en punkt att hålla rent och städat. Mina rapporter, mappar och slumpmässiga papper stashes i en tidningsorganisator (som jag fick från Ikea för 3 år sedan för några få dollar - en av mina bästa investeringar någonsin). Pennor och brevpapper placeras i brevpappershållarna. Jag lämnar tillräckligt med utrymme för min bärbara dator och ett skrivområde på min högra sida. Under hela arbetsdagen kommer mitt bord att bli rörigt naturligt, så några dagar ska jag göra lite städning och städning för att få saker i ordning. Även min egen bärbar dator anses vara en del av mitt skrivbord - och jag använder post-it anteckningar och Excel-ark för att organisera mina arbetslistor. Alla dessa skapar ett inbjudande utrymme för mig att arbeta när som helst på dagen.

Vidare läsning:

• Så här bestämmer du arbetsytan
• 12 tips för en organiserad skrivbord
• 10 tips för att hålla skrivbordet rent och städat

4. Sätt första saker först

Habit # 3 i Stephen Coveys 7 vanor av mycket effektiva människor. Första saker först hänvisar till att sätta viktiga saker först innan något annat. Och varför är det här? Det beror på att det finns 24 timmar om dygnet. Det finns ungefär en miljon olika saker vi kan välja att göra. Vissa kommer att vara viktiga saker som gör skillnad. Resten kommer vara oväsentliga saker som faktiskt inte gör någon skillnad alls. Av dessa miljoner saker måste vi välja och välja, annars kommer vi alltid att drunkna i arbetet och aldrig få något gjort. Fokusera på den viktiga och deprioritize den senare.

En fråga som jag använder för att filtrera bort de obetydliga uppgifterna är “Kommer att göra detta gör skillnad de närmaste 6 månaderna?” Om svaret är nej eller lite ja, lägger jag det åt sidan. Om det är stort ja, ger jag oproportionerligt fokus åt det. Naturligtvis kan vi aldrig ge en 100% exakt bedömning eftersom vi inte kan se framtiden, men vi har tillräcklig kunskap för att göra en bra bedömning. Till exempel är mitt huvudmål för det här året att utveckla min blogg, vilket är en viktig del av mitt personliga utvecklingsverksamhet. När jag tillämpar den frågan på min lista över blogguppgifter, fokuserar jag automatiskt på uppgifter som (1) gästpost, vilket gör att jag kan nå ut till betydligt fler läsare och får nya långsiktiga läsare och abonnenter på min blogg (2) skriva nya, kvalitetsartiklar till mina läsare och (3) skriva min bok som kommer att vara en personlig milstolpe och skapa en ny inkomstström samtidigt. Andra diverse uppgifter som att kontrollera e-post, sortera dem, redigera webbplatsen och läsa facebook / twitter-meddelanden blir deprioritized till senare delar av dagen.

Vidare läsning:

• Sätt första saker först (Time Management Matrix)
• Lägg första saker först (Stephen Coveys webbplats)
• Första saker först (Wiki)

5. Tidsfält dina uppgifter

Tidbokning avser bokning av dina uppgifter inom fasta tidsluckor. Till exempel boxning uppgift A från 9-10: 30am, sedan uppgift B från 10: 30-1pm, sedan uppgift C från 2-4pm. Tidsbokning är bra eftersom det hindrar din uppgift att dra på och på. Det är ett ordstäv att ditt arbete kommer att ta så lång tid att du vill ha det, och jag tycker att det är väldigt sant. Har du någonsin en projektfrist där du behöver bränna midnattsoljan för att få jobbet gjort? De flesta av oss känner vanligtvis att vi inte skulle behöva rusa som om tidsfristen var senare. Fakta är det spelar ingen roll när tidsfristen är. Även om det är 1 vecka senare, 2 veckor senare eller 1 månad senare, fortsätter samma sista minuten-rush fortfarande innan. Vi tar så lång tid att göra jobbet eftersom det är tidslinjen vi ger oss själva.

Därefter tidsfält dina uppgifter. Om du ställer in en viss tidsperiod och strikt följer det, hittar du ett sätt att få jobbet gjort. Självklart ställer du en tid som är utmanande men ändå uppnåelig. Om en uppgift kräver 3 timmar, ställ inte in 4 timmar eftersom du kommer använda hela 4 timmarna. Ställ in 3 timmar - helst mindre så att du kan lära dig att optimera din produktion under perioden (igen, förutsatt att du trycker på tidsfältet starkt).

