Anledningen till att du skickar e-postmeddelanden är inte vad du tycker

Du spenderar 10% av din arbetsvecks e-postmeddelande, enligt forskning från IBM. Det är 4 timmar. Verkligen? En halv arbetsdag arkivering e-post? När jag läste forskningen trodde jag inte heller på det. Men som någon som har skaffat tidskursutbildning i över 15 år har jag träffat elever som verkligen är passionerade om deras arkivering. Du vet förmodligen någon som så. Du har sett sina Outlook-mappar till vänster om inkorgen. Vissa är verkligen ett konstverk - 60 mappar djupt och 6 brett. Strukturer som har blivit vuxna och morphed över tiden, som en myrs bur burvade i jorden. Du kan nästan känna dem som desperat försöker dra ett e-postmeddelande till en mapp, men det kommer inte att passa. En annan mapp skapas. Och boet av tunnlar växer.

IBM-undersökningen tittade på vad vi gör med e-post. Forskarna använde termer som “refinding” för att beskriva processen med att leta efter ett mail som vi har läst tidigare och att vi behöver läsa igen eller agera på. De observerade över 85 000 återgivningsaktiviteter över 345 användare. Deras insikter är otroliga. Reklam

Det finns 3 typer av filer

Användarna delades in i 3 grupper när det gällde arkivering: No Filers, Frequent Filers, och Spring Cleaning Filers. Vilken är du?

Svarar inte på e-post när vi borde

37% av de e-postmeddelanden som användarna öppnade borde ha besvarats men inte. Vi kallar det här “E-poststruts”. Någon som öppnar e-postmeddelanden, vinner och stänger dem igen. Jag slår vad om att du aldrig har gjort det;) Reklam

Skapa mappar för att förstå vad vi behöver göra

Vi skapar mappar eftersom vi tycker att vi vill sätta våra e-postmeddelanden borta för förvaring tills vi behöver dem igen. Forskning tyder på att över 80% av de e-postmeddelanden vi lämnar in aldrig ses igen. Det vi verkligen engagerar i är a “utifall att” svar. “Tja, jag kan behöva täcka min rumpa på XYZ-projektet, så jag ska filma det här,” vi säger. Gurus svar? Bli bra på att använda avancerad sökning, för att du alltid vet något om det e-postmeddelande som du vill refindra. Du kommer ihåg vem det är från, ett nyckelord, det grova datumet - något som hjälper dig att hitta på e-posten. Lägg till det faktum att de flesta företag arkiverar e-postmeddelanden i 7 år, och du ser att det inte finns någon fara att förlora e-postmeddelandet.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Anledningen till att vi skapar mappar till vänster om inkorgen är att förstå de e-postrelaterade uppgifterna vi behöver göra. Det är lite som att gå genom skogen med en machete, hugga vid underväxten. När vi hugger bort, sätter e-postmeddelanden i mappar kan vi se vägen framåt, som om vi rensar buskarna och lämnar oss för att se vägen framåt. Den bakomliggande orsaken till att vi gör det här är att vi använder vår inkorg som vår uppgiftslista, och vi anser att det är viktigt att vi får se framsteg på den här listan. Reklam

Men här är det riktiga gnidret ...

Vi har skapat en underbar struktur av mappar, bred och djup, som har vuxit med oss ​​när vi har vuxit i vårt jobb. Den mest fördömande insikten från forskningen är att de som filar tar så länge som de som inte fil för att hitta ett mail! Detta beror på att mapparna skapades som ett medel för att rensa inkorgen, inte som ett sätt att organisera dem för att återfå. Därför kan de inte följa en logisk sekvens när den Frequent Filer letar efter ett e-postmeddelande för att återställa den e-posten eftersom det inte finns någon. Dessutom är deras arkivstruktur på deras e-postsystem annorlunda än den på hårddisken, så de har i huvudsak två arkivskåp. Var och en har en annan struktur enligt dess format, dvs ett arkivskåp för e-post och ett för allt annat. Det lägger till ett dåligt strukturerat arkiveringssystem. Reklam

Så, vad är svaret?

1. Sluta lämna in dina e-postmeddelanden omedelbart.
2. Lägg alla dina mappar, med sina e-postmeddelanden, till arkivet.
3. Bli bra på att använda avancerad sökning för att hitta dina e-postmeddelanden i Outlook, Gmail eller Apple Mail.
4. Avancerad åtgärd: Använd inte din inkorg som en att göra-lista. Skapa en varje dag för dig själv. Denna tidshanteringsmall hjälper till.

Utvalda fotokredit: Jeremy Bishop via unsplash.com