3 hot mot effektiv tid blockering och hur man löser dem

Tidsblockering är ett bra sätt att få saker och ting gjort effektivt. Men om du inte är försiktig, kan du enkelt döda din tidsblock produktivitet med dessa tre vanliga hot:

• Uppskjutande

• Slösa tid utan förberedelse

• Distraktion (intern / extern)

Först och främst är förhalning kanske den vanligaste orsaken till att du inte får något gjort inom ditt tidsblock. Det är faktiskt ett av de värsta sätten att spendera din tid, för du är troligtvis medveten om den här aktiviteten, och ändå gör du det fortfarande.

Till exempel är ditt mål att skriva en rapport för din chef och du har bestämt dig för att fokusera på denna uppgift mellan 09:00 och 10:00. Men när du diskuterar saker med dina kollegor eller kolla på dina vänners Facebook-statuser under den här tiden, slösar du bara bort dina värdefulla minuter som borde spenderas på att arbeta istället.

Utslagsförloppet sparar tid säkert men du kan också slösa bort tiden annars. Om du till exempel bestämde dig för att skriva ett blogginlägg innan du gick till jobbet, men du just började planera inlägget på morgonen när du ska skriva det, utnyttjar du inte det tidsblock du har.

Slutligen är distraktion ett annat stort hot mot effektiv tidsblockering, och detta kan hända, antingen om du är hemma eller på kontoret. Det kan till och med hända om du arbetar själv. Distraktionerna kommer både som externa och interna, och om du inte inser de möjliga källorna till distraktioner i förväg, kan det förstöra din tid med att blockera produktiviteten för säker.

Med dessa tre hot kan du förstöra din fart och få något verkligt arbete. Men de följande frågorna är: varför finns dessa hot och du faktiskt inbjuder dem till ditt dagliga arbetsliv (och in i dina tidsblock)?

Så varför tillåter du dem?

Med dessa tre hot kan du ta två ståndpunkter: du kan antingen tillåta eller avstå från dem. Reklam

Tyvärr, om du inte betalar tillräckligt med uppmärksamhet i denna fråga, tillåter du dessa produktivitetstrusar att påverka ditt dagliga liv och därmed göra det svårare för dig att uppfylla dina mål som du har ställt för dagen.

Så när jag pratar om “tillåter dessa hot,” Jag menar följande:

• Du är för upptagen för att komma igång med din uppgift

Du vill genast börja med din uppgift, men du bryr dig inte om att planera dina steg i förväg. Med denna planering kan du undvika de gemensamma fallgroparna under ditt tidsblock, som att fundera över vilken åtgärd du ska ta nästa eller inte förstå beroendet av din uppgift med andra människor (ibland kan du inte gå vidare med din uppgift tills någon annan har gjort det deras del först).

Du kanske också tror att om du började direkt får du en start och du kan faktiskt avsluta din uppgift långt före deadline. Även om detta kan vara fallet ibland är resultaten alltför ofta de önskade.

• Du har inte en optimal arbetsplats

En säker sätt att bli utsatt för distraktion är inte att ha en dedikerad och tyst arbetsplats för att göra ditt arbete. Ju mer dynamiska miljön är (som att arbeta i en bås eller försöker få jobb gjort när din familj är omkring dig), desto mindre produktiv är du troligtvis kommer att bli.

Å andra sidan, ibland kan denna situation omvändas och du kan uppleva något som kallas cocktailpartyffekten, där du faktiskt kan filtrera bort de flesta distraktionerna och fokusera på bara en sak i taget (som i en cocktailhändelse, när du fokuserar på konversationen med en enda person, medan du filtrerar ut resten av festen).

Om du inte medvetet väljer en fullsatt plats (som en kafé eller ett tåg) för att göra ditt arbete, kan distraktion vända dig och döda din produktivitet.

• Du gör det när din energi är på sitt lägsta

Att göra arbete när din energi är på sitt lägsta är en bördig grund för förskott.

Jag insåg detta när jag gjorde en till synes enkel uppgift och sedan började jag plötsligt förhöra mig.

Även om uppgiften tog bara några minuter att avsluta, hade jag fortfarande internt motstånd för att slutföra det. Detta berodde på det faktum att jag gjorde jobbet sent på kvällen, när mitt sinne redan var borta från arbetsläge, och det såg fram emot att göra något roligare (som att titta på tv).

Enligt Willpower Instinct avtar din självdisciplin hela dagen och vilkraftsreserven är högst på morgonen. Det här är precis vad jag upplevde med min uppgift.

Den sanna orsaken till dessa hot

Så varför är det så lätt att komma igång med ditt tidsblock direkt utan att göra något förberedelser?

En anledning kan vara att du tror att du förlorar din värdefulla tid med förberedelser och att man vidtar åtgärder direkt är det du borde göra istället.

Tyvärr, även om du börjar snabbt, kan du köra in i vägarna på väg och du brukar slösa bort din tid, så att du faktiskt slutar din uppgift långsammare snarare än snabbare.

