14 dåliga vanor som förhindrar inkorgen

Hantera e-post och “ökänd” Inkorgen Zero skapar en ganska buzz dessa dagar. Många av oss har länge förankrat oss e-postvanor som hindrar oss från att nå maximal e-post effektivitet. Istället för att bearbeta och bli av med e-postmeddelanden tenderar vi att hämma dem som om de är små guldnuggor som är täckta av leran och väntar på att bli raffinerade. Och det finns naturligtvis en massa andra vanor som lägger till i e-postpilen.

Här är mina 14 cent. Låt mig veta om jag missade någon i kommentarfältet.

Låt oss börja.

1. Email Window Shopping

Hur många gånger har du öppnat din inkorg, bara för att bläddra snabbt genom listan? Detta är ett stort slöseri med tid. Om du öppnar ditt email, gör något! Ta bort, arkivera, skapa uppgifter, påminnelser, etc. Att öppna och stänga din e-postlista är en säker väg att aldrig uppnå Inbox Zero. Reklam

2. Markera oläst

Vad handlar det om? Detta är en av mina favoriter och det hänför sig direkt till ovan nämnda punkt. Om du öppnar och läser ett e-postmeddelande - fatta ett beslut. Om du behöver göra något åt ​​det och inte har tid nu, skapa en uppgift med ett tydligt nästa steg. Det finns ingen anledning att behålla det här e-postmeddelandet i din lista. arkivera det och hantera din arbetslista!

3. Ingen rytm

Det tempo där du behandlar dina e-postmeddelanden har mycket att göra med rutinerna du skapar. Om du inte ställer in specifika tider för att bearbeta din inkorg, tillåter du ödet och impulsen att bestämma för dig när det kommer att hända. Få vana att behandla e-post vid vissa tillfällen, och du kommer att sluta uppnå inbox noll flera gånger under dagen. Bonus tips: genom att göra ovanstående kan du också se till att du är alert och har tillräckligt med energi för att behandla e-post.

4. Inställning för misslyckande

Att skapa kraftfulla vanor hjälper oss att se till att saker blir färdiga. En kraftfull vana är en vana som du saknar att göra; det vill säga om jag missade det, känner jag mig tvungen att göra vad jag kan för att rätta till det misstaget. Många av oss satte ett mål att behandla så många e-postmeddelanden som möjligt. så i huvudsak ställer vi oss inför misslyckande. Om du ändrar det målet att uppnå Inbox Zero två gånger per dag blir du beroende av framgång.

5. Skriva långa mejl

En annan email vana är att skriva långa e-postmeddelanden. Människor läser inte e-postmeddelanden, de bläddra igenom dem. Tror du verkligen att någon som får i genomsnitt 114 e-postmeddelanden per dag kommer läsa en lång epost? Reklam

Ordna alla e-postmeddelanden som du skickar i kulor och se till att du aldrig skickar våra långa e-postmeddelanden. Ditt pris? Du får, i natura, kortare e-postmeddelanden som resulterar i mindre tid att läsa synlöst.

6. Emotionella e-postmeddelanden

En annan sak som gäller punkten ovan: Undvik att uttrycka känslor i e-postmeddelanden! Det skapar långa e-postmeddelanden som leder till långa svar och mycket onödig korrespondens som leder ingenstans. E-postmeddelanden är inte ett bra medium för att uttrycka känslor; mycket går vilse i texten, och ofta tar den andra parten ut ur sammanhang som leder till, ibland katastrofala resultat.

7. E-post är inte det enda alternativet

Ibland behöver du prata ansikte mot ansikte eller använda något som kallas en telefon! Särskilt relaterat till ovanstående punkt, om det finns en känslomässig punkt att förmedla, är ett telefonsamtal eller möte det bästa alternativet för detta. Innan du skriver ett mail, spendera en sekund eller två för att överväga om det blir effektivare att kommunicera på ett annat sätt.

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

8. RE: RE: Re: RE

Om du svarar på ett mail som har mer än 3 tillbaka och framåt, sluta! Något fungerar inte. Det är dags att överväga ett samtal eller ansikte mot ansikte. Reklam

9. Svara alla

Mäta endast specifika personer. Inte CC personer som inte är relevanta för ett email bara till “håll dem i slingan,” om du inte är intresserad av att skapa fler e-postmeddelanden. Många gånger, människor som är cc'd på e-post känner sig skyldig till “bidra” vilket leder till fler e-postmeddelanden, förseningar och förvirring. E-post är ofta uppgifter. Uppgifter bör ges till personer som är ansvariga för att få dem gjort. Att hålla människor i slingan bör göras via periodiska sammanfattande e-postmeddelanden eller möten.

10. Gibberish

När du skriver ett email, ta din tid och skriv tydligt. Om du mailar inte är klart, gissa vad? Du får åtminstone ett e-postmeddelande från varje mottagare som ber om förtydliganden. Ta dig tid att utarbeta, koppla av och korrekturläsa ett mail. Personligen utarbetar jag ofta mina e-postmeddelanden och skickar dem bara en timme senare. Jag tycker att när jag utrycker översynen, identifierar jag bättre hur jag kan förbättra mitt svar. Faktum är att detta tar disciplin, men det kommer att bidra till att minimera avklaringsemail från dina mottagare och du kommer bli mycket uppskattad av dina kamrater (och chefen).

11. Arbeta utan struktur

Vid behandling av e-postmeddelanden, bearbeta med en uppsättning struktur. Antingen svarar e-postmeddelanden från nyaste till äldsta eller äldsta till nyaste. Hoppa inte mellan e-postmeddelanden, för i så fall bryter du med en tidigare regel - läs inte, hoppa över, markera oläst. Jag gillar att besvara de senaste e-postmeddelandena först. Det hjälper mig att ge snabba svar på återkommande e-postmeddelanden och imponera på personer som skickade mig för några minuter sedan ett mail ;-).

12. Konserverade svar

Hur ofta tycker du att du skriver om liknande e-postmeddelanden? När du behandlar dina e-postmeddelanden tenderar du att stöta på e-postmeddelanden som du vet att du har skrivit tidigare. I stället för att skriva e-post om och om igen, när du identifierar ett visst e-postmönster, bara kopiera / klistra in dem i en databas för svar på e-post och bearbeta de pesky "varit där gjort att e-postmeddelanden" snabbare. Reklam

13. Spam

Jag är säker på att övertid, du prenumererade antagligen på minst 50 webbplatser du inte följer längre. Tjänster som Unroll.me kan hjälpa dig att avbryta abonnemang snabbt från tjänster som stannar din inkorg med onödiga nyhetsbrev. När du ser spam, spendera några sekunder att avbryta även om det kan vara ont, kommer det att hindra dig från att se hundratals e-postmeddelanden under nästa år.

14 Skicka mindre e-postmeddelanden!

Duh, om du vill få färre e-postmeddelanden, skicka mindre email. Tills nästa gång! :)