5 typer av e-postmeddelanden du borde filtrera automatiskt

  • John Carter
  • 0
  • 1685
  • 469

Hur många e-postmeddelanden har du i din inkorg just nu? Är du en inkorg nollfreak som jag? Eller har du e-postmeddelanden staplade upp och olästa att du hoppas du får tid att komma till?

Jag bedömer inte - jag brukade ha så rörig en inkorg som någon. Och även nu, om jag går på semester eller inte kontrollerar min email för länge, kan jag få en massa problem: e-posten pinner upp och det kan vara en riktig chore att komma tillbaka till min tomma inkorg.

Jag har några tips på mina ärmar men att göra mig lite mer smärtsam med e-post, och jag har hittat det bästa försvaret är ett starkt brott. I den här artikeln kommer jag att ge dig några konkreta tips och exempel för att minska antalet e-postmeddelanden i inkorgen direkt och hjälpa dig att hålla det på så sätt långsiktigt med hjälp av filter.
Reklam

Vad är e-postfilter?

E-postfilter är som min egen lilla armé med enstaka e-post virtuella assistenter. Du berättar för var och en att kontrollera varje e-post för en viss uppsättning saker och berätta sedan om en specifik åtgärd att göra med det. Några kriterier du kan kolla på är:

  • Vem är det från?
  • Vem är det till?
  • Vilka ord finns i ämnet?
  • Vilka ord finns i kroppen?

Några åtgärder som du normalt kan ta är:

  • Radera det
  • Markera det som läst
  • Filera det någonstans
  • Skicka ett automatiskt svar

Jag använder Gmail och jag vet att Outlook (och de flesta skrivbordsprogram) har denna förmåga, du måste checka med din webbmailleverantör för hur det är gjort. Med det korta introduktionen, här är de fem typerna av e-postmeddelanden som jag alltid filtrerar.

1. Email Nyhetsbrev

Varje blogg jag anmäler mig till, någon marknadsförings-e-postlista - det allra första jag gör efter att ha bekräftat mitt abonnemang är jag inrättat ett filter för att automatiskt filtrera detta till en “Att läsa” hink. Jag gör följande två sätt: Annonsering

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig
Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)
Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln
  1. Använd + symbolen att skapa en unik e-postadress. Till exempel, om du är [email protected], Du får också något mail skickat till [email protected]. Jag använder en liknande strategi, så alla mina nyhetsbrev skickas till ett visst e-postkonto som automatiskt filtreras till en hink för att läsa senare.
  2. Filtrera efter avsändare. Lite mer tråkigt, men du kan också ställa in enskilda filter för varje avsändare.

2. Vänner vidarebefordrar mig artiklar

Jag har en vän som ständigt skickar mig politiska artiklar från en handfull webbplatser. Trots att du anonymt skickar dem från http://stopforwarding.com/ och berättar dem personligen, kommer de inte sluta. Jag vill inte filtrera alla sina e-postmeddelanden, eftersom de ibland mailar mig med något legitimt (en icke-framåtriktad).

Så jag filtrerar dem baserat på avsändare och kontrollerar en handfull webbplatser i kroppen i deras email. Jag gör det med många människor, och det hjälper till att skilja skräpet som de vill skicka mig från de riktiga konversationerna vi har. Varje vecka eller så tar jag en titt på mina “Granska varje vecka” och se dessa e-postmeddelanden där inne - och brukar bara ta bort dem.

3. Kommentar och Ping-meddelanden på min blogg

Jag har ett heltidsjobb, och när jag tar min blogg på allvar, behöver jag inte se alla kommentarer och trackbacks direkt. Jag försöker komma till dem varje dag eller några dagar, men jag vill inte att dom blockerar min inkorg.

Jag filtrerar dem i en mapp som jag försöker granska varje kväll - men om jag inte kan komma till det nattligt, inte så mycket. När jag klarar det försöker jag satsa dem i minst 30 minuter åt gången, besök alla som har länkat till mig, kanske lämna en kommentar - och svara på de personer som har varit nådig att kommentera min blogg . Reklam

4. Facebook / Twitter / Social Media Notifications

Jag behöver inte veta direkt när någon följer mig, vänner mig, leder meddelanden till mig etc. Jag brukar kolla sociala nätverk och media webbplatser åtminstone en gång i veckan ändå och kan behandla meddelandena vid den tiden.

Under ett tag filtrerade jag alla dessa och kontrollerade dem sedan till min bekvämlighet. För det mesta, men nu, om jag kontrollerar webbplatsen tillräckligt ofta (som jag gör med Twitter och Facebook) stänger jag bara av e-postmeddelandena helt och hållet.

5. Spara kampanjer

Jag gillar att höra om de senaste erbjudanden och specialerbjudanden, men det finns ingen anledning att detta måste avbryta mitt normala dagliga arbetsflöde. Jag tittade på det och insåg att jag kanske skulle köpa något från ett av dessa nyhetsbrev en gång om året - om än så ofta!

Så jag filtrerar dem alla till en “Granska valfritt” mapp - och om jag har tid ska jag bläddra i dem på fritiden. Om inte - ingen stor sak, tar jag bara bort dem varje par veckor. Reklam

OK, jag har mina filter - nu vad?

När du har skapat några av dessa filter har GMail (det jag använder) ett alternativ att omedelbart köra dem på vad som helst i din inkorg. Använd detta för att omedelbart filtrera objekt med låg prioritet bort så att du kan fokusera på vad som är viktigt.

Framåt kommer dina filter att appliceras på alla nya e-postmeddelanden som kommer in. Det kommer att hålla din inkorg ren så att du kan läsa relevanta viktiga e-postmeddelanden först innan du går till dina mappar för att hantera dessa lågprioriterade e-postmeddelanden som fortfarande kan vara viktigt för dig - men behöver inte så snabbt ett svar.




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.