9 tips om multitasking-hantering som förbättrar produktiviteten

När du är hungrig att växa, expandera och dricka djupt i livet, vill du vara så produktiv som möjligt. Och med så många val om hur man dricker djupt av livet, kan vi lägga till mycket på vår tallrik. Ange multitasking-hantering som förbättrar produktiviteten.

Det börjar oskyldigt nog med inspirerad handling och en vilja att uppnå, bygga och uppfylla vad som är i vårt hjärta eller sinne att skapa. Men om vi inte är försiktiga blir det snabbt begravd i arbete och fördröjda resultat snarare än den produktivitet vi trodde vi skapade.

Låt oss vara tydliga på vad vi menar med multitasking innan vi får tips om hur du förbättrar produktiviteten. Att hantera flera uppgifter samtidigt försvårar faktiskt produktiviteten. Och din strävan att bli mer produktiv kommer att komma ner till hur bra du kan fokusera på uppgiften till hands. Att avleda din uppmärksamhet bort från uppgiften för hand gör det bara att det tar längre tid.

I Den enda av miljardären Gary Keller, säger han

“Extraordinär framgång är sekventiell, inte samtidig.”

Du måste fokusera på de viktiga få uppgifterna, inte de triviala många som kommer att få dig till ditt mål.

Så låt oss överens om att av “göra flera saker samtidigt”, vi menar de många uppgifter du behöver göra, inte gör dem samtidigt. Denna artikel handlar om hur vi hanterar de många uppgifter som vi måste göra på ett sådant sätt att vi förbättrar vår produktivitet i både kvantitet och kvalitet så att vi kan leva det liv vi har tänkt oss att leva.

1. Justera dina förväntningar

Jag har funnit att ju fler projekt jag tar på, ju fler uppgifter jag måste hantera. Det låter uppenbart men det är en kritisk skillnad. De flesta människor tar allt för mycket och har omöjliga förväntningar att de kan få allt gjort.

Med varje projekt kommer mer information än vad vi kan förutsäga. Om du inte är försiktig, tar du för många projekt som begraver dig i uppgifter som du inte har något hopp om att hantera.

Jag gjorde detta ett ton i mina tjugoårsåldern. Det var spännande att drömma om allt jag ville ha. Jag skulle dabble i en handfull idéer och sedan gå vidare till nästa när jag inte såg de resultat jag ville ha. Från utsidan kunde det ha sett ut som jag var “göra flera saker samtidigt”, men jag var inte där jag ville gå.

Nackdelen med att dabbling med alla dessa idéer var att jag började se mig själv som någon som inte kunde producera ett resultat. Det förstör ditt självförtroende när du tar på massor av projekt och sedan kan inte flytta någon av dem till den plats du hade i ditt sinne att ta dem.

Så det här första tipset är stort eftersom det kommer att påverka din förmåga att hantera alla andra uppgifter du väljer att sätta på din tallrik. Välj vist. Reklam

2. Välj Klokt

Du kan inte göra allt. Du vet det. Men vad är tröskeln för vad du kan göra? Det är mycket mindre än du tror, ​​vilket innebär att du måste välja klokt de uppgifter du tar på för att producera så mycket du kan på den tid du ger den.

När jag lanserade min marknadsföringsbyrå var jag tvungen att göra de flesta uppgifterna. Och som våra kunder växte så gjorde de uppgifter jag var tvungen att hantera. Jag väntade längre än jag borde behöva hitta hjälp och det kostade mig en förlust i tillväxten under tiden jag fortsatte med alla uppgifter. Det orsakade också stress som påverkade min förmåga att fokusera och dyka upp som den bästa versionen av mig själv. Jag var tvungen att hitta de viktiga få uppgifter som skulle utgöra mitt företag. Jag var tvungen att välja klokt vad jag skulle spendera min tid på.

När du väl valt de viktiga få uppgifter som du kommer att hantera, måste du antingen göra fred med att låta de andra uppgifterna gå eller lägga ut dem till någon annan.

3. Outsource

Fokuserat på de viktiga få, började mitt företag att växa igen och jag befann mig begravd i fler uppgifter än vad jag kunde hantera. Detta är karaktären av framgång.

När din produktivitet växer, gör din att göra-lista också. Det var klart att jag inte kunde multitaska min väg ut ur den här och fortsätta att växa. Så började jag bygga mitt team av entreprenörer jag kunde outsourca min växande lista med detaljer till.

Detta är ett viktigt tips eftersom många av oss frågar aldrig om hjälp. Om vi ​​arbetar för någon annan är det lätt att tro att vi är en bättre lagspelare om vi kan visa att vi kan göra allt.

Om du äger ditt eget företag är det lätt att tro att du inte har råd med den hjälp du behöver. Och så blir vi begravda i detaljerna och läser artiklar om multitasking, hoppas de kommer att ge några svar eller lättnad om hur vi kan få mer gjort i vårt redan överbelastade schema.