Vidare läsning:

• Timeboxing
• 15 Time Boxing Strategies för att få saker klar

Naturligtvis kan det vara svårt för de neurotiska perfektionisterna bland oss ​​att begränsa tiden, för det kommer att leda till en kompromiss i kvalitet. Det går till vår nästa princip, som är ... Reklam

6. Använd 80/20-regeln

80/20 hänvisar till fenomenet där 80% av produktionen orsakas av 20% av ansträngningarna. De återstående 20% av produktionen kan endast uppnås genom att 80% ansträngning läggs på.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Så låt oss säga att du har en rapport, och för att producera den absolut bästa rapporten du kan, behöver du cirka 100 timmar. 80/20 regeln säger att du kan få 80% av kvaliteten genom att spendera 20 timmar (20% av 100 timmar). Å andra sidan, den slutliga handen för att öka denna rapport från 80% till 100% kräver att du spenderar 80 timmar (80% av tiden). Ur effektivitetssynpunkt skär det inte alls. 80/20-regeln säger att vi bara ska få 80% -kvaliteten i och chucka de återstående 20%, eftersom den tid som behövs inte motiverar det värdeökning vi får.

Därmed, genom 80/20-regeln, måste vi lära oss att släppa bort den nitty gritty. Glöm de små detaljerna som ingen men du märker. Du kan fortsätta att ändra något till perfektion, men den tiden är förmodligen bättre förbrukad att arbeta med en helt ny uppgift. Nyckeln är att fokusera din energi på att producera 80% av allt du gör - vilket också är de 80% som är viktiga. Rita en mental cut-off gräns och släpp av allt som ligger utanför gränsen.

Vidare läsning:

• Uppnå mer med mindre i livet med 80/20 princip (3-delarserie)
• 20 sätt att tillämpa 80/20 regeln i ditt liv
• Topp 4 felaktiga tillämpningar av 80/20 regeln

7. Har en separat lista för inkommande uppgifter

Om du är som jag kommer du att få en helströmmande lista över slumpmässiga och diverse uppgifter att göra under hela arbetsdagen. Jag brukade uppmärksamma dessa saker när de kommer omedelbart. Säg extra uppgift # 1 kommer in nu, jag gör det omedelbart eftersom det bara tar 5-10 minuter. Detta är detsamma för extra uppgift # 2, # 3 .... hela vägen till # 15. Efter ett tag insåg jag att det här tar mycket tid och jag får inte ens något meningsfullt resultat av dem. Inte bara det, jag får aldrig slutföra mitt verkliga arbete för dagen eftersom jag är så upptagen med de slumpmässiga grejerna. Jag kanske tror att jag är väldigt produktiv när jag avslutar dem, men sanningen är att det bara är falsk produktivitet.

Så nuförtiden använder jag bara en separat lista för dessa brådskande uppgifter. Jag dumpar alla inkommande uppgifter i listan och fokuserar på min dagliga mållista. Sedan i slutet av dagen fördelar jag en tidslucka för att rensa dessa uppgifter. Jag batchar liknande brådskande uppgifter och rensar dem på en gång. Visar sig att jag alltid kan få dem att rensas mindre än en timme jämfört med de få timmar jag skulle ha tagit om jag deltog i dem på dagen.

8. Uppgradera dina färdigheter

Våra begränsningar i produktionen kommer från begränsningar på vår egen kompetensnivå. Uppgradera dina färdigheter och du kommer att öka din produktion. Det är som att uppdatera vår datorprogram med nyare versioner så att vi kan skapa mer. Våra kompetenser är våra verktyg som hjälper oss att skapa. Vi behöver bättre verktyg för att skapa bättre material.

Till exempel, när jag nu vill skriva ett genomsnitt av en ny artikel om dagen, behöver jag lära mig att behålla / öka samma skrivskvalitet som tidigare, medan du skriver på mindre tid. För att förbereda det läser jag fler A-List-personliga utvecklingsbloggar (att vara mer in-tuned med A-listskrifter) och skriv bloggar som Copyblogger och Write To Done för att hämta skrivteknik / färdigheter. Dessa kommer utan tvekan att hjälpa mig att skriva snabbare.

Vilka nyckelfärdigheter använder du i ditt arbete? Hur kan du uppgradera dem för att bli mer produktiva? Reklam

9. Känn dina motivationsutlösare

Du vet hur det finns tider när vi verkligen är inspirerade att arbeta, där andra gånger kommer vi att känna oss som en total sloth? Det är normalt. Sloth-like tider kommer när vi förlorar kontakten med vår inre muse. Om du är medveten om dina motivationsutlösare kan du ansluta till dem och starta produktiviteten.