En annan anledning är att du förmodligen inte värderar den faktiska beredningsdelen så mycket och inte vill spendera tillräckligt med tid på sådan uproduktiv aktivitet (det hjälper inte mig att slutföra min uppgift snabbare, så det är oproduktivt, eller hur?).

Slutligen spenderar du tid på planering och förberedelse tar din tid bort från själva uppgiften i själva verket (åtminstone så här tror du). Detta kan vara fallet när du börjar arbeta med din uppgift för sent i förhållande till tidsfristen. Och varje minut gör du inte jobbet i ditt dedikerade tidsblock, du känner att du förlorar tid.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Allt kan lösas med en liten förberedelse

Tror det eller inte, planerar och förbereder för tidsuppgiften i förväg faktiskt gör jobbet redan. Med rätt förberedelse blir du av med de onödiga vägar som kan uppstå under dina tidsblock. Reklam

Också, se till att tid blockera din planeringsfas också. Detta är väldigt viktigt, och du ser till att du verkligen kan maximera tillgänglig tid för uppgiften (genom att ta hänsyn till allt som behövs, som de produktivitetstrusar).

Bulletproof dina tidsblock - här är hur

1. Ställ in gränser. Om du råkar arbeta hemma, se till att din familj är medveten om vad du gör. På så sätt värderar de det arbete du gör mer och är mindre benägna att avleda dig.

Om möjligt, försök att arbeta så mycket som möjligt när de är ute av huset eller sover. Detta är precis vad jag gjorde (och jag gör fortfarande) när jag hade ett dagjobb. Jag byggde min online-verksamhet på sidan, men eftersom det var utmanande att få jobb när min nästan 2-åriga son var vaken bestämde jag mig för att arbeta under hans tupplur eller tidigt på morgonen när han fortfarande sover.

2. Ha rätt utrymme att göra ditt arbete. Om möjligt, försök att “isolera dig själv” när du gör jobbet. Det innebär att du i förväg beräknar platsen där du gör ditt arbete.

I mitt fall har jag två sätt att “isolera mig själv.” Den första är att jobba när resten av familjen sover. Å andra sidan är ett eget arbetsrum på min föräldrars plats där jag kan gå på jobbet.

När jag är fysiskt utanför vårt hem får jag mycket bra jobb. Men jag lät min fru veta min plats och på så sätt kan hon nå mig om något händer.

3. Förbered dina uppgifter i förväg - med ett tidsblock. För att ha ett effektivt tidsblock, var noga med att blockera en viss tid för planering och prep-arbete också. Detta säkerställer att du kartlägger alla möjliga vägar och andra hot mot ditt produktiva arbete.

Att spendera tid ensam och verkligen räkna ut de olika delarna av din uppgift hjälper dig mycket under den faktiska arbetsfasen.

4. Välj rätt tid på dagen. För att undvika förhalning, försök att välja rätt timing för ditt tidsblock. I mitt fall försöker jag göra mitt jobb under morgonen (för det är när jag är mest uppmärksam), men din situation kan vara annorlunda.

Var uppmärksam på ditt humör under dagen, ta reda på vilken del av dagen du är mest uppmärksam och blockera din tid för det ögonblicket (så, efter att ha ätit lunch är inte nog den optimala tiden). Reklam

5. rensa ditt sinne. Om du känner dig trött och inte kan fokusera på ditt arbete, ta en snabb tupplur. Jag har upplevt en total förändring av mitt välbefinnande och produktivitet när jag tar en snabb strömslap (20 minuter max).

Du kan också bestämma att skriva ner de idéer och tankar som du får under ditt arbete. Jag har ett papper och en penna med mig när jag jobbar, så att jag kan göra en “mini hjärndump” och få dessa tankar ur mitt sinne (som jag sedan kan behandla senare).

Slutligen kan du bestämma dig för att starta en enkel meditationsövning på 5 minuter varje dag. Du stänger bara dina ögon och säger tyst i ditt sinne “andas in” medan du andas in och säg då “andas ut” medan du andas ut. Om ditt sinne börjar vandra runt (vilket det kommer), fokusera på andan.

Meditation är en långsiktig övning och det kräver tålamod tills du kan se fördelarna - som förbättringarna i ditt fokus.

6. Automatisera de vardagliga och repetitiva delarna. Vet du om några av de uppgifter du gör inom ditt tidsblock kan automatiseras? Om så är fallet, vidta försiktighetsåtgärder för att göra automationen.

Du kan till exempel skapa en mall ur dokumentet som du använder ofta. På så sätt kan du spara tid och slösa inte bort ditt värdefulla tidsblock för aktiviteter med lågt värde (som att skapa ett dokument från början varje gång).

Slutsats

Tidsblock är ett bra sätt att få jobb, men du kan förstöra dem genom att förhalta, slösa din tid utan förberedelse eller när du utsätts för distraktion.

Huvuddelen är att se till att du kartlägger din miljö, din tidpunkt och dina uppgifter i god tid. På det sättet kan du vara säker på att ditt tidsblock ger dig maximala resultat.

Över till dig: Hur ser du till att du kan eliminera produktivitetshoten under dina tidsblock?

Reklam