Delegering och outsourcing till bra entreprenörer har blivit så mycket enklare som fler och mer begåvade människor går in i spelkonjunkturen. På mitt företag använder vi Upwork.com dagligen. Vi har också använt Fiverr.com och de många resurserna som finns på Envato-marknaden. I denna dag och ålder behöver du inte göra allt själv. Det finns ett helt ekosystem du kan outsourca till och det kostar mycket mindre än du tror.

Dessutom kostar det mycket mer i förlorad produktivitet att axla allt och inte outsourca. Genom outsourcing kan du fokusera på att hantera listan över viktiga uppgifter som flyttar nålen mot önskat resultat.

4. Listhantering

Jag bar alltid mina saker i mitt huvud tills det var så fullt att jag var tvungen att skriva den på sidor i min tidning eller närliggande noter. Men dessa idéer och att göra är borttappade med tiden som tvingar mig till ett mönster att reagera på vad som än visat sig på min dag. Reagerar är inte ett bra ställe att producera från.

Jag behövde ett bättre sätt att hantera min växande lista över uppgifter så att de var alla på ett ställe. Min byrå hade använt Trello för att hantera våra klientprojekt och så bestämde jag mig för att försöka hålla min lista över to-dos.

Reklam

Trello fungerar bra eftersom det är flexibelt. Du kan skapa det de ringer till “Boards”. Vi har ett Trello styrelse för våra klient 1 klienter och en separat styrelse för våra klient 2 klienter. Vi har ett Trello styrelse för alla våra Leads och en Trello styrelse för Operations. Jag har också skapat en styrelse för min egen lista över to-dos.

Inuti ett bräde skapar du “listor”. Några av mitt team skapar listor för uppgifter kring prioritetsnivå som “Hög prioritet”, “Mid Prioritet”, och “Låg prioritet”.

Jag hittade det som fungerade bäst för mig var att skapa listor baserat på tid. Mina listor är märkta “I dag”, “Denna vecka”, “Den här månaden”, “Den här kvartalen”, “Det här året”, och “Framtiden”. Jag flyttar produkter och uppgifter till och från dessa olika listor baserat på när jag behöver fokusera på dem.

Läs Nästa

Är minnesförbättring möjlig? 12 sätt som faktiskt fungerar

Hur man delegerar arbetet effektivt (den slutgiltiga guiden för ledare)

Har du fallit i "Upptagen" fälla? Här är din väg ut

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Jag skapade också en lista i mitt styrelse som säger “Hjärndumpning” där jag snabbt kan öppna min Trello app, öppna det brädet och bara dumpa idéer eller göra saker snabbt och dra sedan dem till lämplig lista senare.

Innehållslistor kan du skapa “kort”. Kort kan du skapa checklistor, förfallodagar, beskrivningar och kommentarer. Du kan märka gruppmedlemmar och lägga till färgkodade etiketter. Medan jag inte använder alla dessa funktioner i kort tycker jag att det låter mig organisera mina tankar om en viss uppgift och fortsätta att lägga till när fler idéer eller saker kommer upp för den uppgiften.

Att ha en plats att samla, organisera och hantera alla dina idéer och att göra är kritisk om du vill hantera flera uppgifter.

När du hanterar din lista över göra-du ser du liknande aktiviteter som du kan klumpa ihop och knocka ut i en “sats”.

5. Batching

I början av mina startdatum skulle jag göra allt hela tiden. Jag försökte bara räkna ut alla rörliga bitar och svara på det som var brådskande. Men när arbetet höll på, fann jag att vissa typer av arbete krävde vissa typer av fokus och energi. Att svara på e-postmeddelanden var annorlunda än att skapa meningsfulla sociala inlägg och uppdatering av Trello-kort var annorlunda än att ta tid för vision och planering.

Ange batching. Batching klumpade liknande uppgifter i en kondenserad tidsram som gjorde det möjligt för mig att göra mer gjort på de specifika typerna av uppgifter genom att använda den energi de uppgifter som krävs.

Mitt företag gör innehållsförvaltning där vi intervjuar våra kunder för sina egna podcaster. Varje intervju vi gör har en hel checklista över uppgifter att slutföra.

I början skulle jag spela in en intervju med en klient för sin podcast. Så snart intervjun var över skulle jag gå upp från min dator och gå bara för att få annorlunda energi, lämna avsnittet titel, beskrivningen vi använde för deras YouTube-kanal och uppdatera vår Trello lista för senare.

Det tog så mycket längre tid att komma tillbaka till de uppgifterna, att behöva komma ihåg vad vi pratat om och komma tillbaka till sinnesstämningen för att slutföra det här avsnittet. Så började jag batching alla dessa uppgifter i slutet av intervjun. Inte bara blev arbetet gjort snabbare, jag kände mig lättare utan att utföra alla oönskade uppgifter i mitt huvud. Reklam

Batching är en kraftfull övning. Du kan börja genom att bara satsa en slags uppgift med en annan. Ta det lugnt. Se hur det känns. Lek med det. Hela målet är att öka produktionen och minimera avbrott

6. Avbrottshantering

Avbrott är en av de största mördare av produktivitet. Multitasking är ingen match för konstant avbrott och kommunikation kan vara en av de främsta synderna av denna förlorade produktivitet. Detta gäller om du arbetar på ett kontor med andra, hemma själv eller ha ett virtuellt team.

