7 sätt att arbeta snabbare, genom dokumentation

Dagens företagare har det både bättre och sämre än någon generation av sina kamrater har tidigare. Den stora volymen av teknik och verktyg inom fingertoppen är överväldigande till punkten för kvävning, men när de används ordentligt kan verktygen vara otroligt kraftfulla.

Varje dag bombas jag med annonser för nya verktyg, tjänster och appar som förmodligen kommer att göra mig effektivare och hjälpa mig att få mer ut av min verksamhet, men i sannhet kommer bara 1 av 100 saker någonsin att hjälpa mig personligen. Vad har hjälp, som jag har funnit, att börja dokumentera vad du gör och hur du gör det tidigt och ofta. För att hjälpa dig att göra detsamma för ditt företag, är det här sju enkla tips för dokumentation av hur ditt företag fungerar, vilka verktyg du använder och vad du har försökt (om det är framgångsrikt eller inte).

Använd programvara

Anteckningsböcker, noter och e-postmeddelanden är inte bra verktyg för att hålla reda på hur ditt företag fungerar. Du kan säkert spendera en båt med pengar och köpa dyr programvara som Omnifocus för att organisera uppgifter och göra listor, eller du kan hålla det enkelt.

För alla mina dokumentationsbehov använder jag Evernote. Jag har brutit mitt företag ner i fem huvudkomponenter-försäljning, marknadsföring, produktion, hantering och finansiell och skapade separata anteckningsböcker där jag håller anteckningar om specifika uppgifter jag utför dagligen, veckovis eller månadsvis. Från kvitton och skattehandlingar till de e-postmeddelanden som vi skickar till kalla ledningar har jag allt i ungefär tjugofem noggrant organiserade tidskrifter, och det är gratis. Reklam

Gå till mobilen

Oavsett vilket verktyg du väljer att använda, se till att det har en mobil komponent. Evernote passar räkningen här, vilket är en av anledningarna till att jag började använda den, och en annan app jag gillar för sin mobila integration är Day One, en journaling app. Med skrivbords- och iOS-mobilversioner är Day One ett utmärkt sätt att notera om vad jag gjorde och eventuella problem som jag hade på en viss dag.

Samarbeta med kollegor och klienter

Även om du arbetar 100% på egen hand, var inte rädd att fråga andra människor i din bransch (eller till och med dina kunder) vad de tycker om en viss process.

Vi engagerar oss aktivt med våra kunder och frågar vad de tycker om våra försäljningsprocesser, våra marknadsföringstekniker och den service de fått. Vad bra skulle det göra för att dokumentera en komplex process om du upptäcker två år senare att dina kunder hatar det?

Använd GTD för att prioritera

David Allens Få saker gjorda är en av de viktigaste böckerna som någonsin skrivits om produktivitet, och det finns en hel kategori programvara som bygger på begreppen i den boken. Reklam

Läs Nästa

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Grundidén är ganska enkel: när en uppgift kommer in, handlar du om det direkt. Uppgiften går också på din att göra-lista med datum och tid för färdigställande, i en fack för senare överväganden, eller till en anställd eller entreprenör som kan hantera det för dig. Alla uppgifter måste vara möjliga. Det sista du vill se om tre veckor är en uppgift på din lista som säger “få nya kunder”. Tack själv, det är väldigt specifikt.

GTD-metoden för arbetshantering hjälper till i dokumentation eftersom det tvingar dig att tänka när det gäller prioriterade och genomförbara uppgifter. När du gör det är det mycket lättare att skapa en lista över vilka uppgifter som var inblandade.

Granska anteckningar en gång i månaden

När du tar så många anteckningar är det lätt att sitta ner dagligen och läsa igenom dem och försöka skapa ett mönster, men för att maximera avkastningen på din tidsinvestering är det viktigt att du endast granskar dina anteckningar en gång i månaden.

När du gör tre saker händer: Reklam

1. Du börjar se tydliga mönster
2. Du kan organisera dessa mönster i processer
3. Du kan göra planer baserade på dina processer för nästa månad

Bättre än, du är inte distraherad dagligen av uppmaningen att kompulsivt omorganisera ditt schema. Det görs bara en gång i månaden.

Dela noteringar med kunder

Fråga inte bara kunder och kunder om feedback. visa dem exakt vad du spelar in. Vi använder interna noteringar som marknadsföringsmaterial, faktiskt skickar potentiella kunder en fullständig översikt över vad vi gör och hur vi gör det så att de kan se vilka de anställer.

Det skapar inte bara förtroende på grund av insynen. Det gör det möjligt för oss att rensa upp några problem innan ett projekt startar som annars skulle skapa problem.

Håll ingenting sakralt

Ditt företag är speciellt för dig, och det finns vissa saker du har gjort i åratal som fungerar bra, men saker förändras. Oavsett om du växer snabbt eller är tvungen att göra viktiga förändringar med tekniska framsteg, måste du vara redo och villig att se över gamla processer när de inte fungerar lika bra. När du ständigt noterar vad du gör och hur du gör det, ser du dessa mönster snabbare och kan justera dem i realtid, inte veckor eller månader på vägen. Den typen av smidighet är oerhört viktigt när man försöker hålla sig inför den ständigt växande kurvan för online-verksamhet. Reklam

En av de mest värdefulla tillgångar som din verksamhet har är i ditt huvud; Det är stegen du tar varje dag för att få saker gjorda. När du skriver ner dem gör du det möjligt att automatisera, lägga ut och effektivisera nästan alla aspekter av vad du gör. Det betyder inte dig måste anlita någon för att ersätta dig, men du kommer att vara så mycket närmare den punkt som du kan.

Fullständig dokumentation tar tid, men om du börjar nu börjar du se positiva resultat nästan omedelbart och med tiden kommer du förhoppningsvis att skapa en vana som gör det möjligt att bläddra igenom nästan alla uppgifter på din att göra-lista.