3 sätt att minska dina dagliga arbetsavbrott

Ingen vaknar i hopp om att bli lite färdig på dagen och att bli distraherad av en massa saker som inte spelar någon roll. Trots detta är det så många kontorsarbetare som slutar göra.

I sin bok Djupt arbete, Cal Newport talar om “metrisk svart hål” att så många av våra aktiviteter hamnar i. Detta svarta hål är där mätningarna av kostnaderna för vår verksamhet faller in i. E-post verkar produktiv eftersom du trycker på ord runt i företaget, men det mesta gör det lite mer än att göra dig känna produktiv.

Här är 3 sätt att klippa de här distraktionerna och dra produktiviteten ur det svarta hålet.

1. Ta en ny metod att e-posta

Ja, e-post är hur de flesta företag kommunicerar. Snabba meddelanden raderas över hela företaget med många personer som är CC'd på dem. Det känns som att något faktiskt blir gjort, men oftast är det som du verkligen gör omorganisera under det att de arbetar hårt. Reklam

För att komma på toppen av detta produktivitetsstalande djur måste du vidta drastiska åtgärder. Först kontrollerar du din epost två gånger om dagen och anger en tidsgräns. Jag använder Pomodoro produktivitetsmetod och jag tillåter bara ett 25-minuters block per dag att gå igenom min email. Att sätta denna tidsgräns på e-post innebär att den inte kan expandera till hela min lediga tid.

När jag sist var anställd, och den lägsta personen på totempolen, förstod VD att jag bara kontrollerade e-post två gånger om dagen. En lugn och rationell förklaring att jag behövde stora svängar av tid för att fokusera på mitt arbete var bra med honom. Han antog även praxis att bara kontrollera sin egen e-post klockan 11 och 3 och älskade hur mycket extra fokus han hade.

För det andra, börja schemalägga nästan hela din e-post. Jag använder rätt inkorg för att bara skicka e-post klockan 4, oavsett vilken tid jag kontrollerar. Det enda undantaget är när någon väntar på något från mig och de behöver ett svar direkt. Detta hjälper till att säkerställa att du inte spelar e-posttagg eftersom du försöker rensa din inkorg och svaren fortsätter att komma in.

Tredje, kontrollera aldrig din första e-postadress på morgonen. Saken som e-postmeddelandet är riktigt bra på är att berätta vad alla andra tycker är viktigt för dig den dagen. Det har sällan något på vad du behöver göra för att driva dina projekt framåt. Du bör räkna ut natten innan vad din viktigaste uppgift är. Kom in och gör det tills du har ditt schemalagda e-postblock. Reklam

Fjärde, stäng av alla meddelanden på din e-postadress. Studier visar att med dessa anmälningar kan det leda till att du blir distraherad från den aktuella uppgiften. Om du inte är fokuserad, jobbar du inte bra. Vänja bara på att vänta på dina schemalagda mailtider. Ingenting kommer att bli i brand, och om det gör kommer larmet att gå av eller någon kommer att stanna vid ditt kontor som de löper ut genom dörren i panik.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

2. Slå av meddelanden för Slack / Hipchat / Messaging

Dessa kan vara bra verktyg och många företag dykar in i gruppmeddelandeverktyg med båda fötterna och skärper behovet av e-post. Problemet är att förväntan är att anställda ska ha chatt öppet mestadels och reagera direkt på något meddelande - oavsett hur trivialt det är. Jag har pratat med en chef som kände att de mest produktiva programmerarna var de som hade en anmälningsmotor inbyggd i kodredigerarna så att de kunde hoppa direkt för att chatta från den uppgift de var inriktade på.

Det här är helt enkelt meddelandet problemet med e-post exponentialt ökat. Bara för att det finns några Fördelar med ett verktyg betyder inte att det är ett bra verktyg.

Precis som e-post, stäng av alla meddelanden i dina chattverktyg. Avsluta sedan ansökan till förmån för schemalagda checkar. Jag kontrollerar mina Slack kanaler två gånger om dagen - en gång strax efter min morgon träning och en gång strax efter lunchen. Jag är inte redan fokuserad på någonting i synnerhet, så det är ingen uppmärksamhet som är stulen. Reklam

3. Undvik onödiga möten

Slutligen, låt oss prata om möten. Så ofta kan någon enkelt ringa ett möte med 10 personer i 2 timmar, vilket i form av lön kostar tusentals dollar, men de kan aldrig godkänna en kostnad av hälften av den summan. Varför batar ingen på detta?

För att bota de konstanta mötena börjar du med att vägra att gå till något möte som inte har en tydlig dagordning 48 timmar i förväg och ett enda tydligt beslut som du behöver att vara inblandad i. Jag, med min sista heltidsanställning, som den lägsta personen i byggnaden, satte jag på detta och lyckades undvika de flesta möten.

När din chef ber dig att gå med i ett möte, visa dem din arbetslista och fråga vilken artikel som behöver stöta på listan för mötet. Mycket av tiden kommer din chef att säga att mötet behöver störas. När jag har använt denna taktik förvandlades ett möte på 2 timmar till att någon kom till mig för de 15 minuter som jag verkligen behövde vara där. Jag vägde in och var då borta.

Det super viktiga mötet är ofta inte så viktigt - det är bara att ingen har utmanat det än. Mot bakgrund av en utmaning erkänner människor att avbrottet i arbetsdagen är värre än att flytta projekt framåt. Reklam

Som jag sa i början finns det så många distraktioner i din dag. Att skära av dessa distraktioner och ta kontroll över din dag betyder att du blir mer klar och inte behöver arbeta alla timmar för att vara så produktiv som möjligt.

Utvalda foto kredit: jpstjohn via flickr.com