4 sätt att få dina kvitton ut ur shoeboxen

Jag hittar kvitton på de skrämmaste platserna: Jag hittar inte bara dem i plånböcker och plånböcker, men det är inte ovanligt att fiska dem ur arkivskåpet eller utifrån soffan. När allt kommer omkring kan de små papperslisterna glida bort det ögonblick som ryggen är vänd. Det enda sättet att hålla dem i linje är att ha ett enkelt organisationssystem. I åratal har den klassiska inställningen varit en shoebox fylld med kvitton. Det är ett utmärkt sätt att se till att alla våra pappersbitar finns på ett ställe, men det lämnar fortfarande något att önska. Kom taxesäsongen, vi får valet mellan att skicka den rutan till en revisor eller sortera genom dem själva. Reklam

Det finns andra planer som kan ge större mening: Vi kan eliminera mycket av det arbete som går med spårningskostnader med lite teknik. Alternativen nedan kan förenkla situationen och göra en jämnare skattesäsong.

1. Håll dig till plast

Om du kan göra alla dina inköp med ett kredit- eller betalkort kan du eventuellt eliminera din kvittonsamling. De flesta bokföringsprogramvarupaket kan hämta dina kontouppgifter för dina konton - och tolka det till viss del. Det finns vissa nackdelar att helt förlita sig på dina kortutlåtanden. De flesta identifierar inte specifikt precis vad du har köpt och det kan vara svårt att komma ihåg om en viss betalning till bokhandeln förra året var en utbildningskostnad. Kontantbetalningar kan också genom en stor skiftnyckel i systemet - det finns gott om möjligheter till utgifter som du behöver för att hålla reda på att det bara är kontanter (tänk att dela en måltid med en kund). Det finns andra specifika problem som följer med om du väljer att använda ett betalkort eller ett kreditkort. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

Du kan dock anteckna dina utgifter i de flesta bokföringsprogram, så länge du håller med dina kvitton kan du undvika att organisera och kategorisera dina kvitton utöver en gång i månaden. Det är inte en perfekt lösning, men det kommer inte att få din revisor att cringe hur den shoeboxen av kvitton gör.

2. Välj en tjänst

För en avgift kommer tjänster som Shoeboxed ta dina kvitton och skanna in dem. De använder ett system som inte bara känner igen texten och sätter den i ett format som du kan använda men det kan också automatiskt kategorisera dina kvitton. Eftersom Shoeboxed och andra tjänster normalt fungerar månatligt, kan antalet kvitton du kan skanna mellan nu och 15 april komma upp kort. Du kan dock göra en kort triage på dina kvitton och eliminera alla de som inte faktiskt påverkar dina skatter: matvaror, filmer och vad som kanske inte behöver skannas, om du inte arbetar med att få alla dina utgifter och din budget under kontroll. Reklam

Prissättningen kan variera på sådana tjänster. Shoeboxed har planer som går från $ 9,95 i månaden upp till $ 49,95 - jag anser att en affär. Det är betydligt billigare än att betala någon att skanna i dina kvitton för dig.

3. Skanna i dina kvitton själv

Vid första anblicken kan det tyckas att skanning i dina egna kvitton är ett steg bakåt från att betala en tjänst för att göra det åt dig. Men med rätt utrustning kan du ganska mycket automatisera processen hemma. I det här fallet är rätt utrustning en skanner som är speciellt avsedd för kvitton: Jag har använt NeatReceipts-systemet och det är faktiskt lättare att förpacka upp mina kvitton och skicka dem. Jag sätter mig ner framför en tv-show eller film och matar in mina kvitton i scannern. Dess optiska teckenigenkänning är mycket bra. För de flesta kvitton extraherar skannern all relevant information och lägger den i ett format som jag kan dumpa in i min bokhållande programvara (samt spara den som PDF). Reklam

Om prissättningen som går med att köpa en skanner bara för dina kvitton är värt det kan bero på hur många kvitton du planerar att bearbeta: beroende på var du hämtar skannern kan priset vara mer än kostnaden för ett års grundläggande planera på Shoeboxed - men mindre än en plan på mellannivå. Använd det i mer än ett år, eller skanna fler kvitton med det än en tjänst möjliggör, och det är egentligen inte så dyrt. Och så länge du har kvittot kan du kanske skriva ut skannern på dina skatter.

4. Going Old School

Om du hellre inte spenderar pengar på verktyg eller tjänster för att ta hand om dina kvitton för dig, finns det alltid den gamla skolan. Du kan ange dina kvitton i Excel eller ett annat bokföringsalternativ för hand. Men det är värt att notera att ett sådant tillvägagångssätt inte är bara dyrt när det gäller tid: det kräver mer disciplin än de flesta är villiga att ägna sig åt att hantera kvitton. Om du blir lite bakom kan det tyckas helt omöjligt att komma ikapp.

Övriga tjänster och verktyg

Jag nämnde verktyg och tjänster som jag faktiskt har haft chansen att använda och funnit tillförlitliga. Men jag vet att det finns många andra alternativ där ute - om du har använt en tjänst eller ett verktyg för att organisera dina kvitton som du särskilt gillade, vänligen dela en länk i kommentarerna.