När vårt virtuella team växte, fick vi hitta sätt att kommunicera dagligen runt projekt, uppfyllelse och idéer. Prata om att dras bort från produktivitet. Jag skulle spendera en timme till två timmar om dagen, bara svara på kommunikation i e-post, text, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer och Slack.

Vi lade till verktyg som Slack och Trello för att effektivisera kommunikationen, men jag befann mig att dra till chat-tråden varje timme med meddelanden som lyser upp min telefon. Att inse att jag inte kunde fokusera på de viktiga få om jag ständigt drog in i gräset i mitt företag, jag var tvungen att skapa några gränser för mig själv och med mitt team om hur och när jag skulle använda dessa kommunikationsverktyg.

Ställ gränser med människorna i ditt liv genom att låta dem veta när du är tillgänglig och när du ska svara på deras kommunikation. Stäng av push-meddelandena på din telefon eller ställ in telefonen i flygläge under produktiva tider. Du behöver inte vara oåtkomlig hela dagen. Du behöver bara skydda ditt fokus under uppgifter som kräver det.

7. Förbered

En av de hack som gjorde det möjligt för mig att satsa allt arbete i slutet av en kundintervju var att ha alla verktyg och flikar öppna på min dator som jag behövde för att snabbt slutföra uppgifterna. Det låter självklart i efterhand, men ibland när vi är begravda i alla de uppgifter som vi försöker hantera, flyttar vi från uppgift till uppgift i en hektisk takt och tillåter inte tid att förbereda verktygen, vårt utrymme eller vår sinnen för det arbete vi ska införa.

Vad som tog ett extra par minuter under förberedelse räddade mig enkelt tjugo minuter i rena sättet som jag brukade göra.

Om du ska hantera flera uppgifter, förbereder du för dessa uppgifter i förväg, effektiviseras effektiviteten och därmed öka produktiviteten.

8. Näring

I en tidigare artikel skrev jag om Lifehack, jag pratade om betydelsen av näring på minnesförbättring. På samma sätt kan näring påverka prestanda och produktivitet.

När min uppstart växte och min tid pressades, fann jag mig att dricka mer kaffe, äta ohälsosamma mellanmål och mindre näringsrik mat. Jag fann också att jag började happy hour tidigare bara för att gömma mig från alla detaljer i mitt huvud.

Med tiden var min kropp knuten i knutar. Mitt sömnschema var avstängt och mitt fokus var hit och miss. Att helt enkelt släppa kaffe, happy hour och göra mer proaktiva måltidsprep sätta mig tillbaka i min kropp och mitt sinne vilket hjälpte mig att vara mer närvarande för de uppgifter jag var tvungen att hantera varje dag.

Näring är inte ett vanligt tips för multitasking-hantering, men det är absolut nödvändigt att du ska vara produktiv. Reklam

Det här är några hälsosamma matvanor som hjälper dig att hålla dig produktiv: 15 Ätavanor för att du ska vara produktiv på jobbet

9. Ta en paus

När du är investerad i ditt arbete är det lätt att ta med dig överallt.

Jag befinner mig ständigt arbetar. Min verksamhet är viktig för mig eftersom jag tycker att vi har viktigt arbete att göra i världen. Men jag har funnit att om jag inte tar en paus börjar jag känna mig sliten av den fulla belastningen av allt.

Jag märker också att när jag tar en paus från jobbet, slappar mitt sinne och ett utrymme öppnar sig för ny inspiration och energi, vilket ger mig förnyat fokus för de viktiga få uppgifter jag behöver hantera när jag går tillbaka till jobbet.

Därför är det viktigt att planera stillestånd. Återigen är detta inte vanligt multitasking råd, men för de av oss som vill hacka livet, förstår vi och uppskattar en helhetssyn på produktivitet.

Poängen

Målet är ett rikt och produktivt liv, som inte spinner en massa plattor bara för att leta upp år från nu och undrar varför du inte längre är i livet än du är.

Från boken Den enda,

“Aktiviteten är ofta orelaterad med produktiviteten, och affären tar sällan sällskap av affärer.”

Multitasking, som de flesta tycker om det, är egentligen bara busyness. Men att hantera de viktiga få uppgifterna i följd, inte samtidigt, leder dig till den produktivitet som tar dig där du vill gå.

Fler resurser för att öka produktiviteten

• Glöm Learning Hur Multitask: Förbättra produktivitet 10X Mer med fokus
• Delegationens försiktiga konst
• Kan inte fokusera? Varför har du gjort det fel och hur man fokuserar bättre
• Är det möjligt att multitaska? 12 skäl till att du kanske inte vill
• 7 Effektiv tidshanteringstips för att maximera produktiviteten

Utvalda fotokredit: Green Chameleon via unsplash.com