7 Email-myter som plågar arbetsplatsen

Myter om hur man bäst skickar e-post i överflöd. Vissa är uttryckligen angivna och trummade in i ditt huvud, och några är de orubbliga förväntningarna i den moderna företagsvärlden. För att lyckas med att ta itu med den stora e-posttiden och synkronisera e-postmeddelanden måste du erkänna dessa myter för vad de är och implementera ett system som fungerar.

Systemen behöver bra fundament för att kunna fungera, och när ett effektivt e-posthanteringssystem misslyckas är det vanligtvis att användaren inte kunde skilja dessa myter från deras tillvägagångssätt.

1. Bra organisation är det bästa sättet att stanna på toppen av e-post. Reklam

Det är inte. Att skicka e-post till handlingar och arkivera allt annat är det bästa sättet att stanna på toppen av e-post. Att organisera varje meddelande till en annan mapp kan vara praktiskt av andra skäl, till exempel att gräva ut ett pappersspår för din advokat när du blir stämd, men det är inte praktiskt för “vistas på toppen av” e-post. Det finns ingen korrelation mellan mappen som ditt meddelande finns i (om vi inte pratar om inkorgen) och din nivå av e-post effektivitet.

2. Du måste svara på varje meddelande.

Vissa meddelanden behöver helt enkelt inte ett svar. Du bör bara svara om du har något värdefullt att lägga till i meddelandet. Visst kan du känna skuldskulden som du blir van vid detta koncept och slutar svara på varje meddelande du får, men om du vill återvinna din tid är det en anpassning du måste göra.

Om det finns människor du kommunicerar med regelbundet som förväntar sig ett svar även när du inte har något att lägga till, behöver du utbilda dem snarare än att ge efter för deras krav. Det största problemet med e-postproduktivitet är att människor helt enkelt inte kommer att lägga upp lite motstånd mot dem som inte vet hur man använder e-post effektivt. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

3. Du måste svara på varje meddelande ... så fort du får det.

Värre än myt nummer två är myten att du ska svara på varje meddelande den andra du får det. Ingenting åstadkommes genom detta. Det finns alltid undantag för varje regel - om du arbetar i ett pressrum, väntar en timme för att information är som att vänta en vecka - men de gäller nog inte för dig. Hitta inte ursäkter att svara på varje meddelande varje minut på dagen; Säg bara nej.

Att svara på varje meddelande du får är en tidssynk. Att svara på varje meddelande så snart du får det är ren oansvarighet - ironiskt nog gör många människor detta för att skapa en illusion av produktivitet och ansvar.

4. E-postmeddelanden ska handla om (infoga nummer) ord. Reklam

Lämplig längd för ett e-postmeddelande är beroende av vad e-posten handlar om och hur mycket mottagaren redan vet om ämnet och hur mycket de behöver veta om ämnet för att kunna agera på det. Om det inte behöver vara mer än en mening, gör det aldrig mer än en mening. Om e-postmeddelandet är ofullständigt i tre eller fyra stycken, fortsätt skriva tills e-posten är klar, men gör varje ord att räkna och redigera som galet innan du slår skicka.

En del av att upprätthålla god e-produktivitet upprätthåller god e-post etikett; du kan kalla det “email karma” regel.

5. E-post är ett odjur som inte kan tämjas.

Visst kan det vara. Tekniken är aldrig problemet; de människor som använder det är. Frågan är: Är du problemet person, eller är det människorna som skickar dig e-post? Hur som helst finns det lösningar du kan implementera, oavsett om det handlar om att ändra hur du tänker på och använda e-post eller lägga upp hinder mellan dig själv och dina kontakter. Auto responders är ett sådant hinder som kommer att utbilda dem som skickar dig ohjälpligt email. Reklam

6. Det finns inget sätt att komma undan den irriterande mailinglistan!

Självklart finns det; det handlar bara om hur långt du är villig att ta upp frågan. Spam är olagligt, kom ihåg, och om det verkligen är en adresslista och inte bara spam från Ryssland, finns det ett sätt att ta bort ditt namn (även om du måste skrämma bejeezus av dem med advokater). Det kan bara ta lite tid och energi. Om det kommer att ta dig mer än två minuter, bör du helt enkelt skapa ett filter så att du aldrig ser meddelanden från den adressen. Om du letar efter mer tid på din dag, varför ta den svåra vägen?

7. Prioritering är ett bra verktyg för e-postproduktivitet.

Prioritering är ett bra uppgiftshanteringsverktyg. Om du känner att du prioriterar ett e-postmeddelande som du har fått, är det ett gott tecken på att du måste vända det här meddelandet till en åtgärd. Om du skickar ett e-postmeddelande som är högt prioriterat med hjälp av prioriteringarna i din e-postklient har du en lika tvivelaktig användningsnivå. Det finns inte bara en bra chans att prioritetsnivån inte kommer att visas i mottagarens e-postklient. Det handlar om en god e-etikett för att lämna prioriteten för ett visst e-postmeddelande till mottagaren och låta dem passa in i sammanhanget med deras dag.

E-post är aldrig utformad för att hjälpa dig att kommunicera under en nödsituation. Om det finns en nödsituation som verkligen kräver omedelbar uppmärksamhet, hämta telefonen eller Skype.