Till exempel är jag vanligtvis inspirerad att arbeta på min blogg, och jag tycker att jag är ännu mer inspirerad att veta att jag har ett mål att uppnå (som att uppnå X-abonnenter i månaden), eller när det finns (vänlig) konkurrens (benchmarking min trafik mot större personliga utvecklingsbloggar), eller när det finns en orsak som är större än mig (erkänner att det finns många människor där ute som kan vinna på mina artiklar). När jag siktar ut dessa triggers och integrerar dem med mitt dagliga liv - till exempel att prenumerera på flödet av de A-listbloggarna, har öppna kommunikationskanaler med mina läsare (kommentarområde, facebook, twitter, email) och pratar med andra bloggare, min drivkraft ökar dramatiskt. Det blir en uppåtgående spiral som förstärker sig.

Och du då? Vilka är dina motivationsaktörer? När var då du kände dig inspirerad? Hur kan du integrera dessa triggers i ditt dagliga liv för att förstärka din motivation? Att göra detta kommer definitivt att öka din produktivitet.

10. Använd tidsfickor

Tidsfickorna hänvisar till de lilla ficklocket du har mellan en händelse till nästa. Tidsfickor brukar uppträda under väntetid / resetider, till exempel att vänta på bussar / tåg, pendling, väntar på möten att starta osv. Har några färdiga aktiviteter att göras under tidsfickorna. Du kommer bli förvånad över hur mycket du kan göra på bara kort tid. Vissa aktiviteter som jag gör inkluderar att lyssna på podcasts med självhjälp och skriva mina artiklar på min bärbara dator. Vanligtvis ser jag till att jag tar en plats på bussen genom att ta de tidigare bussarna. På en 40 minuters resa kan jag få ca 20% av mina artiklar skrivna på en 40 minuters bussresa, eller ca 400 ~ 500 ord. Det är en bra mängd arbete gjort jämfört med om jag bara sovit på resan.

Vidare läsning:

• Hur man gör en bra användning av tidsfickor

11. Håll dig själv ansvarig för dina mål

Progress-spårning är viktigt för att veta hur du gör. Vi kan arbeta frantiskt för att öka produktiviteten, men om vi vet att det inte finns någon ansvarighet, kommer vi någon gång att sakta ner. Jag har en veckovis recension med mig själv varje lördag morgon, där jag granskar mina framsteg i mina mål veckan innan. Om jag träffade mina mål ger jag mig en stor kram och klappa på ryggen. Om jag inte gjorde det förstår jag vad som gick fel. Sedan planerar jag min handlingsplan för nästa vecka för att nå nästa veckas mål. Dessa veckovisa mål stiger upp till de månatliga målen i slutet av månaden, där jag gör en månadsöversikt.

Vidare läsning:

• Hur man uppnår dina mål med framgång: granskning
• Bygga veckovisa grannskapet
• Granska dina mål per vecka
• 12 sätt att uppgradera din veckovisa recension

12. Vakna tidigt

Detta kan vara specifikt för individer, men jag delar bara detta som det är sant för mig. Vakna tidigt gör mig verkligen jobba snabbare och bättre. Personligen tror jag inte att det finns någon vetenskaplig grund för att vakna tidigt och vara mer produktiv. Jag tycker att det är mer av en psykologisk känslomässig faktor. Eftersom du är uppe för 99,99% av världen vill du behålla ledningen, så att du snabbt kan jobba. När du arbetar snabbt, avslutar du fler saker, och det motiverar dig att behålla ledningen och göra ännu fler saker.

En annan anledning till att vakna tidigt hjälp är att tystnaden på morgonen är en lämplig miljö för att bli mer klar. Jag älskar att vara upp tidigt (5 am) och höra absolut ingenting i mitt grannskap. Fåglarna har inte ens brutits i sång ännu, bilar är inte på väg och min familj är inte heller heller. Perfekt tid för att få saker gjort.

Vidare läsning: Reklam

• Produktivitetsförbättring: Hur startar du din dag klockan 5:00
• Hur man blir en tidig stigare
• 21 tips för att vakna tidigt
• Skapa en morgonskrivning ritual

13. Kom ihåg att vila

Vi är inte maskiner eller robotar. Vi kan inte upprätthålla samma resultat oändligt utan vila. När tiden kommer, måste vi vila / sova för att återställa vår energi, så vi kan fortsätta nästa dag. Kom ihåg att det handlar om kvaliteten på arbetet som produceras, inte kvantitet av timmar som spenderas. Jag tycker att när jag väljer att fortsätta när jag är trött, kan jag fortfarande producera saker, men i en djup takt. När jag får vila kan jag bli mycket mer klar, även om det totala antalet timmar som spenderas faktiskt är mindre.

Vidare läsning:

• Hur får du resten du behöver
• Betydelsen av att planera nedetiden

Låt mig veta hur dessa 13 strategier fungerar för dig. Om du har andra produktivitetsprinciper, kommer jag att älska att höra dem också. Jag ska gärna diskutera dem i kommentarfältet.

Bilder: rberteig, aheram, danseprofane

Klicka här för att få Lifehack levererad till din RSS-läsare.